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Cómo un reclutador puede trabajar con un gerente de línea para facilitar el cierre de vacantes

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

Una situación muy común: un reclutador recibe una solicitud; por ejemplo, se necesita un gerente de ventas con urgencia. El jefe tiene poco tiempo, la solicitud no se discute particularmente, el reclutador analiza los requisitos para vacantes similares o se enfoca solo en la experiencia. Pasa una semana o dos, se están considerando los primeros candidatos, y luego: “¡Eso no!”. Hay una serie de refinamientos, luego la búsqueda parte de cero.

¿Por qué sucedió? Porque no existe un proceso general que sea transparente y comprensible para todos. Uno en el que confiarían el gerente, el reclutador y el DRH. Aprendamos cómo ensamblar dicho proceso, paso a paso y desde cero. Y si su empresa ya ha establecido procesos de reclutamiento, eche un vistazo a este artículo de todos modos, y de repente encontrará un par de ideas sobre cómo mejorarlos.

Paso 1. Eliminar la aplicación para la selección

El trabajo en cualquier vacante comienza con una solicitud de selección. La tarea del reclutador es discutir el puesto con el gerente de línea y completar el formulario de solicitud en detalle. En algunas empresas, la gerencia envía inmediatamente el formulario completo al departamento de recursos humanos, en otras, el reclutador realiza una entrevista con un cliente interno y anota toda la información por su cuenta. En el segundo caso, conviene hacer una lista de preguntas con antelación para no perderse nada.

Por qué elaborar una solicitud

El cliente, ya sea externo o interno, subcontrata la tarea al reclutador: no quiere sumergirse en los detalles él mismo y controlarlo todo, solicita un servicio profesional y espera un buen servicio. En el mundo de los negocios, un profesional que te lleve al resultado deseado en el momento adecuado te quitará el máximo dolor de cabeza. El primer paso es averiguar exactamente lo que se espera de usted.

Una buena regla general para cualquier profesional es hacer preguntas. Necesitas preguntar mucho para asegurarte: el cliente y el ejecutante ven la tarea de la misma manera. Y luego fijar este acuerdo por escrito.

Un reclutador con amplia experiencia puede verse tentado a no retirar una solicitud detallada, porque “nadamos, lo sabemos”. Pero incluso si ha estado trabajando en la misma empresa durante muchos años, aún se requiere una solicitud. Con el tiempo, las tareas comerciales cambian, aparecen nuevas responsabilidades en los perfiles de los empleados, el gerente comienza a mirar al equipo de una manera nueva y busca a algunas otras personas en él, por lo que nunca será superfluo aclarar la solicitud. Simplemente dése la instalación que necesita para verse cada vez como si fuera la primera vez; esto lo ayudará a no perder la vigilancia.

Qué preguntar para estar seguro de entender la aplicación

El principal peligro en esta etapa es que el reclutador, y muchas veces el jefe del departamento, no entienden qué tipo de persona necesitan.

Para facilitarle el trabajo con preguntas, hemos preparado una plantilla para el formulario de solicitud. Pero no lo olvide: un formulario es solo una estructura en la que registrar hechos y acuerdos. Es peligroso simplemente arrojar la plantilla al cliente; es mejor llevársela para conversar.

Definimos los requisitos estándar para el candidato

No olvides preguntar:

  • El historial de la solicitud: ¿apareció la vacante como resultado de la expansión del personal o porque su persona renunció / fue por una promoción / se mudó a otro departamento? ¿Qué tan urgente es la vacante y está aprobada en todos los niveles?
  • ¿Por qué abriste esta posición? ¿Cuánto tiempo ha estado abierto? Si se trata de un reemplazo, entonces es importante comprender qué estuvo mal: ¿algo no se tuvo en cuenta en el próximo trabajo o no se notó algo en el candidato durante la selección?
  • ¿Qué hará una persona en este lugar? (Responsabilidades laborales)
  • ¿Qué experiencia y educación necesita una persona para hacer frente?
  • ¿Qué es lo más importante aquí? (Competencias clave)
  • ¿Cuál es el presupuesto para esta obra?
  • ¿Cuál será el ingreso de un especialista? (Solo sueldo, sueldo +%, bonos, bonificaciones, paquete social e indemnizaciones)
  • ¿Qué tipo de persona está buscando en el equipo: qué cualidades personales, intereses, principios de vida son importantes para hacer este trabajo y por qué?
  • ¿Cuáles son las características de este puesto? ¿Para qué debe estar preparado el candidato? (Horario irregular, viajes de negocios, ritmo elevado y mucha incertidumbre, o por el contrario, trabajar según normativa a ritmo tranquilo).
  • ¿Cuáles son las perspectivas de una persona en este puesto? ¿Hay un plan de crecimiento?

También es importante prescribir todas las condiciones formales para la vacante:

  • hay un registro oficial y un salario blanco,
  • la persona estará en el estado o no,
  • si es obligatoria una presencia permanente en la oficina, a veces se puede trabajar desde casa o es generalmente remoto,
  • ¿Hay una hora de inicio fija?
  • ¿Cuánto durará el período de prueba?
  • dónde está ubicada la oficina y qué tiene de bueno.

Entendiendo los puntos delgados

Cuando terminen las preguntas estándar, es importante profundizar en los detalles de esta posición en particular. Todos trabajamos de manera diferente, y los puntos clave para el éxito de un mismo gerente de ventas en diferentes empresas, departamentos y diferentes gerentes son siempre diferentes.

Buenas preguntas aquí son preguntas abiertas, por ejemplo:

  • ¿Qué competencias le faltaban al especialista retirado? ¿Qué salió mal en su trabajo?
  • ¿Qué es lo más difícil y lo más importante en su trabajo?
  • ¿Por qué es interesante trabajar contigo?
  • ¿Qué hacen usted y su equipo de manera diferente a los demás, mejor que los demás?
  • ¿Cuáles son las debilidades del equipo? ¿Cuáles son los peores problemas que puedes resolver?
  • ¿Existen empresas cuyos empleados deban ser considerados como candidatos prioritarios? ¿Por qué?
  • ¿En qué áreas afines tiene sentido buscar especialistas?
  • ¿Qué empresas o industrias ni siquiera mirar?
  • ¿Cuáles son los detalles de trabajar en su equipo?
  • ¿Qué acciones específicas de una persona lo convencerán de que este es un especialista fuerte? ¿Y qué, tarde o temprano, socavará la confianza?

Formamos la solicitud definitiva de contratación.

Refleja los requisitos clave, las responsabilidades y las condiciones de trabajo que ofrece la empresa.

Es importante dejar que su cliente lea la aplicación y recopile comentarios: ¿entendió todo correctamente, se perdió algo clave, agregó algo que definitivamente no debería ser?

Si el líder no tiene tiempo

Sea lógico y convincente con los argumentos. Dígales que cada solicitud mal redactada es una pérdida de tiempo y ganancias. Ilustre en números cuánto le cuesta a un gerente de ventas estar ocioso. Esto debería funcionar.

Paso 2. Presentar a cada candidato

Después de redactar la solicitud y la selección inicial, presente cada candidato al gerente. Sería un error esperar que el líder lo resuelva por sí mismo.

Como no:

  • envíe una carpeta de currículums cargados desde verlista al gerente por correo;
  • enviar un bloque de hojas de vida sin comentarios para cada uno de los candidatos;
  • transferir parte de su trabajo al gerente: enviar no candidatos “seleccionados”, sino “todos en una fila”.

Cómo hacer:

  • analizar currículums, descartando en la medida de lo posible a los candidatos inadecuados;
  • realizar una entrevista telefónica inicial;
  • en función de los resultados de la entrevista, seleccione a los mejores y envíe su currículum al gerente junto con sus argumentos: por qué el candidato cumple con los criterios de la solicitud.

Paso 3. Recopilar comentarios sobre un candidato o grupo de candidatos

Después de presentar a los candidatos, discuta sus impresiones con el gerente. Que preguntar:

  • quién parece ser el más “fuerte” y por qué;
  • quién definitivamente no es adecuado para el puesto y por qué razones;
  • si aparecieron nuevos criterios y deseos para la vacante durante el proceso de selección.

La retroalimentación es importante en cada etapa del trabajo: así es como el reclutador controla el proceso y ve que todo va según lo planeado. Si hay nuevos deseos, deben tenerse en cuenta ajustando la búsqueda.

¡Importante! El gerente no siempre puede encontrar tiempo para una discusión completa, en tales casos es conveniente usar servicios especiales. Por ejemplo, un CRM para reclutamiento puede dejar comentarios en la ficha de cada candidato. Hay 5 minutos gratis: el gerente verá uno o dos perfiles directamente desde la pantalla del teléfono, dejará notas importantes o aprobará a la persona que le gusta con un solo clic. Una buena ventaja: si escribe un comentario y olvida agregarlo, no irá a ninguna parte, puede publicarlo más tarde. También hay una configuración de privacidad para los comentarios, por ejemplo, si necesita hablar sobre cuestiones financieras.

Paso 4. Supervisar el progreso del proyecto: reuniones de estado y análisis

No olvide consultar con el gerente durante el proceso de selección: organice reuniones periódicas. Qué discutir:

  • cuántos candidatos se revisan y cuáles son los resultados;
  • ¿Es necesario ajustar los requisitos y solicitudes para la selección;
  • si hay cuellos de botella en el proyecto y qué se puede hacer con ellos: se pueden ajustar los términos de consideración, la competitividad de las condiciones y la zona de crecimiento del futuro empleado;
  • cuántos candidatos hay actualmente en el embudo y hay suficientes para llenar la vacante con seguridad;
  • por qué motivo y de cuál de las etapas “salen” los candidatos;
  • cuáles son los riesgos para los candidatos cerca de la final;
  • deseos para el trabajo del reclutador.

Tales discusiones le permiten monitorear la situación y mantener la transparencia de la selección. Los rallies se pueden hacer cortos, literalmente durante 10 minutos, lo principal aquí es la regularidad. Si trabaja en equipos distribuidos, use soluciones especiales: Skype, Zoom y otros. todo lo que se necesita es una verificación para que la entrevista aparezca en el calendario, y todos los participantes reciben un correo electrónico con una invitación a una videollamada.

¿Cómo entender que algo anda mal?

Una de las señales de que su solicitud no está funcionando es un alto porcentaje de rechazos en la etapa de entrevista. Esto se puede ver en el embudo de selección:

Sabe cuántos candidatos “se caen”, en qué etapa, puede indicar el motivo del rechazo, para que pueda sacar conclusiones más adelante.

Si las tasas de rechazo son bajas en las etapas de la entrevista y la evaluación final, está en el camino correcto; de lo contrario, debe volver a la aplicación, descubrir cuál es el error y determinar qué persona realmente se encargará de la tarea comercial. . Organice una lluvia de ideas con el gerente, establezca prioridades nuevamente y anote las cualidades profesionales y personales clave del especialista adecuado.

Paso 5. Evaluar los resultados del proyecto

Cuando se cierra la vacante, es valioso analizar el trabajo, fijar buenas prácticas o hacer ajustes para la próxima búsqueda. La mayoría de los sistemas de reclutamiento ofrecen análisis en varios formatos.

Cada empresa tiene sus propias características, experiencia y escollos. Es útil acumular datos históricos sobre la contratación:

  • términos de cierre de diferentes posiciones;
  • el costo de contratación para diferentes puestos: considere los presupuestos para la colocación y el tiempo que trabaja el reclutador;
  • expectativas de los candidatos y datos salariales: para corregir de inmediato las condiciones que no caen en el mercado;
  • listas base y de parada de candidatos, para que cada vez que no comience la selección desde cero y ahorre tiempo.

Una buena práctica es agregar una retrospectiva del proyecto al proceso de selección, llamar al gerente de línea y especialistas de recursos humanos para ello. Así usted y sus colegas entenderán cómo ven sus procesos desde el exterior, y definitivamente encontrarán qué mejorar para no repetir errores, construir pronósticos más precisos y acelerar significativamente la contratación.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima Perú 🇵🇪

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