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¿Es necesario automatizar la búsqueda y selección de personal en una empresa?

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Fecha de publicación: 3 de nov de 2023

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de  Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

¿Qué empresa necesita implementar software de RR.HH. y en qué volúmenes? ¿Qué procesos deberían automatizarse y cuáles deberían dejarse manuales? ¿Cuánto tiempo lleva la implementación y qué resultados pueden lograr las soluciones de RR.HH.?

¿Por qué las pequeñas y medianas empresas suelen descuidar la automatización?

La respuesta es sencilla : todo se reduce a la economía.

A menudo, la automatización no proporciona un efecto económico tangible a las pequeñas y medianas empresas.

En primer lugar , dicha automatización puede complicar aún más los procesos. Por ejemplo, la gestión de documentos electrónicos de recursos humanos ( PED ) solo puede agregar más trabajo: si antes se requerían visas de solo dos participantes en el proceso para su aprobación, con la automatización surgirá una cadena más larga.

Por eso es necesario que el proceso de negocio en sí esté listo para la automatización, o que haya una comprensión clara del resultado que se espera de él.

En segundo lugar , el alto costo de las soluciones innovadoras a menudo puede resultar desalentador. Sin embargo, en realidad, puedes esperar un poco y conseguir el producto a un precio más asequible.

Como sabemos, todas las innovaciones se vuelven más baratas con el tiempo, a medida que los proveedores comienzan a optimizar sus costos, reducirlos y crear soluciones empaquetadas.

En los últimos años, muchos servicios han reducido significativamente sus precios y han aparecido muchas ofertas de automatización en todos los segmentos del mercado.

Si, por ejemplo, hace 5 años ATS ( sistema de seguimiento de candidatos ) era un privilegio solo para empresas con un gran presupuesto o grandes necesidades, ahora las empresas compran una solución de este tipo por varios miles de soles con un par de clics en los sitios web y las implementan ellas mismas. configúrelos, agregue usuarios y comience a trabajar.

¿Qué empresa necesita automatizar los procesos de RR.HH. y por qué?

Todo el mundo puede automatizar procesos en el departamento de recursos humanos, pero es importante entender por qué.

Tanto en las pequeñas como en las medianas empresas, y especialmente en el segmento Enterprise, es muy importante quién lanza esta iniciativa y quién lidera el proceso de automatización por parte de la empresa cliente.

Si el líder comprende claramente el objetivo final de la automatización, entonces el proceso de implementación se desarrolla sin problemas.

Lo principal es que la automatización no debe realizarse por el simple hecho de automatizar. Todavía debe ser por algún propósito.

Por ejemplo, si hablamos de la implementación de la selección automatizada de empleados, debemos comprender claramente con qué candidatos se trabaja, qué canales de comunicación se utilizan y si la empresa puede permitirse el lujo de interactuar automáticamente con el candidato. 

Además, es necesario comprender claramente cómo se estructura manualmente el proceso de selección de personal en términos de enviar una solicitud de selección, acordar una nómina y con qué cliente comercial interactúa el reclutador.

Si el proceso no se depura en modo manual, la automatización no producirá los resultados esperados .

¿Qué procesos deberían automatizarse y cuáles deberían seguir realizándose manualmente?

Es importante mantener un equilibrio aquí .

Por ejemplo, los clientes suelen preguntarnos por qué no transferir la comunicación con un candidato a un chatbot , porque las respuestas del candidato se digitalizarán y esto liberará tiempo al reclutador.

Sin embargo, hay momentos en los que es importante mantener un enfoque personal .

Digamos que está buscando un ingeniero para una máquina única; hay una decena en el mercado. Tienes 3 opciones: capacitar, estafar o monitorear todos los días para ver si alguno de ellos ha ingresado al mercado laboral.

Por supuesto, la comunicación con esa persona no se puede transferir a un chatbot, el candidato simplemente no se comunicará con él. Pensará: ¿qué clase de empleador es éste que ni siquiera puede llamar?

Si hablamos del segmento masivo, por ejemplo, los cajeros de supermercados, entonces para ellos no es tan importante la marca en la que trabajan, porque las condiciones laborales son muy similares. Este candidato elige según sus propios criterios : beneficios adicionales, la tienda más cercana a casa, salario.

En este caso, el chatbot se convertirá en una herramienta conveniente para que el solicitante interactúe con el empleador en un canal familiar, como WhatsApp.

Dependiendo de la empresa, la automatización puede ser adecuada en diferentes partes.

Si volvemos al ingeniero, luego de la comunicación personal en la etapa de hacer una oferta, podemos agregar la automatización. Aquí el reclutador no tiene que recopilar el texto de la oferta de trabajo mediante una plantilla, esto puede hacerlo de forma automática.

¿Qué software de recursos humanos existe en Rusia, cuáles son sus ventajas y desventajas?

Hablando de software de recursos humanos nacional , podemos dividirlos según la cantidad de procesos que el proveedor puede asumir.

Por ejemplo, un software puede ayudar a automatizar todo el proceso: selección, adaptación, formación, desarrollo profesional, interacción con los empleados a través de servicios de feedback, etc. Hay proveedores que se enfocan en un producto específico: ATS, adaptación, capacitación, KEDO y otros.

Además, todos los proveedores se pueden dividir aproximadamente por público objetivo .

Trabajamos con el segmento empresarial. Los proveedores que se dirigen a las pequeñas y medianas empresas se centran principalmente en desarrollar una versión en caja que pueda lanzarse en un día.

Cada producto es bueno a su manera, y si el cliente ha elegido el que se adapta a sus objetivos, definitivamente no se enojará.

La mayoría de las veces, la insatisfacción surge cuando el producto no está incluido : intentaron ahorrar donde no valía la pena o, por el contrario, gastaron más dinero del necesario, pero no obtuvieron la eficiencia económica requerida.

En cuanto a las ventajas del software si es hecho en el país es mejor ya que conocen las leyes, cuando el proveedor es de tu país, lo más probable es que conozca muy bien las leyes y regulaciones del mercado .

Esto significa que dicho software cumplirá con las leyes necesarias, será completamente seguro para el cliente y tendrá todos los mecanismos para recopilar, procesar, almacenar y eliminar estos datos.

En la mayoría de los casos, estos proveedores se someten a procedimientos de calificación adicionales , son operadores de datos personales y están incluidos en el registro de software nacional si lo hubiera en Perú.

Entre las deficiencias, podemos destacar la baja competencia en el mercado peruano de tecnología de recursos humanos. Si hablamos de soluciones grandes y complejas, por ejemplo HCM ( gestión del capital humano ), que cubre toda la gama de soluciones de recursos humanos, desde la selección hasta el despido de un empleado de la empresa, entonces hay muy pocos proveedores de este tipo en el mercado o simplemente no los tenemos.

Cuando no hay competencia, el desarrollo de productos es más lento .

Además de la competencia, otro factor influye en el desarrollo.

Los departamentos de recursos humanos todavía no cuentan con presupuestos suficientes para atraer a un gran número de proveedores. Es decir, el mercado HR-Tech no es el más atractivo para las nuevas empresas en este momento.

Hasta ahora en Perú no han aceptado el hecho de que los procesos de recursos humanos requieren una financiación importante y, por lo tanto, casi siempre es necesario hacer algo genial, pero lo más barato posible.

¿Cuánto tiempo lleva implementar un software de recursos humanos?

La implementación puede tardar desde un día hasta el infinito. Una solución en caja suele implementarse rápidamente, en hasta dos semanas.

Pero pueden tener clientes con los que trabajan más de 5 a 7 años, porque después de implementar el software seguimos desarrollándolo. Los procesos de desarrollo, introducción de pilotos de nuevos proyectos y escalamiento de ellos en toda la corporación no terminan hasta el día de hoy.

Si hablamos de implementación personalizada de un producto , cuando no es el proceso el que se adapta al producto, sino el producto al proceso, entonces el plazo óptimo aquí es de 3 meses.

Durante este periodo realizamos una serie de actividades con el cliente, como encuestas previas al proyecto, entrevistas en profundidad, testeo de hipótesis en focus groups, etc. Todo este extenso trabajo nos permite implementar con precisión lo que el cliente necesita.

Si hablamos del ciclo completo de automatización de recursos humanos , cuando el cliente implementa no una solución, sino varias a la vez, por ejemplo, selección, adaptación y capacitación automatizadas, entonces un punto de referencia adecuado aquí son seis meses.

En este caso se requieren más análisis para que un producto no contradiga a otro, para que funcionen en un solo proceso.

Pero la mayoría de las veces el propio cliente no está preparado para tal velocidad. Después de todo, necesita implementar todos estos productos para el empleado : preparar la documentación, vender el valor, capacitar y realizar cambios después de la prueba piloto.

Por lo tanto, desde el punto de vista organizativo, una transformación de RR.HH. de este tipo tarda entre uno y dos años para que los empleados se sumerjan gradualmente en nuevos servicios y soluciones. 

Un buen punto de referencia para implementar un producto personalizado es tres meses. Complejo de productos – a partir de seis meses .

¿Cuál es el período de recuperación promedio de las soluciones de recursos humanos?

Si hablamos de pequeñas y medianas empresas, entonces todo es muy individual.

Digamos que tiene una empresa con una plantilla de 100 personas e implementó una adaptación automatizada , que cuesta 100 soles por persona.

Después de la implementación, vio que la productividad del recién llegado se duplicó. Si antes un desarrollador tardaba tres meses en adaptarse, ahora muestra un 80% de eficiencia al cabo de un mes y medio .

Esta es una enorme cantidad de dinero para las empresas. Es decir, de hecho, la recuperación llegará en dos meses.

En la misma empresa estamos introduciendo el EDI a un coste de ¿?? por persona. Ahora tienes transparencia, dejas de perder contratos, los empleados tienen un acceso más fácil a los documentos y se sienten más cómodos trabajando, lo que también afecta indirectamente a la retención.

Pero esto ya es una especie de efecto pasivo que quizás no notes de inmediato y sentirás el resultado, por ejemplo, en un año.

En las grandes empresas , el cálculo de la economía, por extraño que parezca, es más fácil debido a los grandes volúmenes. De hecho, cualquier mejora es visible casi de inmediato.

Por ejemplo, se puede reducir el tiempo de cierre de solicitudes de 7 días a 3; en términos de 10 mil solicitudes anuales, notarás inmediatamente del beneficio económico.

Reducir u optimizar los costos de comunicación de ¿??. cuánto ahorramos en promedio por año en todos los contactos con un candidato o empleado: vimos el efecto.

En general, el efecto económico en grandes proyectos se logra en el segundo año.

¿Los empleados necesitan formación adicional?

Por supuesto, cualquier proveedor siempre cuenta con programas de formación . Hay sesiones gratuitas en las que el proveedor habla sobre nuevos productos y cómo utilizarlos.

Por ejemplo, tienen un programa de formación independiente para expertos, en el que también expiden un certificado. 

Disponemos de herramientas low-code , gracias a las cuales es posible cambiar los procesos de negocio dentro de la empresa sin la participación de desarrolladores, con los que se requieren habilidades especiales para trabajar.

Algunos clientes están felices de comprar este tipo de capacitación, y esto les trae beneficios económicos , ya que dejan de solicitar modificaciones a través de mi, pero ellos mismos realizan los cambios dentro del sistema.

También realizamos muchos otros eventos donde los ponentes comparten sus casos y experiencias.

Estos formatos le ayudan a observar los procesos en diferentes empresas e implementar algunas mejoras en casa, así como a formular sus objetivos, deseos y obtener una comprensión más profunda de qué y cómo implementar mejor.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima Perú 🇵🇪

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