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auditoría de recursos humanos

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Aprenda a minimizar el riesgo de ser demandado o multado por no cumplir con las leyes laborales. Realice una auditoría interna de los registros de recursos humanos para poner las cosas en orden y evitar reclamos del mintra.

¿Qué es una auditoría de personal de una organización?

La auditoría de recursos humanos es la verificación de documentos individuales y del sistema de gestión de registros de recursos humanos en su conjunto. Qué sucede durante la auditoría: los expertos evalúan la eficacia del departamento de recursos humanos, encuentran deficiencias y riesgos que pueden afectar negativamente a la empresa. Las quejas, demandas y visitas de inspección no programadas no son infrecuentes en estos días. ¡Pero un enfoque competente para la organización de los registros de personal y el hábito de mantener todos los documentos en perfecto orden ayuda a evitar problemas y cumplir con cualquier control completamente armado!

¿Con qué frecuencia se deben realizar las auditorías de recursos humanos?

La auditoría regular de los registros de recursos humanos minimiza el riesgo de multas por violación de las leyes laborales. El propio empleador decide si la empresa necesita una auditoría de personal del personal, según las circunstancias.

Las auditorías de recursos humanos más comunes son:

Al cambiar el responsable de la empresa o especialista en RRHH.

En el proceso de preparación para una inspección programada o cuando existe la amenaza de una inspección no programada. Por ejemplo, tras un despido conflictivo o retraso salarial.

Después de las modificaciones de los actos legislativos .

La auditoría de recursos humanos se puede confiar a especialistas externos. Los empleados de una empresa especializada se harán cargo de la organización del procedimiento desde la primera hasta la última etapa, elaborarán un informe detallado sobre los errores y violaciones encontrados en base a sus resultados y desarrollarán recomendaciones para su eliminación. Pero los servicios de expertos altamente calificados no son baratos, por lo que muchos empleadores prefieren realizar una auditoría de personal por su cuenta.

Paso 1. Emitir una orden de inspección . 

El documento se redacta en cualquier forma, no existe una forma unificada. En la parte administrativa de la orden, escriba el propósito de la auditoría, a quién se le encomienda la verificación de documentos y cuáles son sus términos. El responsable puede ser uno o varios empleados.

Paso 2. Verifique los documentos de recursos humanos obligatorios .

 La ausencia de un solo contrato, disposición o acuerdo de la lista obligatoria amenaza al empleador con una gran multa . Por lo tanto, comience por hacer una lista de la documentación requerida y luego revise la lista y compárela con los documentos disponibles para el departamento de personal.

Convencionalmente, todos los documentos obligatorios se pueden dividir en dos grupos:

Incondicionalmente obligatorio: debe estar en cada organización, independientemente de su modo de operación, ámbito de actividad y forma organizativa y legal. Esto incluye algunas regulaciones locales y otros documentos, cuya necesidad está consagrada en la legislación laboral .En la misma categoría se incluyen las órdenes del patrón sobre la actividad principal y sobre el personal. En cuanto a las regulaciones locales, solo las microempresas que utilizan una forma estándar de contrato de trabajo están exentas de la obligación de desarrollarlas.

Obligatorio bajo ciertas condiciones. Este grupo incluye documentos que son indispensables bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, si el personal de la empresa trabaja por turnos, es obligatorio un horario de turnos, pero con una semana laboral fija de cinco días, no es necesario. Tienen un rango similar las disposiciones sobre gratificaciones, atestación y no divulgación de secretos empresariales, listas de empleados económicamente responsables y puestos con jornada irregular, acuerdos de plena responsabilidad, convenio colectivo, etc.

Mesa. Documentos que son absolutamente obligatorios para todos los empleadores 

Documentos que son absolutamente obligatorios para todos los empleadores

Norma-base

Reglamento interno de trabajo

Instrucciones de protección laboral

Reglamento sobre la protección de datos personales

Programa de vacaciones

dotación de personal

Libro de contabilidad de libros de trabajo y encartes en ellos.

Libro de ingresos y gastos para formas contables de libros de trabajo.

Contratos laborales con empleados

Libros de empleo 

Tarjetas personales de empleados.

Reglamento sobre salarios

Todo esto seguro estará en la legislación laboral.

Las descripciones de trabajo, aunque no se encuentran entre los documentos obligatorios incondicionalmente, a menudo se solicitan cuando los inspectores de mintra sunafil verifican y son importantes en el trabajo del personal. Por lo tanto, es mejor desarrollar e imprimir un conjunto de descripciones de puestos para todos los puestos incluidos en la lista de personal en varias copias: para el empleador, para el empleado y para el almacenamiento en el lugar de trabajo.

Concejo

Cuando contrate a un nuevo empleado, no olvide familiarizarlo con la descripción del trabajo y las regulaciones locales antes de firmar un contrato de trabajo con él.

Paso 3. Realice un examen de los documentos existentes . 

Después de la reconciliación, analice el contenido de los documentos almacenados en el departamento de personal y la corrección de su ejecución. Asegurarse de que las leyes, contratos y acuerdos locales no empeoren la situación de los empleados en comparación con la legislación laboral. Verifique la relevancia de la dotación de personal y el horario de vacaciones, vea si las firmas de los empleados debajo de los documentos con los que se suponía que debían estar familiarizados.

Concejo

Dado que muchos procedimientos de recursos humanos están relacionados con la recopilación y el almacenamiento de datos personales de los empleados, no olvide solicitarles su consentimiento por escrito para el procesamiento de información personal. 

Preste atención a la corrección del llenado de tarjetas personales y libros de trabajo del personal, si los datos están desactualizados, actualícelos. Los libros de mano de obra recibidos de los empleados deben registrarse y los nuevos formularios o insertos deben ingresarse a pedido por escrito del empleado. Todos los diarios de registro mantenidos por el servicio de personal deben estar cosidos y numerados, y los libros de contabilidad para los formularios en blanco y completos de los libros de trabajo y las inserciones en ellos deben estar sellados o sellados con un sello de cera. Los formularios de informes estrictos, que incluyen libros de trabajo completos y no utilizados aún, deben almacenarse en lugares con acceso limitado, por ejemplo, en una caja fuerte o en un gabinete con cerradura.

Revisar los documentos rectores. Las órdenes de personal deben mantenerse separadas de las órdenes de actividades básicas. Si el empleador utiliza sus propios formularios en lugar de formularios unificados, estos deben ponerse en práctica mediante una orden separada.

Concejo

Preste especial atención a los documentos relacionados con los diferentes tipos de beneficios. Casi todas las organizaciones tienen beneficiarios: discapacitados, “nocivos”, personas con responsabilidades familiares y otros empleados a quienes el empleador brinda garantías sociales adicionales, desde el derecho a irse de vacaciones en cualquier momento conveniente hasta un régimen laboral especial. Verifique si se cumplen todos los requisitos legales y, de no ser así, proporcione a los trabajadores los beneficios requeridos lo antes posible.

Paso 4. Preparar un informe escrito sobre los resultados del examen . 

Enumere todos los errores y problemas identificados, saque conclusiones sobre los riesgos existentes y el estado de los registros del personal en general. Desarrolle una lista de recomendaciones para abordar estos riesgos. Por conveniencia, los resultados del examen se pueden dividir en dos bloques. En el primero, describa los resultados de la auditoría de la documentación obligatoria. En el segundo, el resultado de verificar los documentos de cada empleado por separado. Por ejemplo, ¿está familiarizado con las regulaciones y órdenes locales, el contrato de trabajo está en orden, las entradas en el libro de trabajo y la tarjeta personal son correctas, etc.

Paso 5. Desarrollar y aprobar los documentos faltantes . 

Emitir una orden separada: designar funcionarios responsables, establecer plazos claros de desarrollo. Esto facilitará el control del proceso.

Desafortunadamente, incluso en empresas exitosas, una auditoría de documentos de personal a menudo revela errores molestos. La deficiencia más común, por la que muchos empleadores ya han pagado multas, es una política descuidada con respecto a los datos personales y la falta de consentimiento por escrito para su procesamiento.

errores y problemas

El calendario de vacaciones está mal elaborado o no existe en absoluto.

Los oficiales responsables no son revisados para la descalificación.

Libros de trabajo de los empleados llenados incorrectamente: no hay registros de transferencias, los registros de empleo se ingresaron tarde, la información sobre los propietarios no se actualizó, los enlaces a los artículos del Código Laboral de Perú se colocaron incorrectamente.

Los contratos de trabajo se completan incorrectamente: faltan los datos del empleado y el código del empleador, no se prescriben las condiciones obligatorias, no se indican las fechas exactas para pagar los salarios.

No se han desarrollado las descripciones de los puestos mencionados en los contratos de trabajo.

No existen documentos que acrediten el hecho de que los empleados estén familiarizados con las normas, órdenes y acuerdos locales que estén directamente relacionados con su trabajo.

No se mantienen las hojas de tiempo y los diarios/libros de registro.

Las tarjetas personales están incompletas, faltan o contienen datos obsoletos.

No se han desarrollado todos los actos locales de la lista obligatoria.

La plantilla de personal no estaba aprobada o desactualizada.

Si tales violaciones surgen durante la inspección, la empresa enfrenta muchos problemas, hasta litigios y miles de multas. Una auditoría oportuna reducirá los riesgos existentes y ahorrará dinero al empleador.

Atentamente verlista.com

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

Lima-Peru 

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