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Principios esenciales de la eficacia del equipo

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Fecha de publicación: 9 de nov de 2023

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de  Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

Hoy en día se han creado todas las condiciones para iniciar y desarrollar un negocio, especialmente en el ámbito de las tecnologías digitales: desde diversas formas de obtener recursos financieros (plataformas de crowdfunding, sistemas de subvenciones, ayuda de business angels, etc.) hasta la ausencia de la necesidad. alquilar una oficina, porque puedes trabajar de forma remota desde diferentes puntos del mundo. La contratación también se ha vuelto mucho más fácil: sólo necesita elegir entre miles de currículums en cualquier sitio internacional de búsqueda de empleo.

Sin embargo, si el grupo reunido de reclutadores se convertirá en un verdadero equipo y si funcionará de manera efectiva es otra cuestión. Es importante encontrar empleados verdaderamente talentosos que no sólo estén motivados y sean capaces de aportar ideas útiles, sino que también compartan la visión profesional del propietario de la empresa. Y luego, no perder su potencial y ayudar a todos a avanzar hacia un objetivo común.

La efectividad del equipo es su capacidad para lograr cuatro objetivos:

  • implementación de innovaciones (los equipos son efectivos si pueden responder a los nuevos requisitos del entorno externo);
  • aumentar la productividad (la productividad es el logro de los objetivos corporativos con un uso mínimo de recursos);
  • garantizar la alta calidad de los bienes y servicios (sin defectos y cumplimiento de los productos y servicios con las expectativas del consumidor);
  • satisfacción de las necesidades de los empleados (la capacidad del equipo para lograr la lealtad de sus miembros, inspirarlos y satisfacer sus solicitudes básicas).

Primero: establecer un objetivo final claro

Los equipos de alto rendimiento saben hacia dónde van, por qué hacen su trabajo y por qué lo hacen. Todo equipo de alto rendimiento tiene una declaración de misión compartida que inspira a sus miembros. Este concepto es mucho más amplio que simplemente “metas”; expresa el significado de la existencia de este colectivo, su finalidad social. Al expresar los valores profundos de los miembros del equipo, la misión da el impulso al trabajo, su dirección y también asegura la coherencia en las acciones. Siempre es único, extraordinario y contiene la singularidad del equipo. Y, definitivamente, no está relacionado con la obtención de ganancias, es hermoso y altruista.

Cada miembro del equipo comprende la misión y el propósito de su empresa: si decide que el mundo necesita estar libre de la enfermedad de Parkinson, ese debería ser el objetivo de cada empleado. No basta con publicarlo en el sitio web de la empresa o publicarlo en un folleto: debe expresarse en todas las reuniones y conferencias, hasta el punto de que conquiste firmemente la mente de todos los miembros del equipo.

Las principales características distintivas de este equipo:

  • la presencia de un objetivo común , conocido por todos los participantes y igualmente significativo para cada uno de ellos;
  • motivación y conciencia . Todos los miembros del equipo desean sinceramente que se cumpla el objetivo. Es importante para ellos, por eso trabajan para obtener resultados. Los logros del equipo son el mayor valor de sus integrantes, por eso nadie escatima en recursos personales;
  • un número determinado . El equipo no puede ser demasiado grande, como tampoco puede estar formado por una sola persona. El número óptimo de participantes es de 5 a 10 personas. Puede que haya más, pero esto requerirá recursos organizativos adicionales;
  • falta de jerarquía . Existe una estructura organizativa dentro del equipo, pero no es jerárquica. Todos los participantes son iguales en estatus y derechos de voto;
  • colegialidad . Las decisiones en el equipo se toman conjuntamente mediante discusión;
  • sincronización de actividades . Las acciones de los participantes están coordinadas, no se duplican ni se contradicen;
  • discusión periódica de los resultados . Los miembros del equipo discuten y analizan las etapas completadas del trabajo y reciben comentarios unos de otros.

Segundo: organizar el intercambio continuo de conocimientos

A las personas de alto funcionamiento a menudo les gusta trabajar solas, solas. Por un lado, es agradable que los empleados no tengan que hacer preguntas constantemente para realizar su trabajo, pero esto afecta negativamente a la cooperación y al ambiente en el equipo.

Por lo tanto, las preguntas que surgen con frecuencia no son un problema, sino una bendición. Intente resolver todos los problemas juntos, de esta manera creará continuidad de conocimiento y desarrollará un enfoque unificado para resolver problemas, uniendo al equipo. Además, esto le permite desarrollar algoritmos de proceso claros que se pueden mostrar en plantillas separadas. Simplificarán enormemente el trabajo futuro de todo el equipo.

Elementos básicos que determinan la calidad del trabajo en equipo:

  • comunicaciones. Su frecuencia, estructura y apertura dependen de tareas específicas y de un equipo específico. Si es necesario revisar algún procedimiento importante y tomar decisiones, el trabajo de rutina deberá realizarse lo más rápido posible. Si necesita realizar una lluvia de ideas, celebrar una reunión de planificación o una reunión en línea es suficiente;
  • coordinación. Cada miembro del grupo debe comprender qué contribución hacen él y cada uno de sus compañeros al resultado global, cuál es la relación entre cada contribución;
  • relación de contribución. El mayor efecto del trabajo en equipo se logra cuando cada empleado intenta utilizar su propio conocimiento y experiencia con la mayor eficiencia;
  • apoyo. Al principio, cada miembro del grupo no debería estar dispuesto a competir, sino a cooperar. Lograr un objetivo común depende de qué tan bien cada miembro del grupo hace su parte. Los participantes deben mostrar respeto mutuo, ayudar y estimular a sus colegas de todas las formas posibles;
  • esfuerzos para lograr un resultado de equipo. Los miembros del equipo deben priorizar los objetivos del equipo sobre los suyos propios;
  • cohesión del equipo. Es importante qué tan bien se llevan los miembros del grupo entre sí y qué tan fuerte es el espíritu de equipo.

Tercero: crear un entorno para la comunicación y eliminar barreras.

La clave para la eficacia de una organización reside en la comunicación, tanto entre los empleados como entre ellos y la dirección de la empresa. A este respecto, serán bastante efectivas pequeñas reuniones con el propietario y/o directivos de la empresa. No olvide observar y celebrar los éxitos del equipo; esto realmente motiva a la gente.

Es importante realizar reuniones conjuntas con el equipo un par de veces al mes para entender en una simple conversación qué preocupa a tus especialistas, cómo viven, es decir, recibir retroalimentación. También es importante tomarse el tiempo para reunirse o hablar a solas con cada miembro del equipo. De esta forma conocerás la opinión de cada participante, que no está dispuesto a expresar en la junta general. Esto puede revelar problemas ocultos.

Factores internos que influyen en la formación del equipo:

  • la disposición de la alta dirección para delegar autoridad y responsabilidad a los miembros del equipo, sin lo cual el equipo no recibirá el grado de libertad requerido;
  • experiencia trabajando con equipos (para gerentes) y dentro de un equipo (para miembros del equipo que trabajan para resolver un problema);
  • detalles de producción;
  • motivación, compensación y otros sistemas de incentivos adoptados en la organización.

Cuarto: encontrar un equilibrio en la delegación de tareas

A pesar de que en un equipo real de profesionales cada uno tiene sus propias habilidades y destrezas únicas, solo comprender cómo combinarlas en un solo mecanismo de trabajo puede conducir al éxito. Al mismo tiempo, es normal que las tareas en un equipo se redistribuyan según la carga de trabajo y la experiencia individual. Por ejemplo, si un empleado realiza una determinada función en 1 hora y otro en 20 minutos, entonces vale la pena transferir este trabajo al segundo, si su horario lo permite. Y asigne al primero otra tarea que resuelva de la forma más eficaz.

Etapas del desarrollo del trabajo en equipo:

  • adaptación. Los miembros del grupo se conocen y analizan las tareas asignadas al equipo. Existe una distribución primaria según intereses, conocimientos y experiencia: las personas se dividen en grupos de 2-3 personas. En esta etapa, el desempeño del equipo es bajo, hay recelo y desconfianza entre sí;
  • agrupamiento. Se forman pequeños grupos. En el proceso se analiza la discrepancia entre los intereses personales y los objetivos del equipo. Son posibles las expresiones de insatisfacción;
  • cooperación. Los miembros del equipo se acostumbran a la idea de que tendrán que trabajar juntos hasta resolver la tarea;
  • racionamiento del trabajo. Cuando el equipo se ha formado más o menos y ha trabajado bien en conjunto, es posible desarrollar estándares y principios de trabajo en equipo. Cada miembro del grupo de trabajo debe confiar en sus compañeros;
  • marcha. La etapa en la que se toman las decisiones. El equipo puede identificar y resolver conflictos. Esta etapa indica el trabajo efectivo del equipo.

Quinto: confianza

El papel cada vez más importante del factor humano en el proceso productivo requiere crear una atmósfera de confianza, asegurando la intercambiabilidad de las personas y la orientación del equipo hacia la mejora constante y el éxito. Un equipo sin confianza es sólo un grupo de personas que trabajan juntas. Este enfoque a menudo conduce a una menor eficiencia operativa. Por tanto, cuando alguien está trabajando en una tarea grande, no es buena idea mantener todos los microprocesos bajo control. Preste atención a los problemas globales y permita que los empleados se expresen y expresen sus talentos, crean en su éxito y sean el recurso que viene al rescate en una situación difícil.

La eficacia del trabajo en equipo está influenciada por las siguientes condiciones:

  • El objetivo del equipo está formulado de forma clara, clara y detallada. Se determinan los límites de competencia del grupo, se transfieren los poderes y recursos necesarios para realizar las tareas actuales;
  • los resultados que se deben obtener durante el trabajo satisfacen plenamente las necesidades de los consumidores. Se debe proporcionar retroalimentación a los clientes. Los miembros del grupo están orientados hacia la posibilidad de cambio;
  • se mejora la tecnología para lograr el objetivo, se desarrollan los conocimientos y habilidades de los miembros del equipo;
  • Cada miembro del equipo debe recibir una determinada formación, comprender la esencia del trabajo en equipo eficaz, sus particularidades y comprender los aspectos positivos y negativos. Los empleados deben comprender cuán relevante y demandado es el próximo trabajo. Si ni siquiera el cliente lo necesita, el resultado es obvio;
  • No hay “hambre de información” en el equipo. Todas las comunicaciones necesarias deberán estar disponibles para todos sus miembros;
  • Se crea un clima psicológico óptimo en el grupo y se fomentan las relaciones informales entre los miembros individuales del equipo. Las personas deben confiar entre sí; de lo contrario, el rendimiento del equipo disminuye drásticamente.

Sexto: centrarse en los resultados

El abogado responde: solucionaremos situaciones difíciles en una farmacia junto con un abogado.

Mucha gente trabaja sólo para mantenerse ocupada, pero centrarse en lograr grandes resultados es lo que separa a los equipos promedio de los efectivos. Establezca objetivos para su empresa y su equipo desde el principio y mida su desempeño en función de esos resultados.

Realiza una retrospectiva: revisa cómo fue el proceso y aprende cómo tus empleados pueden mejorar los resultados. Vale la pena recibir comentarios de sus clientes sobre sus productos y servicios para aprovecharlos en el futuro.

Para garantizar la cohesión, el trabajo en equipo libre de conflictos y eficaz, es necesario guiarse por los siguientes principios:

  • las personas que realizan el trabajo son “expertas” a la hora de resolver problemas en las áreas en las que trabajan;
  • la experiencia y el talento combinados de las personas que trabajan en equipo son mayores que los de cualquiera que trabaje solo;
  • la mayoría de las personas están más interesadas en un proyecto si pueden tener alguna influencia sobre las decisiones que les afectan;
  • Cada persona tiene un potencial creativo que puede utilizarse sistemáticamente involucrándolo en el trabajo de un grupo problemático.

Séptimo: aprender recreación colectiva

Como demuestra la experiencia de muchas grandes empresas, un ambiente divertido y creativo es una gran parte de su cultura corporativa. Sin embargo, crearlo, ayudara a los empleados a ser felices y tratar su trabajo no como una tarea pesada, sino como unas vacaciones, es uno de los mayores problemas de la gestión.

Aquí hay muchas formas y métodos: celebrar veladas de comedia, salir a la naturaleza, organizar cenas conjuntas espontáneas y, por supuesto, el humor cotidiano: todo esto ayuda a aliviar emocionalmente al equipo y unir a sus diferentes miembros en un todo.

Herramientas para unir a los empleados en un equipo:

  • el surgimiento de tradiciones y rituales (reunión matutina, gimnasia de cinco minutos, homenaje a las personas que cumplen años, tarta de cumpleaños a fin de mes, etc.);
  • Realización de reuniones motivacionales y encuentros con derecho a voto para todos. Es importante que los eventos se desarrollen en un ambiente informal para que los empleados puedan hablar y recibir comentarios;
  • Cultura corporativa : publicación de periódicos, revistas, boletines corporativos, mantenimiento de grupos cerrados en las redes sociales. Pueden hablar de éxitos generales y de personas individuales;
  • eventos corporativos. No es necesario realizarlos en el formato de unas vacaciones habituales, pueden ser excursiones, misiones o competiciones deportivas.

Garantizar el desempeño eficaz del equipo es un arte, pero dominarlo es una realidad. Lo principal es no rendirse, intentarlo y no dejar de trabajar. No es de extrañar que el brillante hombre de negocios Henry Ford dijera una vez: “Reunirse es el comienzo; mantenerse unidos es progreso; trabajar juntos es el éxito”.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima Perú 🇵🇪 

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