Portadaorganizar una tienda minorista

organizar una tienda minorista

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huam谩n de Lima Per煤 馃嚨馃嚜 hoy vengo con otro art铆culo de  emprendimiento y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ning煤n tipo de ayuda desde el comienzo cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ah铆 vamos. 

Al organizar una tienda minorista, debe establecer una interacci贸n con los compradores, proveedores y servicios de control. Independientemente de la escala de la empresa, sus actividades se construyen de acuerdo con las reglas generales establecidas. Te contamos c贸mo organizar adecuadamente el trabajo de una tienda minorista. Toquemos el tema de la automatizaci贸n empresarial. 

Procesos comerciales en el comercio minorista

El motor minorista es la gesti贸n de inventario. Sin este factor clave, es dif铆cil hablar de mantener un nivel 贸ptimo de ventas. 

Estructura organizativa del proceso de negocio en la tienda:

flujo entrante: bienes entrantes y su comprador potencial;

regulaciones: cumplimiento de los procesos comerciales con los requisitos de la legislaci贸n y las reglas generalmente aceptadas en la empresa;

personal y equipo: empleados de la tienda que trabajan con diferentes herramientas, equipos y software;

el resultado es un producto vendido al consumidor final.

La organizaci贸n de una tienda minorista es imposible sin personal. Necesitar谩:

gerente de puntos de venta (sus funciones pueden ser realizadas por el propietario);

administrador (si lo hay);

comerciante;

vendedores-cajeros;

Encargado de tienda;

motores

Si acaba de abrir una tienda minorista, puede contratar un personal limitado. Por ejemplo, para realizar de forma independiente las funciones de un gerente. Esto es aceptable y econ贸micamente factible.

A continuaci贸n, analizaremos m谩s de cerca los procesos comerciales individuales.

Orden de un proveedor

La actividad comercial de cualquier tienda comienza con la compra de bienes a un proveedor. La calidad de los productos, la puntualidad de las entregas y otros factores importantes dependen de la elecci贸n de la contraparte. Califique al proveedor de acuerdo con los siguientes criterios:

cu谩n transparentes son los t茅rminos de cooperaci贸n que ofrece;

cu谩les son las condiciones de devoluci贸n;

驴Qu茅 tan flexible es la pol铆tica de precios?

si existen certificados de calidad del producto;

驴Cu谩les son los tiempos de entrega?

La responsabilidad de la formaci贸n de la orden se asigna a un empleado espec铆fico. Es necesario seguir el siguiente procedimiento:

1. La persona responsable (empleado de la tienda) determina el volumen de entrega requerido de manera oportuna. Crea y env铆a una orden dentro del tiempo especificado y de una manera determinada.

2. El proveedor recibe la solicitud, recoge y entrega la mercanc铆a solicitada a la tienda. Al mismo tiempo, tambi茅n cumple con los plazos acordados.

3. El comercio minorista acepta la mercanc铆a y la incluye en el balance.

Aceptaci贸n del producto

Cuando la mercanc铆a llega a la tienda, el empleado debe verificar la mercanc铆a: comparar los datos en el hecho y en la factura. Si los errores no se detectan a tiempo, las discrepancias son responsabilidad de esa persona. En el pr贸ximo inventario, se puede detectar una escasez o la mercanc铆a llegar谩 al comprador con un defecto. Todo esto est谩 plagado de costos adicionales y p茅rdida de clientes.

La aceptaci贸n de mercanc铆as consta de varias etapas, que se realizan en una secuencia estricta:

entrega _ Del proveedor llega el coche con la mercanc铆a solicitada. El transportista entrega al empleado del establecimiento un documento de acompa帽amiento: una carta de porte, una factura o un certificado de calidad.

Comprobaci贸n de la cantidad de mercanc铆as . El empleado responsable en la persona del administrador o comerciante verifica los productos entrantes: verifica la cantidad de los bienes realmente entregados con lo especificado en los documentos. Los productos ponderados se pesan.

Comprobaci贸n de la calidad de los productos . Como parte de este procedimiento, se realiza una inspecci贸n externa del producto. El estado de los envases y contenedores, el cumplimiento del r茅gimen de temperatura, la presencia de marcado, el contenido de los kits est谩n sujetos a verificaci贸n. Si se cumplen todos los puntos, la mercanc铆a puede trasladarse al almac茅n.

Publicaci贸n de mercanc铆as . El comerciante descarga datos sobre las mercanc铆as entrantes en el programa de contabilidad. Especifica los precios de compra, calcula el margen de beneficio e imprime etiquetas de precios.

Generar un informe y mover mercanc铆as de un almac茅n a un piso de negociaci贸n . Al menos una vez por semana, el comerciante revisa los remanentes del surtido. Genera un informe, concilia con facturas y datos en el sistema contable. Documenta el movimiento de productos desde el almac茅n hasta el piso de negociaci贸n. El transporte f铆sico lo realizan las empresas de mudanzas.

Los vendedores ponen productos en los estantes, adjuntan etiquetas de precios.

Devoluci贸n de productos al proveedor

Si en el momento de la aceptaci贸n se encuentran discrepancias con la factura, los bienes est谩n da帽ados, han caducado, debe emitir una devoluci贸n. Puede ser total o parcial, dependiendo del alcance de las violaciones identificadas. Enumeramos los principales motivos de devoluci贸n de mercanc铆as:

violaci贸n por parte del proveedor de los t茅rminos del contrato;

defectos fatales que fueron descubiertos despu茅s de desempacar la mercanc铆a;

vencimiento de la vida 煤til del producto;

embalaje faltante o da帽ado;

violaci贸n de los t茅rminos de entrega;

discrepancia entre las caracter铆sticas de las mercanc铆as declaradas en el certificado de calidad;

alcance de entrega incompleto, falta de contenido en el kit, surtido;

falta de documentos de respaldo.

Asimismo, el motivo de la devoluci贸n puede ser la caducidad del producto, aunque se haya entregado no caducado. El hecho es que algunos proveedores toman los bienes del vendedor si no puede venderlos dentro del tiempo asignado.

Al devolver, se emiten documentos (nota de devoluci贸n, factura o UPD), que contienen una lista de los bienes enviados al proveedor. Al devolver productos defectuosos, la lista de documentos depende del momento de detecci贸n de defectos:

el matrimonio fue descubierto durante la aceptaci贸n y antes del env铆o de los productos – un acto de discrepancias de entrega (No. 1, 2 o 3, dependiendo del tipo de bienes y defectos encontrados), un reclamo de devoluci贸n, un factura marcada como “Devoluci贸n de mercanc铆as” 

el matrimonio se descubri贸 despu茅s de la aceptaci贸n y publicaci贸n: un acto sobre el establecimiento de un defecto, un reclamo de devoluci贸n, un acto de devoluci贸n (puede usar un documento de acuerdo con el formulario marcado como “Devoluci贸n de bienes”).

Los contribuyentes del IGV tratan con una factura de ajuste. Lo prepara el proveedor.

Venta de bienes

El lugar de trabajo del cajero debe estar equipado con:

caja en l铆nea ;

esc谩ner de c贸digo de barras (conectado al pago en l铆nea);

PC con un sistema de inventario instalado (se le conecta una caja registradora).

Al comienzo del d铆a, el cajero debe abrir el turno en la caja. Despu茅s de eso, puede realizar la primera operaci贸n para la venta de productos. La organizaci贸n de las ventas en una tienda minorista se lleva a cabo de la siguiente manera:

1. El cajero lee el c贸digo de barras del producto mediante un esc谩ner. Los datos del producto se env铆an al pago en l铆nea.

2. El comprador dice c贸mo pagar谩: en efectivo o con tarjeta bancaria, a trav茅s de un sistema de pago r谩pido. El cajero tiene en cuenta el m茅todo de pago en el programa de caja registradora.

3. El cajero confirma la operaci贸n. La caja imprime un recibo y/o env铆a su contraparte electr贸nica al correo electr贸nico o SMS del cliente. Transfiere datos  (y 茅sta a las autoridades fiscales).

La informaci贸n de ventas se ingresa en el sistema de contabilidad. El producto se descuenta del saldo de la tienda. Al final del d铆a, el cajero cierra el turno en la caja. Se imprime el informe.

Inventario

Con la ayuda del inventario, puede comprender cu谩nto inventario hay en el balance del sistema de inventario y cu谩nto hay en realidad. De esta forma, se pueden identificar las discrepancias: escasez, recalificaci贸n o excedente. El conocimiento de los saldos actuales es necesario para tomar decisiones financieras y de gesti贸n. Los resultados del inventario permiten:

presentar solicitudes a los proveedores de manera oportuna;

determinar la eficacia de las actividades del personal y la autosuficiencia de la tienda;

a tiempo para detectar el matrimonio, bienes con una vida 煤til vencida;

Identificar productos il铆quidos.

Es recomendable realizar un inventario al menos una vez al trimestre, pero mensualmente es mejor. Para su implementaci贸n es conveniente utilizar un terminal de recogida de datos (TSD). Necesitas hacer lo siguiente:

1. Cargue datos sobre saldos del sistema de inventario a TSD.

2. Escanee el c贸digo de barras de cada art铆culo con el esc谩ner integrado en la terminal.

3. Cargar datos de la TSD con el programa de contabilidad.

4. Crear documentos de inventario en el sistema contable.

5. Analizar los resultados del inventario (verificar los saldos).

6. Corregir saldos de productos en caso de discrepancias. Si se detecta una escasez, emita una cancelaci贸n en el sistema contable. Si se encuentran excedentes, publique los productos.

Los bienes defectuosos y los productos con una vida 煤til vencida tambi茅n est谩n sujetos a cancelaci贸n.

Automatizaci贸n de procesos comerciales en una tienda minorista

En el mundo de las tecnolog铆as avanzadas, es dif铆cil imaginar la organizaci贸n de una tienda minorista sin automatizaci贸n. Prev茅 la introducci贸n de hardware y software en la empresa. La automatizaci贸n permite:

realizar operaciones minoristas est谩ndar de forma r谩pida y sin errores;

recibir informaci贸n precisa sobre la disponibilidad de mercanc铆as en los almacenes y en el parqu茅;

analizar el rendimiento de las ventas mediante informes que se generan autom谩ticamente;

en lugar de ingresar documentos manualmente, se aprovechan las posibilidades y ventajas del EDI en formato XML o directamente utilizando las integraciones que estas pueden ofrecer 

En cuanto al componente de hardware, es necesario instalar una PC, una caja registradora en l铆nea, un esc谩ner de c贸digo de barras. Dispositivos secundarios (proporcionan comodidad en el trabajo, pero la organizaci贸n de las actividades de una tienda minorista es posible sin ellos).

Te contamos c贸mo organizar la contabilidad en una tienda minorista introduciendo herramientas de software. Los siguientes tipos de software se han generalizado.

“Venta al por menor “

Un software o Programa de caja con servicio de contabilidad. Se utiliza para automatizar los procesos comerciales en el comercio. Adecuado para peque帽as tiendas y grandes cadenas minoristas. Permite:

gestionar eficazmente las compras y los precios,

mantener registros de mercanc铆as en el almac茅n y en la tienda,

desarrollar y mantener programas de fidelizaci贸n,

monitorear la efectividad de las promociones y descuentos en curso,

mantener registros y controlar a los empleados, 

generar informes y realizar an谩lisis detallados.

Tambi茅n sabemos que el software qu茅 elijas debe

organizar la contabilidad de entregas y ventas;

editar e imprimir etiquetas de precios;

controlar el balance de bienes;

hacer compras;

trabajar con documentos de ventas.

El programa puede integrarse  con un sistema automatizado  y el sistema de marcado mediante un m贸dulo adicional. Las estad铆sticas de la caja registradora se muestran en la cuenta personal. Todos los informes se presentan en forma de gr谩ficos y tablas visuales. Puedes asignar descuentos y promociones. 

programa SBIS

“SBIS” es un sistema para la automatizaci贸n de negocios. Se presenta en varias configuraciones, una de ellas se proporciona para el comercio minorista. El programa incluye un lugar de trabajo de cajero (directamente un programa de caja registradora), conexi贸n a la OFD, un servicio en la nube con una cuenta personal, integrado con la caja registradora.

Caracter铆sticas clave:

simple aceptaci贸n e inventario;

editar etiquetas de precio (hay un editor incorporado, las funciones de creaci贸n, ajuste e impresi贸n de etiquetas de precio son posibles en una ventana);

formaci贸n de un programa de fidelizaci贸n (desarrollo de programas acumulativos, de bonificaci贸n y de descuento para clientes);

c谩lculo autom谩tico de saldos para pedidos de proveedores;

monitorear el trabajo de los empleados de la tienda desde cualquier parte del mundo;

trabajo conveniente con productos de peso (pre-empaque con impresi贸n de etiquetas).

Hay oportunidades para automatizar la contabilidad del almac茅n. 

Programa de almac茅n 

Debe ser un programa para organizar el trabajo de una tienda minorista que combina varias funciones. Le permite realizar compras, administrar un almac茅n, controlar las finanzas, establecer relaciones con clientes y proveedores. Caracter铆sticas clave:

Contabilidad de mercanc铆as: gesti贸n de mercanc铆as y precios, control de saldos, planificaci贸n de compras, inventario.

Comercio en mercados: automatizaci贸n de ventas. 

Automatizaci贸n minorista: un programa conveniente y comprensible para un cajero. 

CRM para el comercio: visualizaci贸n del historial de compras, estad铆sticas, desarrollo de programas de bonificaci贸n, capacidades de correo y telefon铆a.

Impresi贸n de documentos: facturas, cheques, etiquetas, etiquetas de precios, actas, facturas, integraci贸n con sistemas de gesti贸n de documentos electr贸nicos.

Qu茅 este integrado con CMS, programas bancarios, servicios de entrega. Es posible exportar a “1C: Contabilidad”.

vamos a resumir

Los procesos que aseguran el funcionamiento diario de la tienda pueden parecer simples y comprensibles solo a primera vista. En la pr谩ctica, los due帽os de las tiendas tienen que lidiar con una gran cantidad de “trampas”, que van desde la interacci贸n con los proveedores hasta una gran cantidad de informes a diversas autoridades y sistemas gubernamentales. 

Afortunadamente, la funcionalidad de los programas de automatizaci贸n modernos est谩 tan desarrollada que ayuda a los due帽os de negocios a enfrentar las dificultades de hacer negocios y facilita muchas tareas rutinarias. Si desea organizar de manera competente todos los procesos comerciales de su tienda, simplemente no puede prescindir de la automatizaci贸n. P贸ngase en contacto con especialistas, le ayudar茅 no solo a elegir la soluci贸n m谩s adecuada, sino tambi茅n a implementarla completamente en su empresa comercial

Autor Donal Sandro Noblejas Huam谩n

Lima Per煤 馃嚨馃嚜

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