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Reglamento: instrucciones de uso

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

Por qué escribir, en cuyo caso necesita un reglamento, qué efectos secundarios puede haber y, lo más importante, cómo escribirlo para que lo lean y lo apliquen.

Comencemos con lo principal: ¿cuál es la regulación?

Un reglamento es un documento que enumera y describe en orden las etapas (pasos) que debe seguir un grupo de participantes para completar un proceso comercial, por regla general, indicando los plazos requeridos para completar las etapas (pasos).

Wikipedia

Es decir, este es un papel en el que está escrito quién, qué, cómo y en qué marco de tiempo se debe hacer para que algún tipo de acción de frecuencia suceda siempre de la misma manera y predecible.

Al mismo tiempo, redactar reglamentos es una tortura terrible, aburrida y monótona. Entonces, para no producir burocracia, averigüemos cuándo se necesita una regulación.

¿Cuándo es necesaria la regulación?

Creo que la regulación es necesaria cuando hay al menos dos de las condiciones enumeradas

  • Hay actividades que se realizan de manera regular.
  • El número de personas y/o sistemas involucrados en el proceso es más de dos
  • Los empleados regularmente hacen preguntas sobre el mismo proceso
  • Es difícil para los nuevos empleados recordar de inmediato cómo es habitual que usted haga las cosas típicas aquí.
  • Los empleados cometen errores regularmente en los procesos típicos (aquí no debe confundir errores y sabotear y profundizar)
  • Quiero introducir la disciplina en el sistema de motivación.
  • Se dedica mucho tiempo a coordinar operaciones estándar.

Cuando no se necesita regulación

  • Cuando la empresa tenga menos de 10 personas. En serio, haz algo más productivo.
  • Cuando las tareas no se hacen porque los empleados no entienden por qué se deben hacer. No es que no necesitemos regulaciones, sino que no necesitamos empezar con regulaciones.

¿Cuáles podrían ser los efectos secundarios?

El lado negativo de cualquier regulación: los empleados empedernidos comienzan a seguirla estricta y estrictamente, sin usar el sentido común. Para evitar esto, observe a quién contrata, dé buenas tareas de prueba y no escriba las regulaciones sin verificar las razones de la primera lista: las personas no pueden seguir el proceso o no quieren hacerlo. Pregunta de cribado: ¿Por qué estamos haciendo esto?

Ejemplo: ¿por qué necesita ingresar el historial de trabajo con un cliente en CRM?

La respuesta de un empleado saludable: para que cuando esté fuera (vacaciones, baja por enfermedad, viaje de negocios, reunión), mi compañero de escritorio pueda recibir una llamada de mi cliente y navegar rápidamente por el trato. Además, no olvides nada importante. Y también para ahorrar tiempo cuando el gerente quiere entender qué está pasando en el trato.

La respuesta del fumador: para no volar en una multa, para que el jefe no maldiga, para cumplir con el KPI por la cantidad de toques.

¿Siente la diferencia? Un empleado sano le ayudará a redactar las normas (o las leerá con la cabeza sobria si no tiene ganas de escribir), y un fumador en las mismas situaciones se ahogará para que no aparezca nada superfluo en las normas, tratando de minimizar el trabajo inútil de su punto de vista

Lo bueno de las regulaciones

El reglamento ayuda a encontrar errores cuando lo escribes. Se sentó, por ejemplo, a redactar normas para trabajar con CRM y se enfrentó a tales cosas:

  1. El texto fluía como un arroyo, y de repente te volviste aburrido. Contundente en una acción simple, al parecer, porque es difícil describirlo en lenguaje humano, “es necesario mostrarlo aquí”. Qué hacer: echar un vistazo más de cerca a tales episodios. Quizás el proceso no se ha desarrollado históricamente de manera óptima
  2. Usted leyó las normas a los empleados y se pusieron tristes. Qué hacer: busca aquellos lugares en el reglamento donde las caras son especialmente tristes, piensa dos veces si esta acción es realmente necesaria y explica a la gente por qué. Mala explicación: para que la dirección pueda ver la previsión de ingresos. Una buena explicación: para que podamos ver el pronóstico de ingresos y comprender cuánto podemos gastar extra en buenos clientes potenciales, y usted puede ver sus pronósticos y comprender si alcanza el plan de ventas.En el proceso de escritura, a menudo hay acciones que pueden simplificarse o automatizarse. Estas son cosas tan no obvias como la transferencia automática de una oferta de una etapa a otra al completar ciertos campos en la tarjeta de la oferta. La señal para tal historia: preguntas internas “¿por qué estamos haciendo esto con nuestras manos?” o “¿por qué lo hacemos tan difícil?”

El reglamento ayuda a adaptar a los nuevos empleados. Por supuesto, es mejor explicar un proceso complejo, pero las regulaciones permitirán que un nuevo empleado mire por algún lado si está confundido antes de pedir ayuda.

La regulación ayuda a escalar. Para una empresa que ha crecido orgánicamente y está experimentando una crisis de crecimiento, cuando muchos procesos están vinculados a personas específicas, las regulaciones son muy útiles para comprender los roles de los empleados y reducir la cantidad de cuellos de botella.

La regulación ayuda a reducir la cantidad de pings: con ella, es menos probable que los empleados se pregunten cuándo estará lista una tarea en particular.

Cómo escribir

Después de orar.

Si usted, como yo, no sabe cómo escribir en un Word vacío, descargue la plantilla de Internet o simplemente descargue todo lo que piensa en este Word y luego edítelo.

Las mejores regulaciones son las escritas por sus empleados. Definitivamente entienden el proceso mejor que usted, y muchas sorpresas interesantes pueden esperarle cuando lea cómo funcionan realmente ciertos mecanismos.

Aquí algunas regulaciones para los departamentos de ventas y marketing y aquí están las principales recomendaciones eso creo:

  • Si no le pagan por el número de palabras, escriba más cortas. Exprese la idea principal de la manera más concisa posible.
  • Escriba en el idioma que habla dentro de la empresa, de lo contrario será imposible leer. La palabra “dado” es aplicable para la tesis, en otros casos es fácil reemplazarla con “esto”. Evite el formalismo
  • Si escribe sobre plazos, anote los plazos exactos. La tarea no debe completarse “tan pronto como sea posible”, pero puede tener una fecha límite “dentro de dos horas”.
  • Agregue un glosario solo si tiene sentido. Si en la empresa el servicio de atención al cliente se llama CS, y en la documentación (por ejemplo, en la estructura organizativa) se llama servicio de atención al cliente, seleccione la abreviatura CS y dé una transcripción en el glosario al principio del reglamento. Decodificaciones como “CRM: el entorno utilizado en la empresa para trabajar con clientes en forma de una aplicación de navegador en la plataforma ??”: un desperdicio de letras
  • Facilita la navegación. Si el documento tiene más de 3 páginas, debe hacer una tabla de contenido e hipervínculos, que pueden pasar rápidamente de la tercera página a la duodécima, si la lógica del proceso lo requiere.
  • Vuelva a verificar los errores gramaticales y la legibilidad del texto.
  • Familiarice a los empleados con las regulaciones y déles tiempo para que se adapten. Después de un día, una semana y un mes, pregunte nuevamente qué es lo más útil que debe cambiarse, discútalo y realice cambios.
  • Añadir información a la normativa sobre cómo actuar en situaciones atípicas
  • Mencione los roles de los empleados en la regulación, no las personas involucradas en el proceso. Las personas pueden cambiar, y editar el documento una vez más es inconveniente
  • Designar al propietario de la regulación – una persona que será responsable de su relevancia a través de los tiempos
  • Coloque este muelle donde sea fácil de alcanzar y dígales a los empleados dónde lo coloca.

Si este texto te hizo la vida un poco más fácil, dale me gusta y más personas lo verán.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima Perú 🇵🇪

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