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Pedidos de personal: tipos, características de diseño, vida útil.

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de  Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

Las órdenes de personal son un tipo de actos administrativos que regulan las relaciones laborales entre un empleado y un empleador. En qué caso el empresario debe emitir dicha orden y cómo hacerlo correctamente

¿Qué órdenes se relacionan con las órdenes de personal?  

Todos los pedidos de personal se pueden dividir en grupos temáticos: 

  1. Encontrar un empleado en un puesto. Este grupo incluye pedidos:
  • sobre contratación; 
  • en el traslado de una posición a otra, a otra unidad estructural u otra ubicación; 
  • sobre rotación;
  • en combinar puestos y trabajo a tiempo parcial, en ampliar áreas de responsabilidad, aumentar el volumen de trabajo;
  • sobre el despido de un empleado. 
  1. Salario. Normalmente, una orden de contratación ya incluye el monto del salario y otras asignaciones fijas en el momento de la contratación. Pero la vida en la organización no se detiene: los empleados mejoran sus habilidades, reciben nuevos títulos, rangos, categorías y sus salarios aumentan. Los empleados también se van de vacaciones, de baja por enfermedad o renuncian. Y luego la cantidad de trabajo recae sobre los empleados existentes por un pago adicional. Dichos cambios de personal se formalizan mediante órdenes que establecen bonificaciones de incentivos y pagos de compensaciones, por ejemplo:
  • sobre el establecimiento de una bonificación mensual al salario oficial por rango de clase para un empleado estatal o municipal;
  • sobre el establecimiento de un nivel individual de salario oficial, si la plantilla incluye una gama de salarios;
  • sobre pago adicional por trabajo en áreas con condiciones climáticas especiales, por ejemplo, en el En el Norte, etc.
  1. Incrementar el nivel profesional del empleado. Estos pueden incluir pedidos:
  • sobre la realización de certificaciones no programadas; 
  • sobre formación avanzada; 
  • sobre la asignación de rangos de clase, rangos, títulos, clases.
  1. Cuestiones sociales. Por ejemplo, pedidos: 
  • sobre la concesión de licencias de cualquier tipo;
  • sobre el pago de la asistencia financiera;
  • mediante el pago de una suma global al momento de la jubilación del empleado;
  • sobre la prestación de tratamiento en sanatorio, etc.
  1. Incentivos, recompensas y sanciones. Estos son los pedidos:
  • sobre bonificaciones,
  • sobre el premio,
  • sobre controles oficiales,
  • sobre la aplicación de sanciones disciplinarias.
  1. Otras relaciones entre empleado y empleador. Este grupo incluye pedidos:
  • sobre cambios en los datos biográficos personales: nombre completo, estado civil, lugar de registro, datos del pasaporte;
  • arreglos de viaje, etc. 

Puede encontrar muestras de pedidos de promoción y cambios de datos personales y biográficos en la hoja de trucos.   

¿Cuáles son los motivos para emitir órdenes de personal?

Las órdenes se emiten sobre la base de otras órdenes y otros documentos administrativos de la organización, declaraciones de los empleados, memorandos de los jefes de divisiones estructurales, contratos de trabajo o acuerdos adicionales a los mismos, etc.

El registro de las relaciones laborales comienza con la celebración de un contrato de trabajo. Esta es la base para emitir una orden de empleo, y no al revés.

¿Cuánto tiempo son válidas las órdenes de personal? 

Los pedidos son válidos indefinidamente (hasta que se cancelen o se vuelvan a emitir) o por tiempo limitado. Depende de la base del pedido en sí.  

Así, una orden de empleo puede tener fecha abierta, es decir, el empleado es aceptado por tiempo indefinido. Y entonces el efecto de esta orden cesará únicamente mediante la emisión de una orden de traslado a otro puesto o despido.  

En otro caso, la orden de empleo podrá contener determinadas fechas y la condición de su urgencia. Por ejemplo, cuando la empleada principal se va de baja por maternidad, se contrata a otra empleada para que ocupe su lugar. Se concluye con él un contrato de trabajo de duración determinada por un período específico (según el Código del Trabajo ). Sobre la base de este acuerdo se emite una orden de contratación. Su duración se limita a la duración de las vacaciones del empleado principal.   

Puede encontrar un modelo de orden de empleo durante la baja por maternidad de la empleada principal en la hoja de referencia.   

¿Cuál es el procedimiento para emitir una orden de personal? 

Independientemente de la forma organizativa y jurídica de las empresas, el procedimiento para emitir pedidos es aproximadamente el mismo. Las diferencias se refieren únicamente al procedimiento de aprobación interna, la imposición de una resolución o el diseño externo del documento.  

Antes de firmar el pedido, pasa por los siguientes pasos:

  1. Resolución del gerente. Sobre el documento base, el gerente o empleado autorizado emite una resolución que comienza a trabajar en el pedido.
  2. Proyecto de orden. El departamento de personal prepara un borrador de pedido y lo presenta para su aprobación. 
  3. Aprobación (visita). Se adjunta una hoja de aprobación al borrador del pedido. Como regla general, entre los que aprueban puede haber tanto empleados permanentes (representantes del departamento de personal, servicio jurídico y contabilidad) como empleados rotativos, según la situación, representantes de aquellas divisiones estructurales que estén interesadas en ejecutar la orden. 
  4. Ajustamiento. Si se hicieron comentarios durante la aprobación, el ejecutor realiza los ajustes apropiados y solo después envía la orden para su firma.
  5. Firma. Solo la versión final corregida del documento se envía al gerente para su firma.
  6. Familiarización de la orden con la firma del empleado. Esto lo hace un empleado del departamento de personal.   

En la orden de personal, el empleado debe firmar para familiarizarse con la misma. Es recomendable que el empleado no sólo firme, sino que escriba personalmente “He leído el pedido” y fije la fecha. Si es necesario, esto puede resultar útil ante los tribunales si se requiere un examen grafológico de la escritura del empleado. 

¿Cuáles son las características de la emisión de órdenes para el personal? 

En la gestión de registros de personal se utilizan formas de órdenes unificadas y arbitrarias. Los documentos en sí se elaboran con el membrete de la organización en papel y en formato electrónico. Eso creo va a depender del país donde residas y las leyes laborales de cada país.

Aunque estos formularios lo pueden hacer también  las organizacionesde cada país   como ya dije según sus leyes laborales. Pero en la práctica, la mayoría de ellos continúan utilizando formularios unificados aprobados por el ministerio de trabajo.

  • sobre la contratación de un empleado (formulario );
  • sobre el traslado de un empleado o empleados a otro trabajo (formularios No. );
  • sobre el otorgamiento de licencia a un empleado o empleados (formularios No. );
  • por terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado o empleados, por despido (formulario No. )
  • sobre el envío de un empleado o empleados en un viaje de negocios (formularios No. );
  • sobre incentivos para un empleado o empleados (formulario No.  ).

El uso de formularios unificados (claro si es que existiera tal requisito en tu país) , teniendo en cuenta qué documentos organizativos y administrativos deben redactarse. Esto significa que al utilizar estos formularios, el riesgo de cometer errores en los pedidos es mínimo. En segundo lugar, los programas automatizados para mantener registros de personal contienen formas unificadas de órdenes y no es práctico realizar cambios.

En otros casos, los pedidos de personal también se emiten teniendo en cuenta los requisitos de ministerio de trabajo, pero de forma libre y en papel con membrete de la organización, a diferencia de los unificados. Se trata de órdenes sobre sanciones disciplinarias, sobre invitar a un empleado a trabajar en un día libre o en un feriado no laborable, sobre retirar a un empleado de vacaciones, sobre un pago adicional por trabajo combinado, etc.

Estructura aproximada de una orden redactada en cualquier forma:

  1. Fecha y lugar de redacción del pedido.
  2. Número de registro.
  3. La palabra “ORDEN” está en el centro del documento.
  4. El título responde a la pregunta “¿De qué se trata?”
  5. El preámbulo o parte declarativa, como a veces se le llama.
  6. La esencia del pedido (puede constar de uno o varios puntos).
  7. Motivos para emitir una orden: declaración de un empleado, informe o nota del jefe de departamento, etc.
  8. Apéndice, si está disponible, indicando el nombre de cada uno, número de ejemplares y hojas.
  9. Cargo y firma de la persona autorizada para firmar el pedido.

La palabra administrativa “Yo ordeno” se escribe en letras mayúsculas y se coloca después del preámbulo, en el centro o a la izquierda de la nueva línea. La segunda opción de escritura es al final del preámbulo, en letras minúsculas en el espacio.   

Puede encontrar ejemplos de órdenes de licencia y asignación de funciones en la hoja de referencia. 

Los pedidos de personal contienen datos personales de los empleados. Por lo tanto, al trabajar con ellos, se deben observar estrictamente los requisitos de las Leyes de cada país.

Cómo realizar cambios en un pedido 

Los motivos para modificar la orden, así como los requisitos para su ejecución, son similares a los que se aplican al dictarse la orden inicial. Pero la forma del documento ya no es unificada, sino arbitraria. Dicha orden debe indicar la base para realizar cambios. Puede reflejarse en el preámbulo de la orden o resaltarse como una línea separada después del texto principal de la orden. 

¿Cuántos años se guardan los pedidos de personal?

Las órdenes de personal se refieren a documentos de archivo de conformidad con las leyes de cada país tienen plazos de almacenamiento de ??? años, según el tipo de pedido.  

Esta cuestión está regulada por la Lista de documentos de archivo de gestión estándar generados en el curso de las actividades de las autoridades estatales, gobiernos y organizaciones locales, indicando sus períodos de almacenamiento ( en adelante denominada la Lista). 

Cabe señalar que las órdenes que imponen sanciones disciplinarias tienen la vida útil más corta: ?? años. Es una innovación tiene como objetivo preservar la reputación positiva del empleado incluso después de su despido y transferencia de su expediente personal al archivo. 

Plazos de almacenamiento de pedidos de personal:

Número de artículo

Tipo de Documento

Periodo de almacenamiento de documentos 

Art.  ?? listas

Órdenes, instrucciones para el personal; documentos (notas, certificados, declaraciones) a ellos:

  •  al ingreso, traslado, reubicación, rotación, combinación, trabajo a tiempo parcial, despido, remuneración, certificación, formación avanzada, asignación de rangos de clase, rangos, títulos, estímulos, premios, cambios en datos biográficos, licencia parental, licencia sin mantenimiento de salario ;
  • con vacaciones anuales retribuidas, vacaciones relacionadas con formación, tareas no relacionadas con la actividad principal (básica);
  •  sobre controles oficiales;
  •  sobre el envío de empleados en viajes de negocios;
  •  sobre sanciones disciplinarias

50/65 años 

5 años (1)

4 años

4 años (1)

3 años

(1) Órdenes de vacaciones, viajes de negocios de trabajadores con condiciones laborales nocivas o peligrosas – 40/65 años

40 años: este es el tiempo que se conservan los pedidos de personal.                         

La Lista contiene algunas excepciones a esta regla. 

Cómo organizar la contabilidad de pedidos de personal.

El procedimiento de registro de pedidos de personal no está regulado por ningún acto jurídico eso creo. Las organizaciones desarrollan de forma independiente un conveniente sistema de registro de documentos.

Normalmente, se utilizan registros de pedidos de personal. En una revista de este tipo, cinco o seis columnas son suficientes:

  • número de secuencia de la línea (n/n),
  • Fecha de pedido,
  • número de registro del pedido,
  • la esencia del orden
  • ejecutor de la orden,
  • nota.

A veces se agregan columnas como “marca de ejecución”, “terreno”, “número de personal del empleado”, marca de familiarización, etc.

La numeración de pedidos puede ser continua, a partir de la fecha de inicio de la llevanza del registro contable. Pero más a menudo las revistas se publican durante un año.

Lo único que hay que tener en cuenta a la hora de crear este tipo de revistas es la vida útil de cada tipo de pedido. Por tanto, a pesar del número de pedidos emitidos al año, la organización debe disponer de tres diarios de pedidos: de 40/65 años, de 5 años y de 3 años.

No se recomienda realizar pedidos con diferentes plazos en un diario. De lo contrario, cuando llegue el momento de transferir los pedidos al archivo, tendrás que abrir el diario y seleccionar pedidos con diferentes periodos de almacenamiento. Sin embargo, si los pedidos se combinan en un solo diario, es aconsejable mantener un inventario interno del diario, indicando los nombres de los pedidos.

¡Importante! Los posos se almacenan por separado de los pedidos. Pero con ellos se incluyen los anexos a las órdenes.

Bueno debo decir que mi fuerte no es la contabilidad y como hago esto completamente solo ustedes entenderán que hago lo que puedo así que continuemos saludos.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

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