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Planificación de personal en la organización

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Fecha de publicación: 1 de nov de 2023

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de  Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

Toda empresa en algún momento hace ajustes a su estrategia de desarrollo. Esto se debe a la influencia de diversos factores externos e internos. Debido a cambios en la situación económica, la demanda de determinadas especialidades aumenta o disminuye. En base a estos se realizan ajustes en la plantilla. Se despiden o contratan nuevos empleados. Para que estos cambios sean adecuados, oportunos y útiles para la empresa, se realiza una planificación de personal, incluyendo un conjunto de medidas para la búsqueda y contratación de mano de obra.

Planificación eficaz

Haga listas de tareas pendientes para todos los días en el planificador de su conveniencia , divídalas en subtareas y cree una estructura de árbol para completar con mayor éxito tareas complejas. Asegúrese de planificar su jornada laboral para ser más productivo en su carrera y vida personal.

Qué es: esencia, metas y objetivos.

La planificación de personal es una actividad específica y sistematizada destinada a organizar los puestos de trabajo en la cantidad requerida de acuerdo con las condiciones del mercado y las necesidades de la organización. Es una parte importante de la política estratégica de la empresa. 

Incluye los siguientes aspectos:

  • Estudiar el interés de la organización por especialistas de cierto nivel y cualificación;
  • Análisis del mercado laboral y fuerza laboral;
  • Creación de programas integrales de búsqueda y empleo de personal;
  • Tipología de puestos de trabajo;
  • Desarrollo e implementación de cursos y capacitaciones para el desarrollo de los empleados.

Principales objetivos de la planificación de personal:

  1. Obtener y retener el número requerido de empleados con determinadas calificaciones;
  2. Liberar el potencial del personal de la empresa;
  3. Prevenir problemas derivados de falta o exceso de personal.

La introducción de medidas de personal como parte de la planificación nos permite solucionar otros problemas de optimización:

  • Volver a capacitar a determinadas categorías de trabajadores y volver a capacitarlos para nuevos puestos;
  • Transferir empleados a otros departamentos o nuevos trabajos manteniendo sus funciones;
  • Ampliar las responsabilidades laborales de los empleados con pago adicional por completar nuevas tareas;
  • Optimice los procesos comerciales para reducir la cantidad de empleados que realizan una tarea;
  • Proporcionar cómodas condiciones de selección que permitan a la empresa obtener especialistas del nivel y calificación requeridos.

La planificación de personal resuelve los siguientes problemas:

  • Da respuesta a la pregunta de cuántos empleados necesita la empresa. ¿Qué calificaciones, habilidades y experiencia deberían tener?
  • ¿Qué medios y formas son más rentables para una empresa para atraer o reducir personal?
  • Cómo extraer más beneficios para la empresa de las habilidades y capacidades de los especialistas contratados;
  • Qué métodos y herramientas utilizar para el desarrollo de los empleados;
  • ¿Cuánto costará implementar estos pasos?

  Tipos y niveles de planificación de personal.

La planificación del personal puede ser a largo, mediano o corto plazo. La previsión a largo plazo cubre un período de hasta 5 años. Al elaborar planes a largo plazo se tienen en cuenta la demanda de recursos laborales, las condiciones externas y la oferta del mercado. Con base en estos factores, se desarrolla un plan de recursos humanos que determina la cantidad y calidad de los empleados que se necesitarán en el futuro. Su principal herramienta es el plan de recursos humanos.

La planificación a corto plazo se realiza con base en el plan operativo. Está detallado por tiempo, objetos, estructura. Compilado por un período de hasta 12 meses. El plan debe ser lo más específico y detallado posible. Para mayor claridad, se divide en trimestres, meses y otros períodos.

Para las instalaciones, la planificación operativa tiene como objetivo:

  • Para pronosticar el número y composición de la fuerza laboral;
  • El número y composición de los empleados directivos y administrativos;
  • Especialistas de cierto nivel y cualificación;
  • Personal de servicio.

La planificación a corto plazo se realiza sobre la base de una encuesta que proporciona los siguientes datos:

  • El número de empleados que trabajan de forma permanente, indicando su nombre, apellidos, edad, lugar de residencia, fecha de empleo y duración del servicio;
  • Estructura del personal en el momento actual, desglosada por edad, sexo, educación, antigüedad en el servicio u otros criterios;
  • Tasa de rotación de personal;
  • Duración media de las bajas por enfermedad de los empleados y pérdidas de la empresa;
  • Duración de la jornada laboral, segmentada por el número de horas trabajadas;
  • Salarios de los empleados con estructuración en pagos básicos y adicionales en forma de bonificaciones, asignaciones, etc.;
  • Aportaciones a fondos sociales para pagos posteriores a los empleados.

La información sobre los miembros del equipo de trabajo debe ser específica, objetiva y contener datos relativos a un caso específico. Para mayor claridad, es aconsejable organizarlo en forma de tabla, gráfico u otra forma visualmente comprensible.

La planificación cubre las siguientes categorías de personal:

  1. Empleados actuales;
  2. Recién llegados;
  3. Empleados potenciales;
  4. Los que abandonaron la empresa.

En relación a ellos, la dirección toma diversas acciones:

Empleados actuales

Evaluación de la eficacia, productividad; Distribución entre puestos de trabajo; Formación, desarrollo en cursos de formación avanzada; Pago, mayor motivación; Avance profesional.

Principiantes

Métodos de reclutamiento; Opciones de selección; Introducción al puesto; Condiciones contractuales; Proceso de adaptación en el equipo; Educación y capacitación.

Candidatos potenciales para el empleo.

Métodos de empleo; Interacción externa; Remuneración; Recompensas y bonificaciones.

Empleados dimitidos

Motivos de despido (por iniciativa de la dirección, jubilación); Rotación de personal.

La información sobre los empleados debe tener una interpretación clara para que el departamento de personal y los directivos la entiendan de la misma forma. Todos los indicadores del informe se indican en unidades disponibles para estudio y análisis, que se pueden comparar con otros datos.

La planificación del personal se basa en el plan estratégico de la empresa. 

Esta es la primera etapa de la planificación de personal. Al desarrollar una estrategia de desarrollo, un gerente debe imaginar cómo gestionará los recursos humanos. 

En la segunda etapa se aclaran los problemas de personal y se fijan metas. Se determina la necesidad de empleados específicos por puesto y especialidad. 

En la tercera etapa de planificación se evalúan los recursos humanos de los que dispone la empresa. 

En el cuarto nivel, se desarrolla un plan detallado para implementar las metas y objetivos.

 Etapas de la planificación del personal.

La planificación de personal incluye varias etapas:

  1. Evaluación de los empleados que trabajan.  Para ello se seleccionan varias personas para realizar alguna tarea. Cada uno de ellos debe desempeñar sus funciones sin duplicar al otro. Sus acciones reciben una evaluación objetiva, teniendo en cuenta su eficacia y eficiencia. Para ello, se está desarrollando un documento especial: un sistema de inventario de especialidades y habilidades. Enumera las capacidades profesionales de los trabajadores y el número de empleados que tienen estas habilidades.
  2. Planificar la cantidad y calidad del personal para solucionar problemas de corto y largo plazo.  Esta etapa se divide en varias partes: -Formulación del problema; -Buscar recursos para solucionarlo. Para ello se analizan los recursos laborales de los que dispone la empresa, se evalúan fuentes externas (egresados de instituciones educativas, ofertas del mercado) y se estudian oportunidades de mejora de la calidad de los recursos (cursos de cualificación, formación de empleados).
  3. Desarrollo de un programa de planificación de personal.  El cálculo se basa en datos sobre los puestos de trabajo previstos para el futuro y las vacantes. Se elabora teniendo en cuenta la plantilla, el plan de cobertura de puestos vacantes y el plan estratégico de la empresa.

El cálculo de la necesidad de empleados se realiza mediante las fórmulas:

Necesidad actual:

  • A = Ch + DP, donde Ch es la necesidad básica de personal, DP es adicional.

El indicador de necesidad básica (B) se calcula como el volumen de producción dividido por la producción de un trabajador. La necesidad adicional de trabajadores es la diferencia entre la necesidad básica y la cantidad de personal en un momento dado.

Necesidad a largo plazo:

  • A = Chr x Kn, donde:

Chr – número medio de empleados, Kn – coeficiente de saturación de especialistas.

 Métodos de planificación de personal.

Se utilizan varios métodos cuantitativos y cualitativos para la planificación del personal. Los métodos cuantitativos se seleccionan en función de los siguientes criterios:

  • La cantidad de tiempo necesario para completar el trabajo;
  • Intensidad laboral de los procesos;
  • Estándares numéricos o estándares de servicio al cliente;
  • Basado en la evaluación de expertos;
  • Basado en una evaluación integral de los indicadores de producción.

En la planificación de personal de alta calidad se analizan los horarios de dotación de personal, las descripciones de puestos y la documentación técnica y de producción.

Presentamos los principales métodos de planificación de personal en la siguiente tabla:

Cuantitativo

Calidad

Balance

El plan parece una tabla con dos columnas, una de las cuales indica los recursos y la segunda, las áreas de su distribución.

Revisión de expertos

Un experto participa en la elaboración del plan.

Normativo

Las tareas se compilan sobre la base de tasas de gasto de recursos por unidad de tiempo.

Evaluación grupal

Se forman grupos para abordar cuestiones específicas relacionadas con la planificación de actividades del personal.

Estático

Determina la dependencia del indicador estudiado de otras variables.

método Delphi

Combina los dos métodos anteriores. Después del trabajo del experto, la información se analiza en discusiones grupales.

 Problemas de planificación de personal.

Los siguientes factores afectan negativamente la planificación:

  • Inconsistencia con la estrategia de la organización;
  • Falta de apoyo gerencial;
  • Incertidumbre en los planes de desarrollo de la empresa;
  • La brecha entre contabilidad cuantitativa y cualitativa;
  • Cualquier uso de materiales está permitido únicamente con un hipervínculo;
  • Establecer incorrectamente metas y objetivos en la política de personal.

Uno de los aspectos difíciles de la planificación de personal es la necesidad periódica de despedir personal. Este problema se resuelve en diferentes niveles:

  • El gerente hace un cálculo preliminar de la necesidad de empleados en un plan estratégico basado en las metas y objetivos de la empresa;
  • El servicio de personal, con la ayuda de los jefes de departamento, recopila periódicamente información sobre el personal;
  • Los especialistas del departamento de recursos humanos analizan las tendencias actuales del mercado laboral y monitorean los cambios en la legislación en esta área;
  • Los jefes de departamento ayudan a los subordinados a maximizar su potencial utilizando diversos mecanismos y métodos.

La planificación de personal no se limita a la búsqueda de empleados y al análisis de las necesidades de personal de la empresa. Sus tareas incluyen maximizar el potencial, fortalecer la motivación para el desarrollo de los empleados y mejorar sus habilidades. Para mejorar la calidad del trabajo con el personal, los servicios automatizados acuden en ayuda de los especialistas del departamento de recursos humanos.

Busque una aplicación de nueva generación diseñado para la planificación, gestión de personal, proyectos y resolución de otras tareas estratégicas y actuales. El programa tiene que ser compatible con todas las técnicas modernas de gestión del tiempo. Conveniente para la elaboración de planes de personal. Le permite realizar un seguimiento visual de las estadísticas de cada empleado en el sistema. La funcionalidad  incluye:

  • Generación automática de informes de personal;
  • Evaluar la efectividad de los empleados con información mostrada en un gráfico visual;
  • Delegar tareas a colegas y subordinados;
  • Notificaciones instantáneas sobre tareas.

La aplicación debe funcionar en todas las plataformas digitales, incluido el modo fuera de línea, sin conexión a Internet. 

Conclusión

La combinación de aspectos teóricos y prácticos de la planificación de personal permite conseguir ahorros en los recursos laborales y económicos de la empresa. Al elaborar planes de personal, la organización reduce los costes laborales. Esto sucede reduciendo puestos innecesarios, optimizando la contratación y acelerando la adaptación de los recién llegados. Gracias al acortamiento del período de adaptación, los empleados recién contratados comienzan a generar beneficios para la empresa más rápidamente.

Un enfoque competente de la planificación del personal ayuda a utilizar plena y eficazmente el potencial de cada empleado para el desarrollo exitoso y la prosperidad de la empresa. Las responsabilidades de los empleados se seleccionan teniendo en cuenta sus talentos, preferencias y ambiciones. Como resultado, obtienen satisfacción del trabajo y asumen sus tareas con gran entusiasmo. Este método de trabajo con el personal proporciona una motivación inmaterial al personal. Su introducción en la política de personal contribuye al crecimiento de la productividad de los empleados sin costes adicionales asociados a complementos salariales incentivadores.

El uso de un sistema de planificación de personal en una empresa garantiza el equilibrio de los intereses de la empresa y los empleados de la empresa. Esta no es sólo una herramienta conveniente para el desarrollo empresarial, sino también una clara demostración de responsabilidad hacia los empleados.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

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