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Planificación de personal.

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Fecha de publicación: 2 de nov de 2023

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de  Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

Planificación de personal : Analizar y determinar los requisitos de personal para garantizar el logro de los objetivos de la organización.

La planificación del proceso de selección se basa en la planificación de recursos humanos, cuya tarea principal es determinar las necesidades de recursos humanos de la organización tanto a corto como a largo plazo.

Razones de la necesidad de planificación de personal:

1.los empleados con los conocimientos y habilidades necesarios no siempre están a disposición de la empresa;

2.El exceso de personal no se puede utilizar eficazmente en la empresa todo el tiempo.

Por tanto, la planificación de personal incluye dos aspectos:

1.desarrollo de medidas para atraer a la empresa especialistas con las calificaciones necesarias;

2.desarrollo de medidas para el desarrollo, retención, uso y liberación de personal.

Desde el punto de vista temporal, la planificación del personal se puede considerar en tres niveles temporales (horizontes):

1.de corto plazo, que se extiende por un período no mayor a un año;

2.mediano plazo, en el que existen planes para un intervalo de uno a cinco años;

3.a largo plazo, incluidos los planes que cubran más de cinco años.

La planificación a corto plazo se ocupa principalmente del uso del personal, mientras que la planificación a medio y largo plazo se ocupa más de su atracción, desarrollo y liberación. A medida que aumenta el período de tiempo, también aumenta la incertidumbre en la planificación. Por lo tanto, la planificación a largo plazo contendrá sólo datos aproximados, permitiendo la posibilidad de construir planes cada vez más detallados a medida que el período de tiempo disminuya.

Las perspectivas temporales para la planificación de personal están estrechamente relacionadas con la diferenciación de tipos de planificación de personal estratégica, táctica y operativa.

La planificación estratégica se centra en el largo plazo y tiene consecuencias de largo alcance. Se lleva a cabo en el nivel superior de gestión de la organización y forma parte de los planes estratégicos de la empresa. La planificación táctica está determinada por el avance de la implementación de los planes estratégicos, transformándolos en documentos detallados que sirven de base para actividades prácticas. La planificación táctica la llevan a cabo los directivos tanto de nivel superior como intermedio.

La planificación del personal se lleva a cabo tanto en interés de la empresa como de los empleados, ya que es importante para la empresa tener el número adecuado de empleados con las calificaciones requeridas en el lugar y en el momento adecuados, y para los empleados. es importante tener una idea de su propio futuro dentro o fuera de la empresa.

La base de la planificación del personal es su composición real, que no es constante. Los cambios en la composición del personal pueden verse desde dos perspectivas:

·en primer lugar, según la naturaleza de los cambios, se pueden dividir en entradas, salidas y movimientos;

·en segundo lugar, según el tema de inicio de cambios, se pueden dividir en:

1.autónomos, que son iniciados por el propio personal;

2.iniciado por la dirección de la empresa.

La planificación de personal incluye los siguientes aspectos:

1.determinación de las necesidades de personal por especialidad y calificaciones;

2.planificación del reclutamiento;

3.planificación de la liberación del personal;

4.planificación de personal;

5.planificación del desarrollo del personal;

6.planificación de costes de personal.

La base de la planificación del reclutamiento es:

1.necesidades de personal;

2.la política de personal de la empresa, que determina las prioridades de los directivos a la hora de contratar personal (preferencia por la promoción interna y el reciclaje profesional frente a la contratación externa o preferencia por la contratación de personas que mejoren periódicamente sus capacidades mediante diversas formaciones). A la hora de planificar la contratación, es necesario determinar el número de personas de cada categoría profesional que deben ser contratadas en una fecha determinada.

La planificación de la contratación se puede dividir en cuatro subsecciones.

1.     Planificación de la contratación de personal, al decidir la elección de los métodos de contratación (mediante anuncios, contratación en instituciones educativas, atrayendo empleados de otras empresas), publicidad sobre las vacantes disponibles, utilización de medios para atraer nuevos empleados (dinero, buenas condiciones de trabajo, oportunidades profesionales) , condiciones de trabajo y pago.

2.Planificación de la selección de postulantes, al determinar los criterios que deben cumplir los candidatos a puestos vacantes.

3.Planificación de la contratación, cuando se resuelven cuestiones de condiciones y reglas para la contratación de nuevos empleados. En la mayoría de los casos, estas condiciones y reglas están determinadas por la legislación vigente. Es el Código del Trabajo.

4.Planificación de la adaptación de los empleados, al determinar formas de integrar nuevos empleados a los grupos de producción y a la propia empresa.

El propósito de planificar la liberación de personal es establecer y reducir oportuna o proactivamente el número de empleados de la empresa. Este aspecto de la planificación adquiere mayor importancia en tiempos de estancamiento económico, cuando la empresa tiene un excedente de mano de obra.

Al planificar la liberación de personal, se pueden distinguir dos tipos de actividades:

1.medidas para evitar la reducción del número de empleados (por ejemplo, reduciendo las horas extraordinarias, deteniendo la contratación, prohibiendo el trabajo interno a tiempo parcial);

2.medidas encaminadas a reducir el número de empleados. Al mismo tiempo, se distingue la liberación de personal reactiva y proactiva.

·La liberación reactiva del personal se utiliza sólo cuando es necesario deshacerse del exceso de mano de obra en un corto período de tiempo. Esto suele generar una gran tensión social en la empresa e indica una dotación de personal deficiente.

·La liberación anticipada de personal se basa en previsiones de las necesidades de personal y utiliza medios tales como el empleo alternativo de empleados, el desgaste natural de la fuerza laboral, lo que permite una reducción oportuna del personal y evitar despidos. Por tanto, la liberación anticipada es una especie de amortiguador social que permite evitar la tensión. 

Por tanto, en la práctica es más aceptable, por las siguientes razones:

1.el personal es considerado por la dirección de la empresa como el recurso más importante y el factor de éxito que debe utilizarse durante un largo período de tiempo y para cuyo desarrollo se han realizado grandes inversiones (por ejemplo, para la contratación y formación de empleados);

2.el sistema de regulación legal de los recursos laborales: en muchos casos dificulta bastante los despidos reactivos;

3.con la introducción de nuevas tecnologías, aumentan las exigencias a los empleados y no cada uno de ellos tiene el potencial suficiente para adquirir las calificaciones necesarias, por lo que es necesario encontrar tipos de actividades alternativas para dichos empleados en una empresa determinada;

4.El cambio constante de personal afecta negativamente a la contratación de nuevos empleados, ya que la política de “contratación y despido” seguida por la empresa se da a conocer muy rápidamente en el mercado laboral.

La planificación de personal se ocupa de la asignación de empleados a las divisiones estructurales de la empresa. Hay dos cosas a considerar al utilizar empleados:

1.es posible un cumplimiento más eficiente de las obligaciones contractuales de la empresa;

2.satisfacer las diversas necesidades de los empleados.

La planificación del uso del personal se puede considerar desde dos puntos de vista: tiempo y calidad.

perspectiva temporal: dos tipos de planificación de personal:

1.a corto plazo, en lo que respecta a la distribución de los empleados por puestos de trabajo de acuerdo con las capacidades disponibles; un requisito previo para ello es que las cualificaciones determinadas por los conocimientos y habilidades de los empleados cumplan con los requisitos del lugar de trabajo;

2.de largo plazo, que está estrechamente relacionado con la planificación organizativa y la planificación del uso de ayudas técnicas; su tarea es trasladar las características de cada empleado a los ámbitos de la organización del trabajo y las condiciones de trabajo.

Punto de vista cualitativo en la planificación de personal: dos aspectos:

1.asignación de empleados a la disposición de unidades estructurales, que, en esencia, consiste en planificar la colocación de personal;

2.planificar el uso del tiempo de trabajo individual y grupal; Esto incluye desarrollar planes de turnos, planes de tiempo parcial para trabajadores y empleados principales y de apoyo, organizar el uso de empleados durante ciclos de trabajo inestables (por ejemplo, con cambios diarios, semanales y estacionales en el número de clientes en el comercio minorista); Desde este punto de vista, la planificación del personal incluye la planificación de vacaciones, la planificación de la participación de los empleados en diversos programas educativos, etc.

El propósito de la planificación del desarrollo del personal es identificar actividades mediante las cuales los empleados de una empresa se preparan para el futuro. Los elementos iniciales de esta planificación son:

1.conocimientos y habilidades de los empleados;

2.tareas que los empleados deberán resolver en el futuro y que determinan las necesidades futuras de los empleados;

3.Necesidades de crecimiento personal de los empleados y su deseo de satisfacer nuevas necesidades.

Todas las actividades realizadas como parte de la planificación del desarrollo del personal deben tener como objetivo eliminar la deficiencia de conocimientos y habilidades de los empleados.

En la planificación del desarrollo del personal se pueden destacar los siguientes aspectos:

1.planificación educativa;

2.planificación de la carrera.

La planificación de la educación del personal incluye actividades de formación:

1.formación en el puesto de trabajo de los empleados de la empresa;

2.formar a los empleados fuera del lugar de trabajo dentro de la organización;

3.capacitar a empleados fuera de la organización;

4.autoeducación de los trabajadores.

Junto con otros tipos de costes, los costes de personal son cada vez más importantes para las empresas. Esto se debe a los siguientes factores:

1.creciente desequilibrio entre la productividad laboral y los costos de personal;

2.nuevas tecnologías que requieren personal más calificado y, por tanto, más “caro”;

3.factores no productivos que afectan los costos de personal (por ejemplo, leyes y acuerdos arancelarios).

Los principales costes de personal que se deben tener en cuenta a la hora de planificar son:

·salarios básicos y adicionales;

·pagos sociales;

·cotizaciones a la seguridad social;

·gastos de viajes de negocios y desplazamientos;

·gastos de formación, formación avanzada y reciclaje del personal;

·costos asociados a la seguridad, humanización del trabajo y compra de ropa especial.

Determinación de necesidades de personal.

La determinación de las necesidades de personal representa la etapa inicial de la planificación del personal. El objetivo de determinar las necesidades es la dotación de personal actual y futura de la empresa.

Los principales factores que influyen en la necesidad de personal son:

·estructura productiva y organizativa de la empresa;

·programa para la producción de bienes y prestación de servicios;

·misión y funciones de la empresa;

·proceso de manufactura;

·grado de mecanización y automatización de la producción.

Al determinar los requisitos de personal, se utilizan categorías como asistencia y nómina (o número de asistencia y nómina) del personal. La participación incluye a todos los empleados que se presentaron a trabajar, y la nómina, además de los que se presentaron a trabajar, incluye a aquellos que aún no han regresado a trabajar debido a una enfermedad, se encuentran en varios tipos de vacaciones, están ocupados desempeñando funciones gubernamentales. , etc. Como regla general, el número de nóminas supera la participación en un 5…10%. La magnitud de este exceso se establece con base en los datos estadísticos disponibles de la empresa y depende principalmente de la composición demográfica del personal y de las condiciones laborales. Si la fuerza laboral está dominada por mujeres y personas mayores, y las condiciones laborales no son favorables, entonces la brecha entre la participación y la nómina será mayor que en empresas similares con una composición demográfica diferente. El valor por el cual se establece la relación entre la asistencia y la nómina del personal se denomina coeficiente para convertir la asistencia en nómina.

Etapas de la planificación de personal.

El proceso de planificación de la fuerza laboral se puede dividir en cuatro etapas. 

La primera etapa es el análisis del plan estratégico de la organización. ¿Qué objetivos tendrá la organización en el futuro? ¿Qué objetivos de productividad, calidad y servicio al cliente planea lograr la organización en los próximos seis meses, un año, dos años, cinco años? Una definición clara de los objetivos estratégicos es el punto de referencia con el que se evaluarán todas las decisiones importantes en materia de recursos humanos.

La segunda etapa es pronosticar las necesidades de personal de la organización. ¿Qué divisiones (divisiones, departamentos, etc.) surgirán como resultado de la implementación de la estrategia? ¿Qué especialidades serán necesarias? ¿Cuanta gente? ¿Qué puestos de trabajo ya no serán necesarios? ¿Cómo afectará el proceso de mejora de la tecnología a la necesidad cualitativa y cuantitativa de personal? En esta etapa es necesario comparar las necesidades de la organización y los recursos humanos disponibles. ¿Existe una brecha entre lo que necesitamos y lo que tenemos actualmente? ¿Qué puestos de trabajo son claves para alcanzar tus objetivos? ¿Quién está actualmente preparado para ocupar estos puestos clave? ¿Está la organización preparada para los cambios de personal necesarios? La planificación de personal, que resuelve el problema de reponer la escasez de personal cualitativa o cuantitativa, le permite delinear áreas específicas de trabajo del personal. 

Un enfoque para evaluar las necesidades de personal de una organización es pronosticar las vacantes para varios puestos de trabajo. En este caso, los datos estadísticos sobre el movimiento de personal perteneciente a los principales grupos profesionales pueden utilizarse para identificar los factores clave que provocan este movimiento.

La necesidad cuantitativa de personal es la necesidad de un cierto número de trabajadores en diferentes especialidades.

Se pueden utilizar los siguientes enfoques para determinar las necesidades cuantitativas de personal:

·Un método basado en tener en cuenta el tiempo necesario para completar el trabajo;

·Cálculo de la cantidad de personal en base a datos sobre la intensidad laboral del proceso de trabajo;

·Método de cálculo según estándares de servicio;

·Método de cálculo de puestos de trabajo y estándares de plantilla;

·Métodos estadísticos que permitan vincular la necesidad de personal con los volúmenes de producción, intensidad laboral del trabajo, etc .;

·Métodos de evaluación pericial: evaluación pericial simple (cuando la necesidad de personal es evaluada por el jefe del servicio correspondiente) y evaluación pericial ampliada (cuando la necesidad de personal es evaluada por un grupo de expertos).

La necesidad cualitativa de personal es la necesidad de trabajadores de determinadas especialidades y de un determinado nivel de cualificación. También se pueden utilizar varios enfoques para determinar las necesidades cualitativas de personal.

Entre ellos los principales son los siguientes:

·División del trabajo profesional y de calificación basada en la documentación productiva y tecnológica;

·Análisis de regulaciones departamentales, descripciones de puestos y descripciones de puestos;

·Mesa de personal;

·Análisis de la documentación que define las calificaciones profesionales de los artistas intérpretes o ejecutantes para realizar tipos específicos de trabajo;

·A la hora de determinar las necesidades de personal, a menudo se da una importancia decisiva a las opiniones de los expertos, lo que permite comprender mejor qué cambios cualitativos en la dotación de personal necesita realizar la organización para alcanzar con éxito sus objetivos. Los expertos pueden ser empleados de la organización que tengan la experiencia, conocimientos y formación necesarios, o expertos externos.

La necesidad y la disposición de una empresa para introducir una planificación sistemática del personal aumenta a medida que aumenta el tamaño de la organización, la escala y la complejidad de las actividades de la empresa. Hay cambios en el contenido del trabajo, las tecnologías y las propias herramientas. Estos cambios ponen de relieve nuevos requisitos para los empleados que deben tenerse en cuenta durante la selección. Idealmente, la planificación de personal debería dar respuesta a todas las preguntas relacionadas con dotar a la empresa de la mano de obra necesaria y determinar los costes asociados.

La tercera etapa es evaluar el estado de los recursos laborales internos de la organización. ¿Cuáles son las capacidades del personal a la luz de las metas marcadas por el plan estratégico? ¿Tiene el personal suficiente conocimiento, habilidades y experiencia para implementar la estrategia desarrollada? Es necesario analizar una cantidad significativa de información del personal: datos demográficos y nivel educativo, los resultados de encuestas y pruebas, los resultados de evaluaciones periódicas del desempeño del personal (certificaciones), requisitos laborales, el nivel real de productividad y mucho más.

Dado que las capacidades propias de la organización para satisfacer las crecientes necesidades cuantitativas y cualitativas de personal suelen ser insuficientes, la planificación del personal casi siempre requiere el estudio y la evaluación de la fuerza laboral externa. ¿Trabajadores con qué conocimientos, habilidades y experiencia son fáciles de encontrar en el mercado laboral externo? ¿Personas con qué características son difíciles de encontrar? ¿A qué instituciones (escuelas, asociaciones, agencias) se debe contactar para facilitar la búsqueda de mano de obra?

La cuarta etapa es la elaboración de planes, determinando los plazos para resolver todo el abanico de tareas para dotar a la empresa del personal necesario. El desarrollo de planes de acción integrales para la planificación de personal tiene como objetivo reducir la brecha entre la oferta actual de recursos humanos y las necesidades futuras de la organización .

A la hora de planificar el personal, además de determinar la necesidad de personas teniendo en cuenta el volumen previsto de producción o servicios, también es necesario tener en cuenta el desgaste previsto previsto (traslados, viajes de negocios, estudios) y natural del personal (enfermedad, baja por maternidad, despido voluntario).

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

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