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Auditoría de RRHH: beneficios, tipos, procedimiento

En los últimos años, se han introducido muchas normas y aclaraciones nuevas en el Código Laboral de la Federación Rusa. Las principales aclaraciones se referían a la realización de medidas de control para cumplir con la legislación laboral. Por regla general, estas actividades incluyen el análisis de la documentación del personal.

Cncepto y tipos de auditoría de personal.

Una auditoría de personal de una organización es una verificación de la documentación de una empresa relacionada con los registros de personal para identificar inconsistencias en la misma. Se verifica la presencia de documentos de personal y su examen.

Puede surgir la pregunta: “¿Cómo se comparan la consultoría y la auditoría de recursos humanos?”. 

Parece que tanto esto como aquello son asistencia al servicio de personal en la resolución de cuestiones relacionadas con la aplicación de la legislación laboral. Pero la consulta de personal de la organización, a diferencia de la auditoría de documentos de personal, por regla general, no implica verificar la documentación existente. En esencia, la consultoría de recursos humanos se trata de responder preguntas sobre temas relevantes. La auditoría de recursos humanos no reemplaza la consultoría de recursos humanos. A menudo, incluso lo contrario. Además del servicio de auditoría de RRHH, existe un servicio de consultoría de RRHH.

La documentación del personal se puede consultar en su totalidad o de forma selectiva.

Una auditoría completa  es una verificación de todos los documentos del personal y en su totalidad. El resultado de tal verificación es: la identificación de todas las violaciones e inexactitudes y recomendaciones detalladas para su eliminación.

Una auditoría selectiva  es una verificación de documentos de personal de una zona de alto riesgo y documentos en los que ocurren violaciones con mayor frecuencia. Tal verificación da una idea general del estado de los registros de personal y ayuda a identificar las áreas de riesgo a las que se debe prestar más atención cuando se mantienen registros de personal. Los segmentos de alto riesgo, por ejemplo, incluyen: formalización de relaciones laborales con ciudadanos extranjeros, celebración de acuerdos de responsabilidad, ejecución de documentos de protección laboral, procedimientos para liquidaciones con empleados, etc.

La auditoría de la documentación del personal puede ser organizada por los propios recursos de la organización (auditoría interna) o con la ayuda de una organización de terceros (externa).

La auditoría interna suele ser relevante para organizaciones pequeñas en las que el volumen de documentación del personal no es grande. Dicha auditoría puede ser realizada por un empleado de la empresa que esté bien versado en la legislación laboral y que tenga la habilidad de redactar documentos de personal. Podría ser un abogado o un gerente de recursos humanos.

Con base en los resultados de la auditoría interna, no se puede emitir ningún informe y las violaciones identificadas se corrigen en el modo de trabajo.aunqye debo precisar que el amiguismo en el Perú está muy arraigado y es preferible que el propio gerente lideré tal actividad.

Una auditoría externa implica la invitación de empresas externas que se especializan en dichas auditorías. Los artistas intérpretes o ejecutantes no están obligados a tener ninguna licencia (como, por ejemplo, se requiere para una auditoría obligatoria). Con tal auditoría, habrá una vista externa de la documentación del personal, lo cual es importante. Los inspectores levantarán un informe sobre las infracciones detectadas. Darán una valoración de las infracciones (la cantidad de sanciones), así como recomendaciones para eliminar las infracciones y prevenirlas en el futuro.

¿En qué casos se recomienda realizar una auditoría de los documentos del personal?

La legislación no fija el procedimiento, plazos y necesidad para realizar una auditoría de gestión de registros de personal. Por lo tanto, puede llevarse a cabo en cualquier momento en que sea necesario evaluar el grado de cumplimiento del estado existente de la documentación del personal con los estándares requeridos. Sin embargo, hay casos en los que es deseable realizar una auditoría para eliminar en el futuro preguntas sobre la responsabilidad por errores cometidos, para evitar responsabilidades.

Por ejemplo, es recomendable realizar una auditoría de personal:

al cambiar el oficial de personal responsable de la conducción de la gestión de registros de personal;

si los casos de quejas de los empleados se han vuelto más frecuentes, por despido, baja, etc.

si los trabajadores amenazan con presentar una queja ante la inspección del trabajo (especialmente los trabajadores despedidos);

al cambiar el jefe de la organización;

en caso de despido masivo de trabajadores;

al cambiar la legislación que regula el procedimiento para mantener registros de personal;

si la organización está programada para inspección por parte de la inspección laboral estatal;

en algunos otros casos.

Etapas de la auditoria de personal

Una auditoría de la documentación del personal generalmente se lleva a cabo en la oficina del cliente. Cuando se analizan documentos de verificación relacionados con datos personales, muchos documentos deben almacenarse en cajas fuertes especiales (casos), por ejemplo, libros de trabajo. Por lo tanto, si el cliente desea realizar una auditoría fuera de su territorio, será difícil proporcionar los originales de la documentación del personal para su verificación.

Etapa 1: organizacional

Durante este paso necesitas:

averiguar con qué propósito el cliente necesita verificar los documentos del personal (control interno o preparación para la verificación);

determinar el momento de la auditoría. Dependen principalmente del número de empleados, así como del tipo de actividad. Los plazos pueden variar desde unos pocos días hasta varios meses;

emitir una orden para realizar una auditoría de la documentación del personal.

Etapa 2: aprobación de la lista de documentos a verificar

La ley no establece una lista única de documentos que deben estar en cada organización. Varios actos jurídicos contienen referencias a la necesidad de mantener ciertos diarios, órdenes y otros documentos. Dependiendo de la industria a la que pertenezca la empresa, es necesario elaborar una lista de documentos que, de acuerdo con los actos legales, deben estar en la organización.

Los documentos obligatorios incluyen:

plantilla de personal

contratos de trabajo y contratos de responsabilidad;

órdenes (instrucciones) sobre contratación, transferencia a otro trabajo, concesión de vacaciones, terminación de un contrato de trabajo y otras órdenes de personal;

programa de vacaciones;

notificación a los empleados sobre la hora de inicio de las vacaciones;

horarios de turnos (en caso de trabajo por turnos);

hoja de tiempo;

reglamento interno de trabajo

reglamento sobre protección de datos personales del trabajador y recibos para el tratamiento de datos personales;

libros de trabajo cuando se llevan en papel;

libro de contabilidad para el movimiento de libros de trabajo

libro de ingresos y gastos para la contabilidad de formas de libros de trabajo

descripciones de trabajo;

normativa local (regulación sobre remuneración, regulación sobre bonificaciones, regulación sobre viajes de negocios, etc.);

leyes locales sobre protección laboral (instrucción sobre protección laboral, registro de registro de información introductoria

los resultados de una evaluación especial de las condiciones de trabajo

Esta no es una lista completa de los documentos de personal requeridos. Es posible llevar registros de asuntos personales, vacaciones, envío de viajes de negocios, registro de certificados de discapacidad, emisión de certificados, verificación del estado de registros militares, aprobación de exámenes médicos obligatorios por parte de los empleados, etc.

Etapa 3: verificación y análisis de documentos

Para empezar, se comprueba la disponibilidad de documentos de personal. Luego, los documentos presentados se analizan en términos de requisitos legales. Todos los documentos deben verificarse para detectar la presencia de firmas de una persona autorizada, visas de aprobación, números de registro, marcas de empleados al familiarizarse con la orden, marcas de ejecución.

Se presta mucha atención a la interconexión de documentos, por ejemplo, en los contratos de trabajo, el puesto y el salario deben cumplir con la plantilla aprobada y el orden de empleo, etc.

Al verificar documentos sobre protección laboral, es necesario verificar las firmas de los empleados en la sesión informativa inicial y las sesiones informativas periódicas.

Los empleados deben estar familiarizados con la evaluación especial del trabajo, las condiciones de trabajo están incluidas en el contrato de trabajo (esta es una condición laboral obligatoria). Si se identifican factores nocivos en los lugares de trabajo, el informe indica garantías adicionales para los empleados que trabajan en dichos lugares, por ejemplo: licencia adicional, pago adicional por nocividad, jornada laboral reducida, etc. En este caso, es necesario comprobar si el empleador proporciona estas garantías.

Etapa 4: preparación de un informe de auditoría de recursos humanos

La legislación no establece la forma del informe sobre la auditoría de la documentación del personal eso creo por lo menos. El informe se elabora de forma libre, desarrollado directamente por la organización que realiza la auditoría del personal. Debe reflejar datos sobre el estado actual de la gestión de registros de personal, sobre las deficiencias identificadas, sobre las medidas recomendadas para eliminarlas y establecer si se han logrado los objetivos de la auditoría.

Al compilar un informe, se tienen en cuenta los deseos del cliente, qué es exactamente lo que quiere ver en el informe, qué matices se pueden describir en general y cuáles en detalle. En el informe también se pueden indicar los artículos infringidos y artículos de sanciones con el monto de una posible multa.

¿Cuáles son los beneficios de auditar los registros de recursos humanos para un empleador?

Como muestra la práctica, la gestión de registros de personal en las empresas a menudo recibe una atención insuficiente. La obligación de redactar documentos de personal a menudo se asigna a empleados que no son especialistas en este campo (secretario, contador, economista), y debido a la carga de trabajo en su función laboral principal, no siempre pueden prestar la debida atención a las cuestiones de personal asimismo evitar que un empleado este en una posición inadecuado o que le queda muy grande la posición Dada.

La auditoría de la documentación del personal da un gran efecto positivo a la empresa. Después de que se lleva a cabo, queda claro para el jefe de la empresa en qué estado se encuentra la documentación del personal. ¿Están todos los documentos redactados de acuerdo con los últimos cambios adoptados en la legislación? Y qué documentos deben crearse o finalizarse. Esto aumenta la confianza de los empleados en la gestión.

A su vez, el jefe de la empresa recibe datos objetivos, en base a los cuales puede evaluar la efectividad del trabajo del servicio de personal interno, tomar medidas preventivas para evitar el cobro de multas por violación de las leyes laborales durante la próxima inspección.

Esto no solo ahorra dinero al propietario de la empresa, sino que también mantiene su reputación como empleador responsable.

Atentamente verlista.com

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Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima- Perú 🇵🇪

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