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Auditoría de personal

by Donal Sandro Noblejas Huaman

A menudo, además de los problemas puramente “comerciales” y tecnológicos, una empresa puede tener problemas con los recursos humanos. De nuestra experiencia de trabajo de consultoría, se deduce que en muchas empresas en el Perú, y en particular en la ciudad de Lima, el personal a menudo “ocupa los lugares equivocados”; alguien crea una atmósfera de “fricción interpersonal”; alguien realiza funciones artificiales innecesarias, mientras que un área importante de trabajo queda al descubierto.

Identificar el problema asociado con los recursos humanos de una empresa y encontrar formas de resolver este problema es la tarea principal de una auditoría de personal: una evaluación independiente (externa) de los recursos humanos de la empresa y su potencial.

La auditoría de personal puede ser parte de un conjunto de medidas diseñadas para evaluar las actividades económicas y financieras de una empresa (auditoría organizacional y gerencial), y puede llevarse a cabo de manera independiente.

En el curso de una auditoría de personal, se determina el nivel de cumplimiento de los empleados con sus puestos, se evalúan las cualidades personales y se dan las características de los empleados individuales. Además, al realizar dicha auditoría, es posible identificar los grupos formales e informales existentes en el equipo, sus líderes, diagnosticar el clima sociopsicológico en la organización, verificar la corrección del mantenimiento de registros de personal, crear pasaportes para trabajos, etc. Como resultado, el gerente puede obtener mucha información útil, por ejemplo: quién es la fuente de tensión en el equipo, si las capacidades de los empleados se utilizan al máximo y, en general, si su trabajo vale la pena. están bien pagados. 

Cómo elegir a los auditores adecuados

En una empresa, especialmente en una pequeña, es difícil realizar una auditoría de personal por sí sola, porque esto requiere especialistas calificados que no es recomendable “permanecer en el trabajo todo el tiempo”, usando de vez en cuando. Es casi imposible descubrir por sí mismo qué obstaculiza el trabajo efectivo del equipo: puede haber muchas razones para la aparición de “problemas” asociados con el personal: desde la congestión en la sala hasta la pérdida de motivación entre los empleados. Por lo tanto, los especialistas externos suelen participar en la evaluación del personal. Si se toma la decisión sobre la necesidad de realizar una auditoría de personal, se determina el propósito de este evento, puede proceder a la selección de especialistas que lo harán. Para que el próximo evento produzca el efecto deseado, y el dinero invertido en la “mejora” de la empresa no se desperdicie, Es importante no cometer un error al elegir consultores. Hay varias recomendaciones que se pueden seguir para minimizar la probabilidad de error al elegir auditores:

llame al menos a cuatro – cinco empresas especializadas (preferiblemente de diferentes niveles) e intente obtener la mayor cantidad de información posible sobre la gama de servicios prestados, compare la información recibida e intente elegir la mejor opción en términos de precio y calidad;

indagar sobre métodos de trabajo y experiencia previa en auditoría de personal;

intente conocer las opiniones de los clientes sobre la empresa elegida;

averigüe cuántas personas estarán en el grupo que auditará su empresa, asegúrese de averiguar al mismo tiempo qué especialistas realizarán la auditoría.tenga cuidado en el Perú sucede mucho el amiguismo si usted es el gerente general lleve este proceso usted mismo porque su personal de recursos humanos tambien será evaluado y así poder tomar medidas.

¿Cuándo es apropiado

Si lo desea, puede ajustar el trabajo de la empresa con la ayuda de la evaluación del personal con la frecuencia que permitan las capacidades financieras de los propietarios.

La auditoría de recursos humanos es especialmente útil para:

preparación para cambios organizacionales de toda la empresa;

compra de una empresa;

fusiones de empresas;

reconstrucción del sistema de gestión de personal;

inyección de un gran número de personal nuevo;

deseo de optimizar el trabajo de las sucursales de la empresa;

resolver el problema de mejorar las habilidades de los empleados “antiguos” o atraer empleados “nuevos”;

la necesidad de reducir el personal;

falta de entusiasmo entre los empleados que crónicamente realizan sus tareas laborales “de manera descuidada”;

situación de conflicto dentro de la empresa, que afecta negativamente al negocio.

Después de la auditoría, los “buenos auditores de recursos humanos” deben enviar al cliente una lista clara de las medidas y métodos necesarios para trabajar con el personal, cuya implementación probablemente conduzca a la resolución del problema.

Quién audita al personal

La evaluación del personal la lleva a cabo un grupo de expertos con calificaciones relevantes y experiencia en la realización de auditorías de personal. El número de especialistas en el grupo puede variar de tres a cinco personas, dependiendo del alcance del trabajo planificado y su duración. Como mínimo, el equipo de auditoría del personal debe incluir:

Un especialista en recursos humanos es un especialista líder en la realización de una auditoría de personal y, con mayor frecuencia, encabeza este grupo. Por lo general, se trata de un gerente calificado y/o un gerente de recursos humanos con experiencia. Será responsable de estudiar y analizar la estructura de gestión de personal, evaluar la eficacia de los empleados, evaluar las calificaciones del personal.

Especialista en psicología social. Por lo general, este es un sociólogo y/o mercadólogo con experiencia en marketing interno.  Desarrolla herramientas para recopilar información, realiza entrevistas en profundidad, da opiniones de expertos y analiza datos estadísticos.

Especialista en finanzas. Por lo general, este es un economista calificado y / o “planificador” con experiencia laboral. Su competencia incluye una evaluación del “costo” de un empleado, análisis de procesos organizacionales, comparándolos con los recursos financieros de la organización.

Sus responsabilidades incluyen desarrollar un programa para optimizar el personal, teniendo en cuenta sus funciones en relación con el costo de su mantenimiento; desarrollo de un sistema motivacional material.

Psicólogo. Resuelve muchos problemas: desde recopilar las características psicológicas de los empleados individuales hasta estudiar la motivación del personal del clima psicológico general en la empresa.

Si la actividad de la empresa tiene una especificidad pronunciada, entonces un especialista que la entienda debe estar entre los auditores. En ocasiones, esta cuestión se resuelve seleccionando un experto o grupo de expertos entre los empleados de la organización en la que se realiza la auditoría. Pero para cumplir con el principio de independencia, es mejor invitar a un especialista de otra empresa. Con su (su) ayuda, se recopilan pruebas y estudios de casos para determinar la idoneidad profesional de los empleados.

Muy importante

Al elegir especialistas, tenga en cuenta que una auditoría incompetente del personal puede dañar la empresa y las personas que trabajan en ella. Los empleados pueden tener la impresión equivocada de que los van a despedir, que están siendo espiados, subiéndose al alma. El ambiente alarmante creado por la auditoría de personal mal realizada aún no ha beneficiado a nadie. Antes de evaluar el trabajo del personal, debe verificar si el sistema de gestión empresarial está organizado correctamente. Para hacer esto, se lleva a cabo un diagnóstico integral, que incluye auditorías de marketing, financieras y de gestión, ya que a menudo la causa del trabajo ineficiente de los empleados es la organización incorrecta del proceso de producción y la estructura de gestión empresarial incorrectamente organizada. Al realizar una auditoría del personal en cada caso, se debe utilizar un enfoque individual del problema. Los especialistas desarrollan programas individuales combinando métodos de preguntas, observación, pruebas, entrevistas y grupos focales.

Pero una auditoría de personal también es posible como una unidad de investigación independiente, cuando, por ejemplo, se requiere evaluar el trabajo de vendedores, despachadores y operadores.

Acá podemos evaluar a personal supuestamente calificado y siempre si lo hace sin un auditor externo pida a sus recursos humanos la hoja de vida ,las pruebas que hicieron a los empleados y no se deje engañar con el término que es secreto etc.

¿Cómo se lleva a cabo una auditoría?

No existe una “receta” única para realizar una auditoría de personal. Los sujetos del mercado de consultoría para este servicio complejo se pueden dividir condicionalmente en dos grupos: empresas – “innovadores” y empresas – “conservadores”.

Los primeros intentan utilizar enfoques no estándar para el cumplimiento de las tareas establecidas por el cliente. Por lo tanto, las técnicas utilizadas por los especialistas para obtener información sobre el personal pueden variar desde las tradicionales pruebas y cuestionarios “en papel” hasta los seminarios y grupos focales desarrollados de acuerdo con la última moda en consultoría. Sin embargo, la mayoría de los clientes prefieren que los consultores utilicen técnicas más comprensibles. Las empresas: los “conservadores” generalmente aplican un conjunto estándar de métodos para realizar auditorías de personal. La lista de herramientas utilizadas incluye pruebas, entrevistas individuales, observación, cuestionarios y grupos focales. Cuál de los métodos es preferible, es imposible decirlo sin ambigüedades, ya que dos auditores pueden usar tecnologías completamente diferentes para realizar el mismo estudio, y los datos resultantes eventualmente coincidirán. Como regla general, al elegir herramientas para recopilar información, el cliente debe confiar en los especialistas.

Cual es el resultado?

Si para las empresas del Perú la auditoría del personal sigue siendo una curiosidad, para las empresas extranjeras que operan en Perú con muchas sucursales es un procedimiento familiar. El hecho es que para la casa matriz, la auditoría del personal es quizás la única forma de llevar un registro del trabajo de las sucursales, dispersas en otros países. La principal función de la auditoría en este tipo de organizaciones es la de control. Los informes sobre las auditorías realizadas en la misma sucursal de XYZ para los altos directivos occidentales son la principal fuente de información sobre el personal local. Por lo tanto, la auditoría del personal se lleva a cabo regularmente, por regla general, al menos una vez al año. Los empleados se preparan con anticipación, sabiendo con seguridad que después de este procedimiento, el 40-50% de los especialistas serán transferidos a otros puestos, y el nuevo puesto no será necesariamente equivalente al anterior. Según los resultados de una auditoría de personal, cualquier jefe de departamento puede convertirse en un empleado ordinario (con un salario adecuado) y en un director de departamento o, por ejemplo, en un adjunto. el director de toda la rama será designado para el puesto “honorario” de jefe del departamento de apoyo económico. Imagínese cómo se siente una persona que, según los resultados de la auditoría, fue, por decirlo suavemente, transferida a otro puesto, y comenzó a recibir no Se/.1500, sino S/.300. Es muy posible que haya pedido un préstamo para un apartamento, un automóvil, etc. en su lugar de trabajo anterior. Aquí y al hospital, debido a problemas de salud por motivos estresantes, no muy lejos. Por lo tanto, es importante preparar al personal con anticipación para la posibilidad de movimientos de personal. Para que a los empleados les resulte más fácil soportar este tipo de estrés, las empresas occidentales realizan formaciones especiales con regularidad. En la mayoría de los casos, la idoneidad profesional de los empleados se determina mediante pruebas. Practicamos las pruebas usando métodos computarizados. 

Si una empresa invierte dinero en la capacitación del personal (paga cursos de idiomas extranjeros, solicita capacitaciones costosas, enseña habilidades profesionales en el extranjero, etc.), se puede establecer otra tarea para los auditores de personal: deben averiguar si la inversión en el desarrollo del personal ha llegado a su fin o no. Con este fin, durante una auditoría de personal, se evalúan los conocimientos y habilidades de los empleados. Si los resultados del “examen” no se ajustan a los gerentes, el empleado deberá reembolsar a la organización el costo de su capacitación en capacitaciones, seminarios, cursos de idiomas extranjeros (aunque, si esto está permitido por los términos del contrato de trabajo que ya ha sido firmado con el empleado y es válido). Es muy posible que en el futuro el empleado sea “marinado” de por vida en puestos insignificantes, como poco prometedor e incapaz de aprender, a menos que pruebe lo contrario. Según los empleados de una organización en la que se realizan auditorías de personal con regularidad, tienen miedo de las auditorías de personal, pero admiten que la conciencia de la inevitabilidad de la auditoría y su regularidad los hace mantenerse “en buena forma” y mejorar sus habilidades. Además, los dueños de negocios pueden realizar una auditoría de personal de manera completamente inesperada para tomar al personal por sorpresa y evaluar el estado real de las cosas en la organización.

Experiencia del cliente

Dice el Gerente Comercial de la empresa en la que se realizó la auditoría del personal: “No hubo “cataclismos” especiales en nuestra empresa, pero la productividad laboral dejó mucho que desear. Los conflictos intermitentes entre los empleados de los departamentos interferían con el trabajo. Los intentos de establecer trabajo por su cuenta no dieron nada. Después de que varios empleados valiosos renunciaran, la administración de la empresa decidió atraer especialistas para realizar una auditoría de personal. Con la ayuda de estas medidas, esperábamos “eliminar” a los que eran lastre para el equipo y llevar empleados más competentes a los puestos vacantes. Nos sorprendimos cuando nos dieron el informe. Resultó que una de las principales razones del trabajo ineficiente de los empleados eran las fallas en la gestión, aunque pensábamos que solo el equipo tenía la culpa. Tuve que corregir el trabajo de varios departamentos, capacitar a los jefes de estos departamentos, redistribuir responsabilidades entre algunos empleados clave y crear varios puestos nuevos. Por recomendación de los consultores que realizaron la auditoría de personal, modificamos el horario de trabajo de los especialistas, flexibilizándolo, e hicimos una serie de cambios en el sistema de remuneración. Estos cambios tuvieron un efecto positivo en el clima general de la empresa, el efecto de “viento fresco” tuvo un efecto. La auditoría nos permitió solucionar muchos problemas sin recurrir a medidas tan drásticas como la sustitución de una parte importante de la plantilla.” modificamos el horario de trabajo de los especialistas, flexibilizándolo, e hicimos una serie de cambios en el sistema de remuneración. Estos cambios tuvieron un efecto positivo en el clima general de la empresa, el efecto de “viento fresco” tuvo un efecto. La auditoría nos permitió solucionar muchos problemas sin recurrir a medidas tan drásticas como la sustitución de una parte importante de la plantilla.” modificamos el horario de trabajo de los especialistas, flexibilizándolo, e hicimos una serie de cambios en el sistema de remuneración. Estos cambios tuvieron un efecto positivo en el clima general de la empresa, el efecto de “viento fresco” tuvo un efecto. La auditoría nos permitió solucionar muchos problemas sin recurrir a medidas tan drásticas como la sustitución de una parte importante de la plantilla.”

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Autor: Donal Sandro Noblejas Huamán

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