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Conceptos básicos de la gestión del tiempo: cómo gestionar su tiempo de forma eficaz

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Fecha de publicación: 6 de nov de 2023

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de  Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

Muchos de nosotros queremos pasar más tiempo con nuestra familia, reunirnos con amigos más a menudo, ir al gimnasio dos o tres veces por semana, dedicar tiempo al desarrollo y también dedicarnos a nuestros pasatiempos favoritos. Pero entre semana suele haber tiempo suficiente para una o dos áreas, y para muchos en TI, el trabajo ocupa una parte importante del día. Los fines de semana, a menudo no tengo fuerzas para hacer nada activo.

¿Cómo mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal? ¿Cómo aprender a gestionar el tiempo de forma eficaz y hacer más cosas? ¿Cómo dejar de perder tu valioso tiempo libre y concentrarte en lo importante? Buscamos respuestas a todas estas preguntas . Y ahora  lo comparto  con ustedes.

Hoy yo  hablaré sobre la importancia de la gestión del tiempo, sus técnicas y principios.

La importancia del equilibrio entre la vida personal y laboral

El equilibrio entre la vida laboral y personal es el equilibrio óptimo entre el trabajo y otras áreas de la vida. Su incumplimiento conduce a un estrés constante y, en casos especialmente graves, al agotamiento profesional. A menudo nosotros mismos nos convertimos en la causa del desequilibrio al prestar demasiada atención al trabajo. Revisamos constantemente los mensajeros del trabajo o pensamos en tareas laborales, incluso los fines de semana. Y esto no nos permite descansar tranquilos y dedicar tiempo a nuestra vida personal.

La rueda de equilibrio de la vida le ayudará a evaluar cómo le van las cosas en diferentes áreas ahora. Dibuje un círculo a mano en una hoja de papel y divídalo en 6 a 10 sectores dependiendo de la cantidad de áreas que sean importantes para usted (puede ser trabajo, familia, amigos, pasatiempos, desarrollo personal, etc.) o use una plantilla en línea gratuita, por ejemplo, como esta (en ruso) pueden buscar información en otro idioma y lo pueden postear. Etiqueta cada sector con el nombre de una de las esferas. Ahora califica del 1 al 10 tu satisfacción con el tiempo y esfuerzo que dedicas a cada uno de ellos, y sombrea el sector correspondiente según tu calificación. Mira la imagen: ¿lograste lograr el equilibrio o alguna de las zonas está demasiado hundida?

Si aún no ha podido lograr el equilibrio entre el trabajo y otras áreas de la vida, pruebe algunas técnicas de gestión del tiempo:

  • Establecer límites entre el trabajo y la vida personal . Establece un horario de trabajo claro y respétalo. Gestione las expectativas de sus compañeros y evite responder llamadas de trabajo en su tiempo personal. Cambie los chats de trabajo en mensajería instantánea al modo silencioso y vuelva a las noticias de la empresa al día siguiente.
  • Deja tiempo para ti . No olvide reservar tiempo en su agenda para pasatiempos, paseos, lectura de sus libros favoritos u otras actividades que le proporcionen placer. Asegúrate de agregarlos a tu calendario: cuando no ocupamos nuestro tiempo personal en cosas específicas, corremos el riesgo de sobrecargarnos de trabajo y olvidarnos de nuestras propias necesidades.
  • Establece tus prioridades . Determina qué es realmente importante para ti y concéntrate en eso. Elija entre 1 y 3 direcciones principales para usted para el próximo período.

Para ti por ejemplo lo más valioso fue elaborar una rueda de equilibrio de vida con énfasis en tiempos y áreas de actividad con su posterior valoración, así como elaborar un plan de actividades diarias con un mes de antelación. La planificación siempre estuvo sólo en la cabeza; algo importante podía pasarse por alto. Gracias , todos los planes ya están arreglados. Ha surgido una base sobre la cual puedes construir y ajustar tus acciones en el futuro si surge la necesidad.

Cuando ya entiendes a qué áreas quieres dedicar más tiempo, es hora de pasar a la planificación.

La planificación es el paso principal para una gestión eficaz del tiempo.

Es imposible gestionar todo a la vez, por lo que debes concentrarte solo en las cosas más importantes, fijarte metas específicas y trabajar para lograrlas. Para ello, necesitas un plan claro para dirigir tu energía y tiempo en la dirección correcta. De lo contrario, lo gastarás en cosas que no te llevarán a las metas que necesitas.

Hay muchas distracciones: consultar las redes sociales, hablar con colegas sobre temas abstractos o salir a tomar un café. Identifique sus distracciones más comunes y trate de minimizar estas actividades.

Una vez que se minimicen las distracciones y sus objetivos sean muy claros, continúe con la creación de un plan para implementarlos. Al empezar a desarrollarlo, siga la regla de las “6 P”: una planificación previa adecuada evita un mal desempeño. Su tarea es crear un plan que le permita lograr el mejor resultado en el menor tiempo posible.

Aquí hay algunas reglas para una planificación diaria competente de sus asuntos y objetivos:

  • Reserve tiempo en su calendario para tareas laborales . A veces es muy importante reservar un par de horas seguidas para resolver alguna tarea compleja, y la distracción puede sacarte de contexto y pasar aún más tiempo cambiando. Reserva este horario en tu calendario para que nadie programe una cita adicional cuando vea que estás libre.
  • No te olvides de los descansos . Si su agenda para mañana parece un maratón continuo de tareas, entonces dicha planificación definitivamente no traerá muchos beneficios. Sin descansos, tu productividad será mucho menor.
  • Dejar una reserva de tiempo en caso de fuerza mayor . Al crear un plan diario, asigna aproximadamente el 20% de tu tiempo a tareas no planificadas que puedan requerir tu atención en cualquier momento.
  • Utilice una agenda que sea conveniente para usted . Es mejor dejar por escrito los planes del día para no olvidar nada. Podría ser una aplicación especial, una hoja de cálculo o simplemente un diario.

La información sobre tres hábitos diarios fue una revelación para mí . Obviamente lo vi, pero después de verlo esta vez, noté varios puntos y sutilezas a los que no había prestado atención en el proceso de seguir tales prácticas. ¡Decir que me inspiré es quedarse corto!

Técnicas de gestión del tiempo.

Además de la planificación, existen varias técnicas de gestión del tiempo. Veamos algunos de ellos.

  • Método Pomodoro . Necesitará un cronómetro para programarse en 25 minutos y toda su fuerza de voluntad para permanecer concentrado durante ese tiempo. Después de detener el cronómetro, tómate un descanso de 5 minutos y repite tres veces más, alternando el trabajo con un breve descanso. Después de la cuarta serie de trabajo duro, tómate un largo descanso de 30 minutos para ordenar tus pensamientos y descansar antes del siguiente empujón.
  • Dividir una tarea grande en varias subtareas . Si una tarea parece demasiado complicada y por tanto no hay ganas de iniciarla, divídela en varias subtareas. Entonces ya no te parecerá imposible y te resultará más fácil afrontarlo.
  • Técnica de dos minutos . Algunas tareas sólo tardarán un par de minutos en completarse. Hazlas primero para no acumular muchas tareas pequeñas que simplemente podrías olvidar más adelante.
  • La capacidad de decir “no” . Ayudar a los compañeros es bueno, pero no a expensas de tus propios objetivos. Si le piden ayuda y tiene una fecha límite, rechácese cortésmente u ofrézcase a volver a abordar este tema cuando tenga tiempo libre.
  • Evite la multitarea . Realizar múltiples tareas al mismo tiempo reduce la eficiencia y aumenta el consumo de tiempo. Concéntrate en las tareas de forma constante, sin saltar de una cosa a otra.
  • Matriz de Eisenhower . La esencia de este método de gestión del tiempo es dividir todas las tareas en cuatro categorías:Es necesario hacer cosas importantes y urgentes ahora mismo, incluso si realmente no lo deseas.  Incluye los importantes y los no urgentes en tu plan para el futuro y no olvides volver a ellos. Poco importantes y urgentes son las tareas rutinarias que no tienen mucha importancia. Delegalos o encuentra una manera de automatizarlos. Sin importancia ni urgencia: realizar estas tareas no aporta ningún beneficio y solo requiere tiempo. Táchalos de tu lista de tareas pendientes o vuelve a consultarlos cuando todo lo demás esté hecho.

De hecho, resultó que ya no usas inconscientemente el 80% de las fichas , por lo que el conocimiento se ha profundizado y estructurado, y la vida será más fácil. Bueno, además comparé lo que hago con las oportunidades que existen; Cuando no tengo tiempo para hacer todo conscientemente, puedo decir “no” con seguridad.

Resumimos 

Por mucho que nos gustaría que hubiera más tiempo en el día, tenemos que conformarnos con 24 horas. Pero con una gestión adecuada del tiempo, podrás gestionar, si no todo, al menos lo más importante para ti. Es importante aprender a no distraerse con aquello que no es especialmente importante. La planificación del tiempo ayuda bien con esta tarea. Sin embargo, los planes y horarios no deberían obligarlo a establecer límites rígidos que lo priven de maniobra. Su objetivo principal es ayudar a distribuir correctamente el tiempo y la energía para completar tareas prioritarias sin estrés innecesario.

Y por supuesto, no te olvides del descanso. Un equilibrio deficiente entre la vida personal y laboral provoca agotamiento y no favorece la productividad. Y eso no es lo que pretendemos, ¿verdad?. Buena cacería.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima Perú 🇵🇪

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