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Auditoría de RRHH y consultoría de RRHH: qué, dónde, cuándo y cuánto. Auditoría de gestión de registros de personal, auditoría de KDP

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Hola hoy vengo con la última publicación sobre auditoría de personal/rrhh o como quieran llamarlo sin ya 4 artículos y con este último espero dejar bien claro de que se trata espero que con esta publicación se despejen dudas y sepan como debe hacerse correctamente y la importancia de personal calificado y no cualquiera puede hacer esto,mi nombre Donal Sandro Noblejas Huamán, bueno ahí vamos.

La auditoría de personal es una dirección relativamente nueva en el campo de la gestión de personal. A pesar de su corta edad, esta dirección se ha vuelto común en empresas serias que prestan especial atención a la gestión de registros de personal. El concepto de auditoría del personal llegó a los servicios de recursos humanos del departamento de contabilidad y es una verificación independiente de los documentos del personal. Sólo los especialistas con amplia experiencia en este campo deben ser admitidos a este procedimiento, ya que el trabajo es importante y responsable. Esto plantea la cuestión de cómo elegir los servicios de auditoría, cómo nuestro sitio web puede ayudar con esto. Descubre las respuestas a continuación.

¿Qué se debe incluir en el servicio de auditoría de KDP?

Los servicios de auditoría de KDP no son una acción específica, sino toda una gama de actividades destinadas a una verificación independiente y exhaustiva de la documentación del personal comercial. Este complejo debe incluir:

  • verificación de documentos para el cumplimiento de la legislación laboral y de archivo;
  • verificación de la normativa local interna de la organización para el cumplimiento de los requisitos;
  • proporcionar enlaces a todos los actos normales, según los cuales se registran violaciones graves;
  • proporcionando recomendaciones detalladas sobre la corrección de las violaciones encontradas;
  • realizar una evaluación independiente de la situación actual con el flujo de documentos de personal en la empresa.

Además, una auditoría de los registros de recursos humanos de una empresa debe incluir la priorización de las siguientes acciones para corregir problemas con los registros de recursos humanos. Es un enfoque integrado que le permite identificar rápidamente todas las infracciones y recibir recomendaciones para su eliminación, y todo esto por un solo pago.

Tipos de auditoría de recursos humanos

Dependiendo de la gravedad de la situación, se debe elegir uno de los dos tipos de auditoría que existen hoy en día:

auditoría estándar. Se trata de un conjunto de medidas encaminadas a la realización de una auditoría de la documentación y normativa del personal, seguida de una evaluación pericial y la emisión de recomendaciones para la corrección de las infracciones detectadas. Una auditoría estándar incluye la verificación de los documentos para el cumplimiento de los requisitos legales, la auditoría de los documentos del personal y la formación de una tabla de conciliación en la que se anotan los documentos y actos que deben corregirse.

Auditoría avanzada. Este es un conjunto de medidas más extenso, que, además de las acciones ya mencionadas anteriormente, incluye un análisis de las causas de las inconsistencias, así como la formación de una lista de posibles consecuencias que ocurren si se ignora la necesidad de corregir las violaciones. .

Por supuesto, la auditoría avanzada es el servicio preferido y debe elegirse si es posible.

¿Cómo elegir un profesional de auditoría calificado?

En esta sección podrá encontrar una amplia gama de propuestas de especialistas en la auditoría de producción de personal. Para hacer la elección correcta de un artista, preste atención a los siguientes factores:

Portafolio – se puede utilizar para determinar el nivel de profesionalismo y la calidad de los servicios prestados.

Una auditoría de personal de una organización es una verificación de la documentación de una empresa relacionada con los registros de personal para identificar inconsistencias en la misma. Comprobación de la disponibilidad de documentos de personal y su examen.

Puede surgir la pregunta: “¿Cómo se comparan la consultoría y la auditoría de recursos humanos?”. Parece que tanto esto como aquello son asistencia al servicio de personal en la resolución de cuestiones relacionadas con la aplicación de la legislación laboral. Pero la consulta de personal de la organización, a diferencia de la auditoría de documentos de personal, por regla general, no implica verificar la documentación existente. En esencia, la consultoría de recursos humanos se trata de responder preguntas sobre temas relevantes. La auditoría de recursos humanos no reemplaza la consultoría de recursos humanos. A menudo, incluso lo contrario. Además del servicio de auditoría de RRHH, existe un servicio de consultoría de RRHH.

La documentación del personal se puede consultar en su totalidad o de forma selectiva.

Una auditoría completa es una verificación de todos los documentos del personal y en su totalidad. El resultado de tal verificación es: la identificación de todas las violaciones e inexactitudes y recomendaciones detalladas para su eliminación.

Una auditoría selectiva es una verificación de documentos de personal de una zona de alto riesgo y documentos en los que ocurren violaciones con mayor frecuencia. Tal verificación da una idea general del estado de los registros de personal y ayuda a identificar las áreas de riesgo a las que se debe prestar más atención cuando se mantienen registros de personal. Los segmentos de alto riesgo, por ejemplo, incluyen: formalización de relaciones laborales con ciudadanos extranjeros, celebración de acuerdos de responsabilidad, ejecución de documentos de protección laboral, procedimientos para liquidaciones con empleados, etc.

La auditoría de la documentación del personal puede ser organizada por los propios recursos de la organización (auditoría interna) o con la ayuda de una organización de terceros (externa).

La auditoría interna suele ser relevante para organizaciones pequeñas en las que el volumen de documentación del personal no es grande. Dicha auditoría puede ser realizada por un empleado de la empresa que esté bien versado en la legislación laboral y que tenga la habilidad de redactar documentos de personal. Podría ser un abogado o un gerente de recursos humanos.

Con base en los resultados de la auditoría interna, no se puede emitir ningún informe y las violaciones identificadas se corrigen en el modo de trabajo.

Una auditoría externa implica la invitación de empresas externas que se especializan en dichas auditorías. Los artistas intérpretes o ejecutantes no están obligados a tener ninguna licencia (como, por ejemplo, se requiere para una auditoría obligatoria). Con tal auditoría, habrá una vista externa de la documentación del personal, lo cual es importante. Los inspectores levantarán un informe sobre las infracciones detectadas. Darán una valoración de las infracciones (la cantidad de sanciones), así como recomendaciones para eliminar las infracciones y prevenirlas en el futuro.

La legislación no fija el procedimiento, plazos y necesidad para realizar una auditoría de gestión de registros de personal. Por lo tanto, el ego puede llevarse a cabo en cualquier momento en que sea necesario evaluar el grado de cumplimiento del estado existente de la documentación del personal con los estándares requeridos. Sin embargo, hay casos en los que es deseable realizar una auditoría para eliminar en el futuro preguntas sobre la responsabilidad por errores cometidos, para evitar responsabilidades.

Por ejemplo, es recomendable realizar una auditoría de personal:

  • al cambiar el oficial de personal responsable de la conducción de la gestión de registros de personal;
  • si los casos de quejas de los empleados se han vuelto más frecuentes, por despido, baja, etc.
  • si los trabajadores amenazan con presentar una queja ante la inspección del trabajo (especialmente los trabajadores despedidos);
  • al cambiar el jefe de la organización;
  • en caso de despido masivo de trabajadores;
  • al cambiar la legislación que regula el procedimiento para mantener registros de personal;
  • si la organización está programada para inspección por parte de la inspección laboral estatal;
  • en algunos otros casos.

Etapas de la auditoria de personal

Una auditoría de la documentación del personal generalmente se lleva a cabo en la oficina del cliente. Cuando se analizan documentos de verificación relacionados con datos personales, muchos documentos deben almacenarse en cajas fuertes especiales (casos), por ejemplo, libros de trabajo. Por lo tanto, si el cliente desea realizar una auditoría fuera de su territorio, será difícil proporcionar los originales de la documentación del personal para su verificación.

Etapa 1: organizacional

Durante este paso necesitas:

  • averiguar con qué propósito el cliente necesita verificar los documentos del personal (control interno o preparación para la verificación);
  • determinar el momento de la auditoría. Dependen principalmente del número de empleados, así como del tipo de actividad. Los plazos pueden variar desde unos pocos días hasta varios meses;
  • emitir una orden para realizar una auditoría de la documentación del personal.

Etapa 2: aprobación de la lista de documentos a verificar

La ley no establece una lista única de documentos que deben estar en cada organización. Varios actos jurídicos contienen referencias a la necesidad de mantener ciertos diarios, órdenes y otros documentos. Dependiendo de la industria a la que pertenezca la empresa, es necesario elaborar una lista de documentos que, de acuerdo con los actos legales, deben estar en la organización.

Los documentos obligatorios incluyen:

  • plantilla de personal con orden de aprobación;
  • contratos de trabajo y contratos de responsabilidad;
  • órdenes (instrucciones) sobre contratación, transferencia a otro trabajo, concesión de vacaciones, terminación de un contrato de trabajo y otras órdenes de personal;
  • tarjetas personales;
  • programa de vacaciones;
  • notificación a los empleados sobre la hora de inicio de las vacaciones;
  • horarios de turnos (en caso de trabajo por turnos);
  • hoja de tiempo;
  • reglamento interno de trabajo;
  • reglamento sobre protección de datos personales del trabajador y recibos para el tratamiento de datos personales;
  • libros de trabajo;
  • libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo.
  • libro de ingresos y gastos para la contabilidad de formas de libros de trabajo.
  • descripciones de trabajo;
  • normativa local (regulación sobre remuneración, regulación sobre bonificaciones, regulación sobre viajes de negocios, etc.);
  • leyes locales sobre protección laboral (instrucción sobre protección laboral, registro de registro de información introductoria (GOST 12.0.004-90), reglamento sobre secretos comerciales);
  • los resultados de una evaluación especial de las condiciones de trabajo.

Esta no es una lista completa de los documentos de personal requeridos. Es posible llevar registros de asuntos personales, vacaciones, envío de viajes de negocios, registro de certificados de discapacidad, emisión de certificados, verificación del estado de registros militares, aprobación de exámenes médicos obligatorios por parte de los empleados, etc.

Y otros documentos que según la ley y la legislación laboral pidan.

Etapa 3: verificación y análisis de documentos

Para empezar, se comprueba la disponibilidad de documentos de personal. Luego, los documentos presentados se analizan en términos de requisitos legales. Todos los documentos deben verificarse para detectar la presencia de firmas de una persona autorizada, visas de aprobación, números de registro, marcas de empleados al familiarizarse con la orden, marcas de ejecución.

Se presta mucha atención a la interconexión de documentos, por ejemplo, en los contratos de trabajo, el puesto y el salario deben cumplir con la plantilla aprobada y el orden de empleo, etc.

Al verificar los libros de trabajo, es necesario verificar si todos los libros de trabajo están registrados en el libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y las inserciones en ellos. Las entradas en los libros de trabajo deben realizarse sobre la base de las órdenes pertinentes, no puede haber borrados, borrones. Todas las anotaciones deben ser duplicadas en el formulario de la tarjeta personal del empleado y certificadas con la firma del empleado. Guarde los libros de trabajo y los insertos en una caja fuerte a prueba de fuego.

Al verificar documentos sobre protección laboral, es necesario verificar las firmas de los empleados en la sesión informativa inicial y las sesiones informativas periódicas.

Los empleados deben estar familiarizados con la evaluación especial del trabajo, las condiciones de trabajo están incluidas en el contrato de trabajo (esta es una condición laboral obligatoria). Si se identifican factores nocivos en los lugares de trabajo, el informe indica garantías adicionales para los empleados que trabajan en dichos lugares, por ejemplo: licencia adicional, pago adicional por nocividad, jornada laboral reducida, etc. En este caso, es necesario comprobar si el empleador proporciona estas garantías.

Etapa 4: preparación de un informe de auditoría de recursos humanos

La legislación no establece la forma del informe sobre la auditoría de la documentación del personal. El informe se elabora de forma libre, desarrollado directamente por la organización que realiza la auditoría del personal. Debe reflejar datos sobre el estado actual de la gestión de registros de personal, sobre las deficiencias identificadas, sobre las medidas recomendadas para eliminarlas y establecer si se han logrado los objetivos de la auditoría.

Al compilar un informe, se tienen en cuenta los deseos del cliente, qué es exactamente lo que quiere ver en el informe, qué matices se pueden describir en general y cuáles en detalle. En el informe también se pueden indicar los artículos infringidos y artículos de sanciones con el monto de una posible multa.

¿Cuáles son los beneficios de auditar la documentación de recursos humanos para un empleador?

Como muestra la práctica, la gestión de registros de personal en las empresas a menudo recibe una atención insuficiente. La obligación de redactar documentos de personal a menudo se asigna a empleados que no son especialistas en este campo (secretario, contador, economista), y debido a la carga de trabajo en su función laboral principal, no siempre pueden prestar la debida atención a las cuestiones de personal.

La auditoría de la documentación del personal da un gran efecto positivo a la empresa. Después de que se lleva a cabo, queda claro para el jefe de la empresa en qué estado se encuentra la documentación del personal. ¿Están todos los documentos redactados de acuerdo con los últimos cambios adoptados en la legislación? Y qué documentos deben crearse o finalizarse. Esto aumenta la confianza de los empleados en la gestión.

A su vez, el jefe de la empresa recibe datos objetivos, en base a los cuales puede evaluar la efectividad del trabajo del servicio de personal interno, tomar medidas preventivas para evitar el cobro de multas por violación de las leyes laborales durante la próxima inspección.

Esto no solo ahorra dinero al propietario de la empresa, sino que también mantiene su reputación como empleador responsable.

Auditoría interna de personal

En el último año ha habido un gran interés en realizar auditorías periódicas de la documentación de su propio personal tanto de organismos gubernamentales así como empresas privadas es deseable pero todavía en Perú apenas yo voy escribiendo sobre el tema así que procuren saber a qué especialista contrata su organización para este hecho me preguntó estaremos preparados para asumir ese reto. Esto se debe a un número de factores. En primer lugar, la mayor atención del gobierno al ámbito de la documentación de las relaciones laborales entre empleadores y empleados. Las inspecciones programadas y no programadas de la Inspección de Trabajo del Estado se han vuelto comunes para muchos servicios de personal. En segundo lugar, el aumento de la alfabetización jurídica de los empleados y su deseo de defender sus propios derechos en los tribunales hace que los responsables de RRHH presten atención a mantener la documentación necesaria. Se sabe que los tribunales ante todo prestan atención al aspecto formal del caso, es decir, verifican cuidadosamente no solo el hecho de la existencia de documentos, sino también la exactitud de su contenido y ejecución. En tercer lugar, si la empresa cuenta con un buen y eficiente servicio de personal, operando dentro de la legalidad,

El concepto de auditoría interna del personal

La auditoría interna de personal es una actividad regulada por la normativa local y realizada dentro de la entidad auditada por una unidad especial (servicio de auditoría interna de personal) para una verificación objetiva e independiente del servicio de personal de la empresa.Es deseable no estoy seguro si habrá una normativa ya vigente para este hecho.

No es casualidad que esta definición se centre en dos puntos importantes: la independencia de los auditores internos y su objetividad. Parece fundamental que los auditores internos sean independientes del departamento de RRHH de la empresa y de su responsable que controlan. Solo así podrán expresar libremente su opinión.

De hecho, la independencia del servicio de auditoría interna de personal está determinada por el nivel de subordinación de éste en la empresa. Puede existir como departamento o departamento dentro del servicio de RRHH y reportar directamente al director de RRHH o tener el estatus de unidad independiente reportando directamente a la primera persona de la empresa. La independencia de los auditores internos no puede garantizarse en una situación en la que la unidad de auditoría interna de RR.HH. esté subordinada al jefe del departamento de RR.HH. (departamento de RR.HH., etc.).

Se entiende por objetividad la honestidad intelectual imparcial del auditor interno, su capacidad para defender su opinión, independientemente de la opinión de sus superiores, y la capacidad para evitar situaciones de conflicto. La objetividad del auditor interno no debe verse influenciada por sus prejuicios, ni por los de otras personas, ni por la presión de la administración.

El número de empleados en este servicio varía y depende en gran medida del tamaño de la empresa. En empresas pequeñas de hasta 100 personas, un especialista puede ser responsable de la auditoría interna del personal (en este caso, no se crea el servicio como tal). En empresas medianas de hasta 2.000 personas, de tres a cinco personas pueden estar involucradas en la auditoría interna. En grandes empresas con una extensa red de sucursales, puede haber hasta 10 personas en el servicio de auditoría de RRHH.por lo menos así es en países del primer mundo.

El propósito y los objetivos de la auditoría interna del personal

El objeto de la auditoría es una tarea específica, cuya solución se dirige a la actividad del auditor interno. El propósito de la auditoría interna del personal en cada caso es diferente. Depende del tamaño de la empresa, su estructura organizacional y puede cambiar dependiendo de los requerimientos de la gerencia. Cabe reconocer que en la gran mayoría de las empresas peruanas Las unidades internas de auditoría de recursos humanos deberían centrarse en atender las necesidades de la gestión de recursos humanos. En primer lugar, están subordinados al director de recursos humanos de la empresa, en segundo lugar, trabajan de acuerdo con el plan aprobado por él y, en tercer lugar, presentan la información recibida durante la auditoría directamente al jefe del servicio de personal. Este último, a su vez, a menudo percibe la auditoría interna como una auditoría destinada a determinar la idoneidad profesional de los oficiales de personal. Este enfoque plantea dudas razonables.

Parece que el objetivo de una auditoría interna de recursos humanos debería ser, en última instancia, mejorar el desempeño del departamento de recursos humanos y minimizar los posibles riesgos de la empresa asociados con la documentación incorrecta de recursos humanos. Monitorear los riesgos a los que puede estar expuesta una empresa en el proceso de someterse a una auditoría por parte de las autoridades gubernamentales y/o resolver los conflictos laborales emergentes con los empleados es uno de los aspectos más importantes de una auditoría interna de recursos humanos. El servicio de auditoría interna del personal debe esforzarse no solo por encontrar errores en los documentos ya creados, sino, ante todo, por prevenirlos. Para ello, deberá, entre otras cosas, prestar la asistencia necesaria a los oficiales de personal, asesorándolos en la etapa de elaboración y creación de la documentación de personal sobre las cuestiones que se les planteen.

En base al objetivo anterior, se pueden asignar al servicio de auditoría interna de personal las siguientes tareas:

1. Verificación y evaluación del cumplimiento de la legalidad por parte de los funcionarios de personal en la elaboración de la documentación del personal.

2. Evaluación del cumplimiento de las actuaciones de los funcionarios de personal con las normas y procedimientos establecidos.

3. Evaluación de la eficacia del trabajo del servicio de personal y del sistema de gestión de documentos de personal de la empresa.

5. Brindar la información necesaria a la administración y dueños de la empresa sobre temas de su interés.

Creación de un servicio de auditoría interna de personal,

definición de su estructura

Lo mejor es comenzar el proceso de creación de un servicio de auditoría interna del personal definiendo su propósito y objetivos. Es aconsejable ya en la primera etapa abordar seriamente la formalización de las actividades de este servicio y desarrollar un conjunto de documentos que regulen sus actividades:

Reglamento del servicio de auditoría interna del personal;

Descripciones de puestos de empleados de servicios;

Instrucciones sobre el procedimiento para realizar una auditoría interna de personal.

El Reglamento del Servicio de Auditoría Interna de RRHH es el documento más importante que regula el trabajo de esta unidad estructural. El reglamento se construye de acuerdo con los requisitos del Sistema Unificado de Documentación Organizativa y Administrativa e incluye los siguientes apartados:

1. Disposiciones generales.

Esta sección contiene una descripción general del servicio de auditoría interna del personal, su estructura, subordinación, una lista de documentos que guían a la unidad en sus actividades.

2. Metas y objetivos.

Esta sección contiene una lista de las principales metas y objetivos del servicio de auditoría interna de personal.

3. Funciones.

Las principales funciones de la unidad se derivan de las metas y objetivos establecidos en el apartado anterior del reglamento.

4. Derechos y obligaciones.

Este apartado contiene una relación de los derechos y obligaciones del servicio de auditoría interna del personal dentro de la empresa, necesarios para el buen desempeño de sus tareas y funciones. En el mismo apartado se indica la responsabilidad que recae tanto en la unidad en su conjunto como en su cabeza por el no uso de los derechos y el incumplimiento de las obligaciones.

5. Liderazgo.

En este apartado se da a conocer el procedimiento de nombramiento y cese del responsable del servicio de auditoría interna del personal, se establecen los requisitos sobre el nivel de su cualificación, se enumeran sus derechos y deberes , etc.

6. Relaciones.

Un apartado muy importante, que incluye una descripción detallada del proceso de interacción interna del servicio de auditoría interna de RRHH con otras áreas estructurales de la empresa, principalmente con el departamento de personal de la empresa y el departamento legal de la empresa: en qué temas, en qué casos y en qué orden se lleva a cabo esta interacción; si se espera la interacción de los empleados del servicio con organizaciones externas (por ejemplo, participación en inspecciones realizadas por la inspección del trabajo, etc.), este proceso también se describe en esta sección.

7. Organización del trabajo.

En esta sección se describen los puntos principales relativos a la organización de su trabajo. La misma sección debe contener información sobre cómo se reorganizará el servicio, en caso de ser necesario.

8. Disposiciones finales.

La sección determina el procedimiento para la entrada en vigor de la disposición, así como el procedimiento para realizar modificaciones y adiciones a la misma.

Las descripciones de trabajo de los empleados de servicio consisten en las siguientes secciones típicas:

1. Disposiciones generales.

Esta sección debe incluir la siguiente información:

Nombre completo del puesto, dado de acuerdo con la plantilla;

¿A quién le reporta el empleado?

El procedimiento de nombramiento para un puesto y despido del mismo (contratación y despido – para empleados ordinarios);

El procedimiento de sustitución en caso de ausencia temporal de un empleado (incluido el procedimiento de recepción y transferencia de casos);

Características de la organización del trabajo, si las hubiere (horario de trabajo irregular, horario flexible, etc.). Si esta información se especifica en el contrato de trabajo, este elemento puede estar ausente;

Lista de documentos normativos, metodológicos y otros que orientan al empleado que ocupa este cargo;

Requisitos de calificación (nivel de educación, experiencia laboral).

2. Funciones.

La sección contiene una lista de las principales actividades del empleado de acuerdo con las actividades del servicio de auditoría interna del personal.

3. Responsabilidades laborales.

En esta sección se detallan los tipos de trabajo que cumplen las funciones señaladas en la sección anterior; también se describe la naturaleza de las acciones realizadas (“organiza”, “proporciona”, “prepara”, “examina”, “gestiona”, etc.).

Este artículo fija las facultades de un empleado del servicio de auditoría interna del personal, velando por el cumplimiento de las funciones y deberes que se le asignen.

5. Responsabilidad.

6. Relaciones (conexiones por posición).

La sección describe cómo y con quién interactúa el empleado en todas las áreas de su actividad: de quién recibe información, en qué forma y en qué plazo; qué información, en qué forma, en qué marco de tiempo y a quién proporciona y otras cuestiones de las relaciones de información de un empleado con las divisiones estructurales y otros empleados de la empresa, así como (si es necesario) con organizaciones de terceros. Esta sección se puede organizar en forma tabular como la más visual.

La instrucción sobre el procedimiento para realizar una auditoría interna de recursos humanos describe en detalle la tecnología para realizar una auditoría interna (ver a continuación), y el apéndice proporciona muestras estándar de documentos de trabajo e informes de auditores internos.

La estructura del servicio de auditoría interna de RRHH depende en gran medida de la posición de la dirección de la empresa (o de la dirección del servicio de RRHH), es decir sobre qué tareas establece para esta unidad y qué tan correctamente entiende su papel en la empresa.

En la mayoría de las empresas, el servicio de auditoría interna de RRHH está centralizado, es decir, la división responsable de la auditoría del personal está ubicada en la oficina central de la empresa. La ventaja de tal estructura es la independencia de los empleados de servicio de los jefes de sucursales regionales y oficinas de representación de la empresa y sus departamentos de personal. Sin embargo, también es posible construir un servicio como una estructura descentralizada. En este caso, la unidad central se hace cargo del desarrollo de una tecnología de auditoría unificada y la capacitación en esta tecnología, y la auditoría en sí es realizada por auditores internos en el campo. Esta opción atrae con la capacidad de realizar rápidamente auditorías no programadas, pero esta estructura plantea serias dudas sobre la independencia y objetividad de los auditores locales.

Principales áreas de trabajo y planificación de la auditoría de personal

Las principales áreas de trabajo del servicio de auditoría interna de personal son las siguientes:

Verificar el cumplimiento de las actividades de los oficiales de personal con los requisitos de la legislación vigente ;

Evaluación de la integridad de la composición de la documentación del personal;

Evaluación del sistema de registro de la documentación del personal;

Evaluación del sistema de almacenamiento de la documentación del personal;

Evaluación del sistema de preparación de archivos para el almacenamiento de archivos;

Evaluación del software utilizado para crear la documentación del personal;

Auditoría de la normativa local;

Auditoría de contratos de trabajo y contratos de derecho civil con empleados;

Auditoría de acuerdos de responsabilidad;

Auditoría de descripciones de puestos;

Auditoría de órdenes sobre el personal;

Auditoría de documentación sobre protección laboral;

Auditoría del procedimiento de mantenimiento de libros de trabajo;

Otras áreas relevantes para la empresa (por ejemplo, auditoría de documentación para determinadas categorías de empleados, auditoría de documentación para formación y certificación de empleados, etc.).

En todas las áreas anteriores, el servicio de auditoría interna de personal puede realizar inspecciones tanto programadas como no programadas. Los controles programados son organizados por el jefe del servicio de acuerdo con el plan aprobado por el jefe superior. El plan de trabajo del servicio de auditoría interna de recursos humanos contiene una lista de temas para auditorías planificadas con una indicación del período para su implementación y se desarrolla durante un año. Las inspecciones no programadas se llevan a cabo en caso de cambio en el jefe del departamento de recursos humanos (o su sucursal regional) por iniciativa de la gerencia de la empresa o su director de recursos humanos, al recibir una señal sobre las acciones ilegales de los empleados de recursos humanos y / o violación de normas internas, instrucciones, reglamentos.

Tecnología de auditoría interna de personal

La organización de las auditorías internas es la siguiente:

1. El responsable del servicio de auditoría interna de RRHH aprueba el programa de auditoría. El programa determina el alcance de la auditoría, el período de auditoría, la composición del equipo de auditoría, el trabajo planificado y los procedimientos de auditoría que se llevarán a cabo durante la auditoría.

2. La dirección de la empresa emite una orden para realizar una auditoría interna del personal indicando el tema de la futura auditoría (ver ejemplo 1), que se pone en conocimiento del jefe del departamento de personal (y los jefes de sus divisiones regionales,). La dirección del servicio de personal, dentro del plazo especificado en la orden, está obligada a preparar y proporcionar a los auditores toda la documentación de personal necesaria, así como otra información que sea necesaria para la auditoría.

3. El equipo auditor analiza el contenido de los documentos presentados. Antes del inicio de la auditoría, todos los miembros del equipo de auditoría reciben listas de verificación especiales con preguntas de control que se están auditando. Y si es necesario, se reúnen con los empleados del servicio de personal, reciben las aclaraciones necesarias de ellos.

Registran esta información en documentos de trabajo, cuya forma está aprobada en las instrucciones sobre el procedimiento para realizar una auditoría interna del personal. Las infracciones e inconsistencias identificadas como resultado de la auditoría se registran en protocolos especiales de inconsistencias, que también registran posibles medidas para corregir y prevenir tales situaciones en el futuro.

Sobre la realización de una auditoría de personal

Con el fin de mejorar las actividades del departamento de personal y minimizar los posibles riesgos de Dosatech eirl(mi empresa) con el mantenimiento inadecuado de los registros de personal,

Ordeno:

1. Realizar una auditoría interna de personal sobre el tema “Ejecución de contratos de trabajo y contratos de derecho civil con empleados” del 7 al 15 de julio de 2022.

2. Designar a Gabriela Mamani, Jefe Adjunto del Servicio de Auditoría Interna de Recursos Humanos, como jefe del equipo de auditoría.

3. Incluir a los siguientes empleados en el equipo de auditoría:

ingeniero de seguridad de la información

Walter Huamani Reyna.

asesor legal María Díaz.

Javier Angel, especialista líder en gestión de documentos de recursos humanos

5. Imponer el control sobre la ejecución de esta orden al jefe del servicio de auditoría interna del personal Gabriela Mamani

Director General Lady Vasquez.

Familiarizado con la orden:

Walter Huamani Reyna.

María Díaz.

Javier Angel

4. Con base en los resultados de la auditoría, el equipo de auditoría elabora un informe en un plazo de 7 días que describe el estado de cosas, las áreas problemáticas identificadas y los posibles riesgos, además de contener recomendaciones para resolver estos problemas y minimizar los riesgos.

Antes de presentar el informe a la gerencia, el jefe del equipo de auditoría lo discute con los oficiales de personal auditados. El propósito de la discusión es asegurarse de que el contenido del informe sea comprensible para los empleados y estén listos para implementar las recomendaciones propuestas por los auditores o puedan justificar las razones de la imposibilidad de implementarlas.

5. El informe se presenta a la dirección de la empresa, que aprueba las recomendaciones de los auditores y toma decisiones que contribuyen a la implementación de estas recomendaciones.

Problemas típicos del servicio de auditoría interna

Hay una serie de problemas típicos a los que se enfrentan los auditores internos en el desempeño de sus actividades:

1. Presentación incompleta/extemporánea de información por parte de los auditados, su posición no constructiva en el proceso de auditoría interna.

Si los funcionarios de recursos humanos están seguros de que una auditoría interna de recursos humanos se lleva a cabo únicamente para encontrar errores en su trabajo, que la gerencia cuestiona su conocimiento y experiencia y que los resultados de la auditoría afectarán su estado en la empresa, tal reacción es inevitable. . Cualquier verificación, tanto externa como interna, está limitada por ciertos plazos. Entendiendo esto, los funcionarios de personal buscan complicar el trabajo de los auditores internos, implementan la estrategia de su bloqueo de información: por diversas razones y bajo diversos pretextos, no se les proporciona la documentación necesaria.

Por lo tanto, es necesario, en primer lugar, informar a los auditados sobre los objetivos de la auditoría, para centrarse en los beneficios que pueden traer las recomendaciones de los auditores internos para mejorar el trabajo del servicio de personal.

En segundo lugar, es de gran importancia que una empresa tenga una cultura corporativa que reconozca el “derecho a cometer errores” de los empleados, entendiendo que los errores son inevitables incluso en el trabajo de los mejores especialistas. Solo en este caso es posible garantizar la disposición de los empleados de recursos humanos para cooperar con los auditores internos.

En tercer lugar, en los documentos internos de la empresa que regulan el procedimiento para realizar una auditoría de personal, se debe fijar claramente la obligación de los empleados de los departamentos auditados de proporcionar a los auditores toda la información solicitada en su totalidad dentro del tiempo especificado en su solicitud. Por otro lado, estos documentos deben prever la obligación de los auditores internos de coordinar con los auditados los términos de su trabajo y el procedimiento de interacción durante la próxima auditoría.

2. Presupuesto de tiempo insuficiente para la auditoría.

La auditoría interna debe planificarse adecuadamente. Como regla general, el jefe del servicio de auditoría interna elabora un plan de auditorías para el próximo año, indicando el calendario de su realización por meses. Sin embargo, si hay solicitudes frecuentes de recursos humanos/administración de recursos humanos o situaciones que requieren revisiones no programadas, el tiempo asignado originalmente para una revisión programada puede variar significativamente. En este caso, es importante ser flexible en la elaboración y corrección de los planes de trabajo de las inspecciones, así como prever con antelación la reserva de tiempo necesaria en los mismos en caso de tales solicitudes.

3. Falta de preparación de los líderes individuales para percibir información sobre el verdadero estado de cosas.

Las primeras personas del servicio de recursos humanos/departamento de recursos humanos no siempre están listas para implementar las recomendaciones propuestas por los auditores y tomar decisiones basadas en los resultados de la auditoría. Por lo tanto, ya en la primera etapa de creación de un servicio de auditoría interna del personal, es necesario describir el procedimiento para implementar las recomendaciones de los auditores internos hechas por ellos en función de los resultados de la auditoría.

También es recomendable fijar en los documentos internos de la empresa la responsabilidad del jefe de la unidad auditada de analizar los resultados de la auditoría y tomar acciones correctivas/preventivas con base en el informe y las recomendaciones proporcionadas por los auditores internos.

4. Falta de independencia del servicio de auditoría del personal.

Como ya se mencionó, en la gran mayoría de las empresas peruanas, el servicio de auditoría interna de recursos humanos no debería estar subordinado al director de recursos humanos de la empresa, o incluso existe como una unidad estructural dentro del servicio de recursos humanos y reporta a su cabeza. Tal dependencia de los auditores internos de la gestión directa de los funcionarios de personal auditados afecta directamente a su objetividad: un auditor interno dependiente no podrá ser objetivo. Sí, y los oficiales de personal en este caso tienden a percibir a los auditores internos como representantes directos de su gerencia y no buscan construir relaciones de trabajo efectivas con ellos.

¿Quiénes son los auditores internos?

Un auditor interno es una persona que tiene la competencia para realizar una auditoría interna de personal y tiene la autoridad adecuada para realizar una auditoría.

A pesar de que todavía no se han creado activamente unidades de auditoría interna de recursos humanos en muchas empresas durante los últimos tres años, actualmente existe una escasez de especialistas altamente calificados capaces de trabajar de manera efectiva en dichos servicios.

Como regla general, cuando se crea un departamento / departamento de auditoría interna del personal en una empresa, se transfieren a él los empleados que anteriormente estaban involucrados en el mantenimiento de la gestión de documentos del personal en la empresa. La práctica, sin embargo, muestra que los especialistas que han “crecido” dentro de la empresa y están involucrados en sus problemas internos no siempre muestran la objetividad e imparcialidad adecuadas al evaluar el trabajo de sus antiguos colegas. Por otro lado, que es muy importante, están más enfocados en brindar a los antiguos compañeros la asistencia y el asesoramiento necesarios. Estos empleados también pueden ser bastante efectivos al realizar un procedimiento de auditoría de personal para una sucursal de la empresa (o su otra división regional).

Parece óptimo formar una división “mixta” de auditoría interna de personal, tanto de ex empleados del departamento de personal como atrayendo empleados del mercado, principalmente de firmas de consultoría o de abogados que brindan servicios de consultoría de personal.

Idealmente, el servicio de auditoría de recursos humanos debe incluir abogados, profesionales de recursos humanos y profesionales de seguridad de la información.

A continuación se incluye una relación aproximada de los requisitos formalizados de competencia y cualidades personales de un candidato al puesto de responsable del servicio de auditoría interna de RRHH de la empresa, así como de sus derechos y obligaciones.

Responsable del Servicio de Auditoría Interna de RRHH:

requisitos para el puesto y calificaciones del empleado

1. Requisitos demográficos:

Edad: hasta 55 años no excluyente;

Género Masculino Femenino.

2. Requisitos de educación:

Enseñanza superior, jurídica o en el ámbito de la gestión documental;

Es deseable una educación adicional en el campo de la gestión de personal y/o tecnología de la información.

3. Experiencia profesional:

Al menos 3 años de experiencia en el departamento de Recursos Humanos/HR de una empresa con una red de sucursales desarrollada, o experiencia similar en una consultoría o firma de abogados;

Experiencia en la creación / reorganización del sistema de gestión de documentos de recursos humanos en la empresa, experiencia en el desarrollo e implementación de una metodología de auditoría interna de recursos humanos;

Experiencia en liderazgo de equipos.

4. Conocimientos, destrezas y habilidades profesionales:

Excelente conocimiento de la legislación y normativa laboral en el campo del flujo de trabajo del personal, soporte documental para la gestión y protección de la información;

Usuario de PC con experiencia;

Conocimiento de los principales programas de personal especializado.

5. Cualidades personales:

Habilidades de comunicación, la capacidad de establecer contactos personales;

Objetividad y propósito;

Alta eficiencia;

Una responsabilidad;

Capacidad para trabajar con una gran cantidad de información;

Capacidad para defender con razón la propia opinión.

Realizar una auditoría interna del trabajo del servicio de personal y sus divisiones regionales;

Solicitar al jefe y empleados del departamento de personal la información y los documentos necesarios;

Participar en auditorías;

Ejercer control sobre la implementación de las acciones correctivas necesarias y la implementación de las recomendaciones hechas como resultado de la auditoría;

Evaluar los informes elaborados por los auditores internos con base en los resultados de las auditorías y decidir sobre las apelaciones contra las actuaciones de los auditores internos;

Participar en la elaboración de los documentos reglamentarios que regulen las actividades del servicio de auditoría interna del personal;

Participar en el análisis de las situaciones de disputa y conflicto que surjan en el curso de la operación de la empresa, incluidas las disputas con la Inspección Estatal del Trabajo;

Hacer propuestas a la dirección de la empresa sobre la mejora de las actividades del servicio de auditoría interna del personal.

7. Responsabilidades:

Planificar y organizar el trabajo del servicio de auditoría interna del personal;

Desarrollar una metodología para realizar auditorías internas del sistema de gestión de documentos de recursos humanos;

Formar grupos de trabajo para realizar auditorías;

Colaborar con la dirección de los departamentos auditados.

8. Responsabilidad:

Para la implementación del plan de auditoría interna del personal;

Para organizar y realizar inspecciones no programadas;

Por la confiabilidad y objetividad de la información contenida en los informes y recomendaciones del servicio;

Para la organización de controles sobre la implementación de las medidas correctivas necesarias y la implementación de las recomendaciones realizadas como resultado de la auditoría.

Estos requisitos pueden ser finalizados por el servicio de personal, teniendo en cuenta las características específicas de la empresa y la gama de tareas que enfrenta el servicio de auditoría interna de personal.

La legislación laboral peruana ha cambiado con frecuencia últimamente, y los auditores internos deben estar al tanto de todos los cambios que sean relevantes para las actividades de la empresa. Por ello, es necesario brindarles la posibilidad de un desarrollo profesional continuo. Es recomendable no solo encomendar al servicio de auditoría interna la función de realizar un seguimiento de todos los cambios, sino también obligar a sus empleados a llevar información sobre los mismos al departamento de personal de la empresa, para realizar actividades de formación para los mismos.

Debo acotar que para ser sincero espero vea este escrito algún funcionario del gobierno y vean las ventajas de que el Perú tenga digamos un nuevo enfoque en los recursos humanos que es la auditoría de los mismos y mejorar en la calidad de los mismos.

¿Auditoría de RRHH externa o interna?

La auditoría de recursos humanos se está convirtiendo en un servicio popular, dónde deberían participan las principales empresas de consultoría peruanas y occidentales. La auditoría de recursos humanos realizada por consultores externos le permite alejarse de las opiniones, hábitos y evaluaciones establecidas, lo ayuda a comparar el trabajo del departamento de recursos humanos de la empresa con el trabajo de servicios similares de empresas competidoras, y también recibe recomendaciones independientes para mejorar la eficiencia de el sistema de gestión de documentos de recursos humanos.

Por otro lado, los consultores externos no siempre tienen el tiempo suficiente para verificar la implementación de los procedimientos y estándares internos del departamento de recursos humanos de la empresa, y muchas veces no tienen la oportunidad de hacerlo. Una empresa de consultoría independiente no puede realizar un seguimiento constante del trabajo de los empleados responsables de la gestión de documentos de personal. Si bien una organización clara del trabajo del servicio de auditoría interna del personal le permite evitar muchos errores y violaciones en el proceso del servicio de personal de la empresa y prevenir algunos de ellos.

Verlista te ofrece la organización óptima del proceso de auditoría de RRHH en la empresa:

1. Creación de una unidad de auditoría interna de RRHH con la ayuda de consultores externos, quienes en una primera etapa asistirán en el desarrollo de la documentación reglamentaria y ayudarán en la selección de los especialistas necesarios, con base en las tareas específicas que enfrenta el servicio correspondiente.

2. En la segunda etapa, los empleados del servicio de auditoría interna de RR.HH., junto con consultores externos, identifican posibles riesgos y áreas problemáticas probables y desarrollan una metodología para realizar una auditoría interna de RR.HH. de la empresa.

3. En la tercera etapa, se probará la metodología desarrollada y, si es necesario, se realizará su corrección.

4. Si se opta por una estructura descentralizada para la construcción de un servicio de auditoría interna del personal, se capacitarán auditores regionales para trabajar con la tecnología adoptada.

5. Transcurrido el tiempo convenido, consultores externos evaluarán las actividades del servicio de auditoría interna del personal.

Así, habiendo creado una unidad de auditoría interna de recursos humanos con la ayuda de consultores externos y habiendo desarrollado una tecnología de verificación, la empresa podrá realizar posteriormente una auditoría de recursos humanos por su cuenta, involucrando a expertos externos solo en los casos en que la competencia profesional de los auditores internos puede que no sea suficiente.

Dependiendo de las metas y objetivos de la auditoría, ofrecemos a nuestros clientes 3 tipos de auditoría de personal.

1. Auditoría local

Se realiza una selección local de documentos de personal para identificar errores sistémicos en los registros de personal. De forma selectiva, para cumplir con los requisitos del Código Laboral del Perú, se analizan todos los documentos obligatorios que realmente existen con el empleador.

Esta auditoría le permite evaluar la situación general con la realización de la gestión de registros de personal (HRC) en la empresa. El informe sobre los resultados de la auditoría contiene una indicación de todas las violaciones identificadas de las violaciones identificadas con una indicación de las acciones necesarias para eliminarlas.

Por lo general, nuestros clientes eligen este tipo de auditoría cuando quieren asegurarse de que el enfoque general del mantenimiento de registros de recursos humanos en su empresa sea correcto y que el paquete de documentos necesarios esté completo y redactado correctamente.

2. Auditoría completa

Cada documento se analiza para identificar todos los posibles errores cometidos en la realización de KDP (gestión de registros de personal). Todos los documentos de personal existentes en la empresa se analizan en su totalidad. Todos los documentos de personal para cada empleado se verifican para verificar el cumplimiento entre sí. Se desarrollan recomendaciones individuales para corregir los errores cometidos.

Esta auditoría le permite dar una evaluación completa de la calidad de la realización de KDP en la empresa y eliminar todos los errores existentes. El informe sobre los resultados de la auditoría contiene una indicación de todas las violaciones identificadas de las violaciones identificadas con una indicación de las acciones necesarias para eliminarlas.

Normalmente, nuestros clientes eligen este tipo de auditoría cuando quieren estar seguros de que están completamente preparados para cualquier auditoría por parte de los organismos de inspección y que no habrá problemas y dificultades a la hora de solicitar cualquier documento durante la auditoría.

3. Auditoría del sistema

Se verifica toda la documentación del personal (“auditoría completa”) + análisis del sistema de flujo de documentos del personal, identificación de áreas problemáticas del sistema.

Esta auditoría le permite dar una mirada sistemática a la gestión de registros de personal en la Compañía. El informe sobre los resultados de la auditoría contiene no solo recomendaciones para eliminar todas las violaciones detectadas, sino recomendaciones para el cambio óptimo en el sistema de trabajo en el campo de KDP (gestión de registros de personal).

Nuestros clientes que eligen este tipo de auditoría quieren no solo estar seguros de la corrección y corrección del KDP, sino también de la optimización y eficiencia de la logística de gestión de registros de personal en la empresa.

El costo de la auditoría de recursos humanos

Una auditoría es un procedimiento para una evaluación independiente de las actividades de una organización, sistema, proceso, proyecto o producto con el fin de identificar riesgos y situaciones de conflicto. La auditoría puede ser interna, cuando es realizada por la propia organización, y externa, cuando se involucran por contrato terceros especialistas para evaluar actividades en un área particular de la empresa. Muy a menudo, el término “auditoría” se utiliza en relación con la verificación 

de los estados financieros de las empresas, pero existen otros tipos, por ejemplo, la auditoría del personal. Muchos han escuchado esta frase, pero no saben cuál es la esencia de este procedimiento. Hoy hablaremos específicamente sobre la auditoría de la documentación del personal, le diremos por qué se necesita, cuándo y por quién se lleva a cabo.

¿Por qué necesitas una auditoría de RRHH?

Digamos de inmediato que una auditoría de personal es un evento opcional y no se realiza con mucha frecuencia. Sin embargo, creemos que tal procedimiento debe llevarse a cabo para:

— preparación para un control de inspección del cumplimiento de los requisitos de la legislación laboral, de archivo, de pensiones, migratoria, etc.;

– evaluación de los riesgos asociados con una situación particular (riesgos que pueden surgir durante una inspección por parte de las autoridades reguladoras, al considerar un conflicto laboral en los tribunales, durante el control sindical, etc.);

– mejora de la profesionalidad de los especialistas en RRHH (formación sobre las infracciones cometidas);

– evaluación de la profesionalidad de los empleados del departamento de recursos humanos;

– desarrollo de un plan de acción para corregir las violaciones cometidas;

— optimizar el trabajo del servicio de personal (minimización de costos, creación de un sistema de rendición de cuentas, recompensas, etc.).

Además, la auditoría ayudará a evaluar y analizar el estado de los documentos de personal al transferir documentos durante la reorganización, el cambio de administración (incluido el liderazgo del departamento de personal), el despido (contratación) de empleados del departamento de personal (personal).

¿Hacerlo por su cuenta o subcontratar?

Reiteramos que puede realizar una auditoría de personal por su cuenta, o puede utilizar los servicios de empresas de terceros, ya que hay un número suficiente de ellos y hay mucho para elegir ( en el Perú todavía no). Al mismo tiempo, una auditoría de personal es un asunto de mucha responsabilidad, porque está directamente relacionado con los documentos confidenciales de la empresa.

Si planea seleccionar un auditor externo, es importante que el servicio sea brindado por especialistas calificados que tengan más de un año trabajando en este campo. Pregunte con qué frecuencia la empresa de auditoría brinda servicios para verificar la gestión de registros de personal, si hay organizaciones entre sus clientes que son similares a la suya en términos de actividad. Recuerde que los servicios de una firma de consultoría de renombre que ofrece auditorías de recursos humanos y emplea a profesionales no pueden ser baratos.

El éxito de una auditoría de recursos humanos por parte de una organización externa también depende de cómo la empresa esté preparada para interactuar con los auditores. Por lo tanto, la mayoría de las veces, antes del inicio de la auditoría, se crea un grupo de trabajo compuesto por representantes de la empresa invitada a realizar la auditoría y representantes de la empresa cliente. La composición y el número de auditores invitados están determinados en gran medida por el momento y el alcance del próximo trabajo, pero definitivamente se requiere la participación de abogados y especialistas en el campo del soporte de documentación.

Si no desea involucrar a especialistas externos y no hay fondos para esto, es posible realizar una auditoría de personal por su cuenta. Sin embargo, habiendo establecido la tarea adecuada para los empleados del servicio de personal de la institución, debe recordarse que no siempre están listos para dar una evaluación objetiva de la situación actual, ya que en realidad verificarán su trabajo. Además, los miembros del personal pueden “hacer la vista gorda” ante algunos errores, ya que tendrán que corregirlos.

Creemos que si, no obstante, se opta por la auditoría interna, lo mejor es crear una pequeña unidad estructural de esta o una comisión, que necesariamente debe incluir un especialista que entienda de legislación laboral y manejo de registros de personal, pero no depender de aquellas personas cuyo trabajo controlará, por ejemplo, un abogado.

Marco normativo para el control de la documentación del personal

Para empezar, nombraremos las principales normas que se deben seguir a la hora de comprobar la documentación del personal. Los principales son:

Bueno acá estoy corto además sabiendo de las leyes laborales no puedo precisar si la legislación vigente en el país estará preparado para este fin.

– Código de Trabajo.

Además, existe un número suficiente de normas departamentales que regulan el trabajo de oficina, el procedimiento para la realización de expedientes personales, o regulan otros aspectos de las relaciones laborales. Estos actos también deben estudiarse y aplicarse al inspeccionar la documentación del personal.

¿Qué estamos revisando?

No consideraremos cómo una organización de consultoría realiza una auditoría sobre la base de un contrato de derecho civil, sino que nos centraremos en la auditoría interna. El orden en que se lleva a cabo depende de los objetivos. Puede verificar todas las áreas de referencia y ejecución de documentos de personal, o solo puede verificar un área, por ejemplo, contratos de trabajo. En todo caso, el primer paso hacia el inicio de la auditoría será la emisión de una orden para realizar una auditoría, mediante la cual se nombre un inspector o se cree una comisión de auditoría. En el pedido, puede especificar el asunto del cheque.

Aquí hay un pedido de ejemplo.

Institución educativa presupuestaria municipal

“Escuela secundaria N 72”

Anexo N 42

sobre la realización de una auditoría de personal

Para mejorar el trabajo del departamento de recursos humanos y minimizar los riesgos asociados con el mantenimiento inadecuado de los registros de personal,

Ordeno:

1. Realizar una auditoría interna de personal en el tema “Registro de empleo y disposición de vacaciones anuales pagadas” del 12 de mayo al 10 de junio de 2022.

2. Designar Sara. Fuentes, Director Adjunto de Trabajo Educativo, como Presidenta de la Comisión de Auditoría.

3. Incluir en la comisión:

– Subdirector de Trabajo Administrativo y Económico Manuel Villegas;

– profesor de lengua y literatura Luis Jiménez

— asesora legal Jennifer López

4. Presentar un informe sobre la inspección realizada antes del 12/06/2012.

5. El control de la ejecución de esta orden se confiará al Director Adjunto para el trabajo educativo Sara Fuentes

Director Sandro Reddington

Familiarizado con la orden:

 Manuel Villegas 16/05/2012,

 Luis Jiménez. 16.05.2012,

 Jennifer López 16.05.2012,

 Sara Fuentes. 16/05/2012,

Si se determina el tema de la auditoría, el jefe del departamento de personal solo puede preparar los documentos necesarios. Si la auditoría se lleva a cabo al cambiar el liderazgo del servicio de personal o al transferir casos de un especialista a otro, es necesario determinar la lista de documentos que se inspeccionarán.

Recuerde que existe una lista de documentos obligatorios que debe tener cualquier organización, independientemente de su forma jurídica y forma de propiedad. Estos documentos incluyen:

1. Dotación de personal. Digamos de inmediato que solo hay una mención de este documento en el Código del Trabajo , pero no hay ninguna indicación de la obligación de redactarlo. -3. Tenga en cuenta que las autoridades reguladoras, ya sea la inspección estatal del trabajo, la oficina del fiscal o las autoridades fiscales, casi siempre lo solicitan: la estructura de la institución, el fondo de salarios, las asignaciones y los pagos adicionales a los empleados están claros en el cronograma.

2. Calendario de vacaciones. La obligatoriedad de este documento no está en duda, ya que la ley laboral es clara eso creo y establece explícitamente que las vacaciones anuales pagadas se otorgan a los empleados de acuerdo con el programa de vacaciones aprobado por el empleador, teniendo en cuenta la opinión del órgano representativo de los empleados, al menos dos semanas antes del inicio de la jornada laboral. el año Nuevo.

4. Asuntos personales. La obligación de mantenerlos se establece para determinadas categorías de empleados, entre los que se encuentran los funcionarios estatales, los empleados municipales, los funcionarios de aduanas, etc.

El procedimiento para mantener los archivos personales de los funcionarios estatales debe estar en algún artículo del trabajo y mantenimiento su archivo personal”. 

¡Nota! Verificar si se ha designado al responsable de llevar los libros de trabajo, si están todos registrados en el libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo y encartes a los mismos. Además, mire las entradas en los libros de trabajo: deben realizarse sobre la base de pedidos.

7. Contratos de trabajo o de servicios. Un contrato de trabajo es un acuerdo entre un empleador y un empleado, según el cual el empleador se compromete a proporcionar al empleado trabajo de acuerdo con la función laboral estipulada, garantizar las condiciones de trabajo, pagar los salarios en forma oportuna y completa, y el empleado se compromete realizar personalmente la función laboral determinada por este convenio, cumplir con las normas del reglamento interno de trabajo del empleador.

8. Pedidos de personal:

– sobre el empleo

– por transferencia a otro trabajo

– en la concesión de la licencia

– sobre el envío en un viaje de negocios

– sobre promoción

– sobre la terminación (terminación) del contrato de trabajo

Estos formularios unificados deben ser aplicados por todas las organizaciones que operan en el territorio peruano independientemente de la forma de propiedad

Al verificar estas órdenes, es necesario asegurarse de que haya documentos, los motivos para su publicación. Muy a menudo están ausentes: hay un enlace en el pedido a un acuerdo, declaración u otro documento, pero no lo está en sí mismo. Esta es una violación.

9. Pedidos para la actividad principal. Es necesario verificar la presencia de firmas del jefe, visas de aprobación. Recuerde que dichas órdenes deben mantenerse separadas de las órdenes para el personal.

Tenga en cuenta que es necesario no solo verificar la disponibilidad de estos documentos, sino también prestar atención a cómo se redactan. Por ejemplo, de acuerdo con los requisitos del el Código Laboral en Perú un contrato de trabajo se celebra por escrito, redactado en dos copias, cada una de las cuales está firmada por las partes. Una copia se entrega al empleado, la otra se la queda el empleador. La recepción de una copia del contrato de trabajo por parte del empleado debe ser confirmada por su firma en la copia que conserva el empleador. el Código Laboral peruano define las condiciones que deben incluirse en el texto del contrato de trabajo.

Pero con un contrato de servicio, todo es diferente. Además del hecho de que la ley determina su contenido. Por lo tanto, verifique que los contratos cumplan con los requisitos de la ley, no solo en el contenido, sino también en la forma. Y en cuanto al contenido, señalamos que, por ejemplo, el objeto más importante de verificación de las órdenes de despido será la indicación en las mismas del motivo y causales del despido. deben indicarse en estricta conformidad con la redacción del Código Laboral peruano u otra ley federal y con referencia al artículo relevante, parte del artículo, párrafo del artículo. Al verificar el contenido de los contratos de trabajo, céntrese en la presencia de condiciones que, en virtud del art.

Reglamentos locales, libros, registros

Comencemos con el hecho de que sobre la base del Código Laboral en Perú, los empleadores, con la excepción de los empleadores, personas que no son empresarios individuales, adoptan regulaciones locales que contienen normas de derecho laboral, dentro de su competencia de conformidad con la legislación laboral y otros actos legales reglamentarios que contienen normas de derecho laboral. , convenios colectivos, convenios. Las disposiciones de tales actos no deben empeorar la situación del trabajador en comparación con lo establecido por la legislación laboral.

Los siguientes documentos también deben ser revisados.

1. Reglamento interno de trabajo. Según el Código Laboral en Perú, este documento regula el procedimiento para contratar y despedir empleados, los derechos básicos, obligaciones y responsabilidades de las partes de un contrato de trabajo, las horas de trabajo, los períodos de descanso, los incentivos y las sanciones aplicadas a los empleados, así como otras cuestiones de regulación de las relaciones laborales con este empleador.

2. Instrucciones para la protección laboral. Suelen consistir en requisitos de protección laboral antes del inicio del trabajo, durante el mismo y al finalizarlo, y también contienen un procedimiento de emergencia . Estas instrucciones se desarrollan con base en el cargo del trabajador, su profesión o el tipo de trabajo que desempeña, sobre la base de una instrucción estándar intersectorial o sectorial sobre protección laboral, normas intersectoriales o sectoriales sobre protección laboral, requisitos de seguridad establecidos en el documentación operativa y de reparación de los fabricantes de equipos, documentación tecnológica de la organización, teniendo en cuenta las condiciones específicas de producción sobre la base de recomendaciones metodológicas.

3. Reglamento sobre el almacenamiento y protección de datos personales de los empleados (u otro documento que establezca el procedimiento para su almacenamiento y uso). La preparación de este acto local es obligatorio.

4. Reglamento sobre remuneraciones u otro acto normativo local que regule el sistema de remuneración en la institución y bonos a los empleados. Esta disposición es obligatoria según el Código Laboral en Perú: sistemas salariales, incluido el tamaño de las tasas arancelarias, salarios (salarios oficiales), pagos adicionales y asignaciones de carácter compensatorio, incluido el trabajo en condiciones que se desvían de lo normal, sistemas de pagos adicionales y las bonificaciones de carácter incentivador y los sistemas de bonificación, se establecen mediante convenios colectivos, convenios, reglamentos locales de conformidad con la legislación laboral y demás actos jurídicos reglamentarios que contengan normas de derecho laboral.

Además de los mencionados, existen otros documentos necesarios que son obligatorios para algunas organizaciones debido a las especificidades de sus actividades, por ejemplo, un horario de turnos, una lista de puestos con horarios de trabajo irregulares, acuerdos de responsabilidad individual plena, reglamentos en materia comercial. u otros secretos protegidos por la ley.

Si la institución ha desarrollado otras normas locales que rijan algún ámbito de las relaciones laborales, recomendamos revisarlas en busca de condiciones que empeoren la posición del trabajador frente a la legislación laboral establecida, y con fuerza de ley (ya sea la opinión del órgano de representación de los trabajadores se tiene en cuenta, se aprueba si el documento es del titular de la institución, si los empleados conocen el acto, etc.). Puede ser:

– acuerdo colectivo;

— convenio de responsabilidad colectiva;

— reglamento sobre la adaptación de los trabajadores;

– reglamento sobre el procedimiento de superación del período de prueba;

– Reglamento sobre la certificación de los empleados.

Le recomendamos que preste especial atención a la comprobación de las descripciones de puestos. Por un lado, no son obligatorios, por otro lado, sobre la base del Código Laboral en Perú, un requisito previo para un contrato de trabajo es una función laboral, y se prescribe en un contrato de trabajo o, para no cargarlo, en una descripción del trabajo . Por lo tanto, a veces las instrucciones son simplemente necesarias.

Además de los diarios obligatorios antes mencionados, la institución podrá llevar otros diarios para sistematizar la información de los registros del personal, tales como:

– registros de contratos de trabajo, órdenes de personal, expedientes personales, hojas de invalidez;

— diario de familiarización con las reglamentaciones locales;

— Diario de emisión de títulos de viaje,aa certificados.

Al revisar diarios y libros de contabilidad, preste atención a su diseño. Todas las hojas de las revistas deben estar numeradas, las propias revistas deben estar atadas, selladas con un sello de cera o selladas y certificadas por el jefe de la organización. No se permiten correcciones en los registros. También es necesario asegurarse de que todas las columnas estén llenas en el libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y las inserciones, no hay correcciones en él, este libro está atado y sellado.eso creo.

Nota. El análisis del sistema de registro y sistematización de documentos es muy importante, ya que brinda información sobre cómo está organizado el sistema de almacenamiento de documentos en la institución.

Auditoría de software

Actualmente, la mayoría de las instituciones mantienen registros de personal utilizando productos de software especializados, lo que significa que también deberán verificarse.Me se cuánto haya avanzado el Perú en esto.

Al inspeccionar, asegúrese de verificar si el programa brinda la capacidad de mantener registros de personal de acuerdo con los requisitos de la legislación vigente (es posible que los desarrolladores del producto de software hayan “perdido” ciertos detalles necesarios), si todas las formas unificadas están contenidos en el programa, con qué frecuencia se actualiza, si todas las formas de documentos pertinentes.

El siguiente aspecto importante que debe verificarse es el orden de acceso al software y (o) la documentación de personal creada. Al mismo tiempo, es necesario averiguar cuál de los empleados de la empresa está asociado con el procesamiento de datos personales y asegurarse de que el sistema excluya la posibilidad de acceso a formularios electrónicos de documentos por parte de aquellos empleados cuyas funciones oficiales no incluyen trabajando con tales datos.

Una auditoría del software para el trabajo del departamento de personal determinará los posibles canales de acceso no autorizado o pérdida de información del personal, así como también evaluará la idoneidad del uso de un producto de software en particular.

Entonces, durante la auditoría de la documentación del personal, se verifica la presencia de documentos obligatorios, la corrección de la ejecución, así como el cumplimiento del contenido de los documentos con los requisitos de la ley.

Es mejor documentar el proceso de auditoría en sí, para que luego, al compilar el informe final, no olvide nada importante.

Resultados de la auditoría de documentos de recursos humanos

La última etapa de la verificación de documentos será la preparación de un informe que describa el estado actual de las cosas, indique las áreas problemáticas y los posibles riesgos. Además, el informe generalmente brinda recomendaciones sobre cómo eliminar las violaciones identificadas de las leyes laborales y las deficiencias, y también informa sobre el posible castigo si las violaciones no se eliminan.

En el caso de una auditoría de la documentación del personal al cambiar el liderazgo del servicio de personal o un especialista en gestión de registros de personal, también es necesario redactar un acto de aceptación y transferencia de casos, cuyo anexo será una lista de libros de obra (indicando el nombre completo del propietario, serie y número del libro de obra y liners (si los hubiere)).

En conclusión, observamos que durante la auditoría periódica de la documentación del personal, el empleador tiene la oportunidad de evitar sanciones de las autoridades reguladoras: multas, suspensión de la organización, responsabilidad penal. Además, si la auditoría se realiza por sí sola, los trabajadores del personal tienen la oportunidad de mejorar su nivel profesional detectando y corrigiendo sus propios errores.

Y recuerde, el mantenimiento correcto de los registros de personal es la clave para la resolución exitosa de conflictos con los empleados y las autoridades reguladoras.

Buena cacería

Atentamente verlista.com

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima Perú 🇦🇹

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