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Administración de RRHH desde cero primeros pasos

by Donal Sandro Noblejas Huaman

Fecha de publicación: 6 de nov de 2023

Hola mi nombre es donal Sandro Noblejas Huamán de Lima Perú 🇵🇪 hoy vengo con otro artículo de  Recursos humanos y como siempre y en cada uno de ellos completamente solo y me agrada porque se aprende, y como siempre sin empresas, personas, familiares, ni el estado ni ningún tipo de ayuda cuidado con los estafadores solo en mis tiempos libres redactando jejeje, bueno ahí vamos.

¿Quieres poner orden en tu trabajo de RR.HH.? ¿Por dónde empezar en una nueva empresa, cómo poner orden en una existente? Sigue los consejos de un experto. Y que no cunda el pánico. Tu tendrás exito

En la práctica se dan dos situaciones:

·En una empresa ya existente, los registros de personal se llevan a cabo de alguna manera , no existe un sistema, hay muchas violaciones. Si se encuentra en esta situación, primero evalúe el estado de la documentación personal del empleador y documente los resultados de la auditoría. Después de comprobarlo, comience a restaurar y sistematizar su trabajo.

·Una organización recién creada recién comienza sus actividades o un empresario individual tiene su primer empleado; es mejor comenzar inmediatamente a trabajar correctamente con el personal.

Paso 1. Organizar los registros del personal.nbsp;Hay tres maneras

Determinar quién es el responsable o responsable del estado de los registros de recursos humanos del empleador. Los empleadores difieren en la cantidad de personal, el campo de actividad, la rotación de personal y las oportunidades económicas. Desafortunadamente, no hay respuesta a la pregunta favorita de los especialistas en personal: ” ¿Existen estándares para el número de oficiales de personal por número de empleados? Habrá una cifra media según las normas para los responsables de personal. Pero lo ideal es que calcules el tiempo necesario para completar los documentos directamente con tu empleador.

El primer paso es decidir cómo se le asignó la realización de registros de personal y cuáles son sus competencias:

1.Su puesto forma parte de una unidad estructural, por ejemplo, el departamento de recursos humanos.

2.Usted es el único especialista en la gestión de registros de personal, se ha celebrado un contrato de trabajo con usted y entre sus responsabilidades se encuentra la gestión íntegra de los registros de personal.

3.La gestión de registros de recursos humanos se le asigna en forma de combinación.

Después de eso, estudie detenidamente los documentos constitutivos.

Paso 2. Estudiar los documentos constitutivos.

En primer lugar, preste atención al nombre del empleador.

Un error típico: los nombres del empleador en los documentos de personal y constitutivos no coinciden. Por ejemplo, el estatuto especifica el nombre completo y abreviado, pero en los documentos de personal, solo uno.

Estudiar en los documentos constitutivos la cuestión de quiénes son los poderes que incluyen la toma de decisiones sobre la celebración y rescisión de contratos de trabajo y la aprobación de las regulaciones locales. Determinar quién es la persona autorizada del empleador, si es una persona jurídica. Vea si se establecen restricciones de autoridad para el gerente y qué restricciones.

Un error típico en un contrato de trabajo : en los documentos constitutivos, el jefe de la empresa está registrado como la persona autorizada del empleador; en los contratos de trabajo, el preámbulo indica al gerente que actúa sobre la base del estatuto, y al final de En el contrato de trabajo, la firma del empleador la coloca el jefe del departamento de personal o el director general adjunto.

·¡Importante! Quien esté indicado como persona autorizada del empleador al inicio del contrato de trabajo lo firma.

Regla : para los empresarios individuales, sólo el propio empresario puede celebrar, modificar, rescindir contratos de trabajo, aprobar etc. Un empresario individual no puede transferir sus poderes como empleador por poder a un tercero (tienen que averiguarlo ustedes).

Paso 3. Cree una plantilla y estudie la distribución del personal.

¿Por qué la plantilla es uno de los primeros documentos directamente relacionados con la función laboral de un oficial de personal? Este es un documento organizativo y administrativo que esencialmente responde a la pregunta de qué funciones laborales necesita el empleador.

Regla : ningún empleado puede registrarse fuera de la plantilla. “Para el estado” – sólo acuerdos. Todas las necesidades del empleador para las funciones laborales están determinadas por la plantilla ( son sólo ejemplos).

Una función laboral es el trabajo en un puesto de acuerdo con la plantilla, profesión, especialidad que indique las calificaciones, un tipo específico de trabajo confiado al empleado aprobado utilizando un formulario eso creo o desarrolle su propio formulario, preferiblemente en forma de anexo a la política contable. En la columna “Número de unidades de personal” puede indicar una tarifa a tiempo parcial.

¿Quién desarrolla la plantilla de personal?

Para ayudar a los principiantes

De acuerdo con el directorio de calificación de puestos, la elaboración de la plantilla la lleva a cabo un especialista en lo laboral. Pero no todo el mundo tiene un empleado así. Por lo tanto, la persona cuyas responsabilidades laborales incluyen al empleador se convierte en responsable de desarrollar la plantilla. El documento se aprueba por pedido y se almacena permanentemente. No hay restricciones en cuanto al número de cambios en la plantilla.

La dotación de personal no es obligatoria , pero es una herramienta conveniente para mantener registros de personal.

La forma de dotación de personal no está aprobada por ley, como regla general, se toma como base el formulario utilizado para la dotación de personal. Se le agregan columnas para el nombre completo. empleados que ocupan un puesto específico, información sobre la tarifa que ocupan y la categoría del empleado (persona discapacitada, menor, etc.). Esta información le permite crear informes para la gerencia, mantener estadísticas y realizar una auditoría de alta calidad de los documentos personales de los empleados con las peculiaridades de regular las relaciones laborales. eso creo.

Paso 4. Determine la cantidad requerida de regulaciones locales

Las regulaciones locales son un tema voluminoso. Muy a menudo, los expertos solicitan una lista universal y completa de documentos de identificación personal obligatorios. Pero no existe tal cosa. Hay algunas reglas a tener en cuenta:

1.Solo las microempresas y las organizaciones sin fines de lucro pueden abandonar total o parcialmente la forma estándar de un contrato de trabajo ( no estoy seguro) Otros empleadores deben tener los requisitos mínimo requerido.

2.Existe una lista de regulaciones locales que son obligatorias para todos los empleadores:

· Aca tienen que ver más con las leyes laborales que desconozco.

Tenga en cuenta:  puede que no exista una ley regulatoria local que establezca sistemas de remuneración, por ejemplo, en forma de una disposición separada; estas normas están prescritas en el  convenio colectivo.

También es necesario desarrollar y aprobar un calendario de vacaciones, a más tardar dos semanas antes del inicio del año calendario para el que se elabora. Si la organización se creó al inicio o mitad del año calendario, completa este año sin calendario de vacaciones. Puede que se vuelvan obligatorias cuando se dan ciertas condiciones: por ejemplo, regulaciones sobre viajes de negocios, regulaciones sobre certificación de empleados, etc. Es en esta materia que se necesita un conocimiento sistémico e integral de la legislación laboral en su conjunto. Las regulaciones locales se adoptan teniendo en cuenta la opinión del órgano representativo de conformidad con el Código del Trabajo .Este punto es obligatorio si existe un cuerpo representativo de empleados, pero en la etapa de organización de la gestión de registros de personal, lo más probable es que simplemente falte. Si es así, omita este punto.

3.El empleado debe estar familiarizado con todas las regulaciones locales adoptadas mediante firma si el empleador no ha introducido la gestión electrónica de documentos personales con respecto al procedimiento de familiarización del código del Trabajo . Los empleados recién contratados deben familiarizarse con su firma antes de firmar un contrato de trabajo.

Paso 5. Comprueba cómo se contrata al gerente

El empleado clave de la organización es el gerente. En primer lugar, revisa todos los documentos para su registro. Debe haber una respuesta a una solicitud del registro de personas inhabilitadas que llevan las autoridades fiscales .eso creo sino crea el tuyo propio y no olvidarte de indeseables y menos en puestos tan importantes.

El gestor tiene una doble personalidad jurídica:

·es el único órgano ejecutivo de una persona jurídica;

·realiza las funciones de un empleado: la función laboral de un gerente.

El gerente debe contar con documentos sobre su nombramiento (elección) como director general de acuerdo con las leyes y los documentos constitutivos, así como documentos en el marco de la legislación laboral: contrato de trabajo, orden de empleo. Se debe hacer una entrada en el libro de trabajo si aún se conserva para el empleado.

Consejo : comprobar que la contratación/despido del director de la empresa se realiza por el órgano de dirección especificado en los estatutos de la organización, estudiar detenidamente la cuestión de las competencias del director general en los documentos constitutivos y si su mandato, si especificado en la Carta, no se viola.

Los especialistas novatos, e incluso los experimentados, a veces hacen la siguiente pregunta: ¿cómo hacer una entrada en el libro de trabajo sobre la contratación de un director general? La respuesta está en la superficie: el libro de trabajo es el documento principal que confirma la duración del servicio, y el libro de trabajo contiene información sobre la contratación y no sobre los procedimientos de elección o nombramiento. Por lo tanto, después de concluir un contrato de trabajo y emitir una orden de empleo, haga una entrada en el libro de trabajo específicamente sobre el empleo con una referencia e los detalles de la orden.

Un error típico al redactar un contrato de trabajo con un gerente : la duración del contrato de trabajo no se corresponde con la duración de sus poderes como único órgano ejecutivo de acuerdo con los documentos constitutivos.

Paso 6. Consultar órdenes para el nombramiento de responsables.

Existen órdenes para el nombramiento de responsables, cuya presencia está directamente prevista por la ley:

1.Orden sobre el nombramiento de una persona autorizada para mantener, almacenar, registrar y expedir libros de trabajo supongo que los hay.

2.Orden sobre el nombramiento de un responsable de organizar el procesamiento de datos personales supongo que hay.

3.Orden sobre el nombramiento de una persona autorizada para resolver problemas en el campo de la defensa civil .

Paso 7. Preparar un borrador de contrato de trabajo.

Un contrato de trabajo es uno de los principales documentos que regulan las relaciones laborales con los empleados. Recomiendo considerar y desarrollar cuidadosamente plantillas de contrato para diferentes categorías de empleados.

Según los resultados de las inspecciones , este es también el documento más caro en la gestión de registros de personal en términos de sanciones. Responsabilidad de las personas jurídicas: de ¿??? a ¿???. y, a veces, los inspectores multiplican la multa por el número de contratos de trabajo.

Se ha desarrollado y aprobado un modelo estándar de contrato de trabajo únicamente para jefes de instituciones estatales (municipales), empleadores y pequeñas empresas clasificadas como microempresarios. En otros casos, los empleadores desarrollan de forma independiente la forma del documento. Eso creo. Ya saben vivimos en el Perú.

Recomendación 1. Considerar los requisitos Código del Trabajo , verifique si la información requerida está incluida en el contrato:

·NOMBRE COMPLETO. nombre del empleado y del empleador/nombre completo. empleador – un individuo) que ha celebrado un contrato de trabajo;

·información sobre documentos que prueben la identidad del empleado y del empleador: un individuo;

·información sobre el representante del empleador que firmó el contrato de trabajo y la base sobre la cual se le otorgan los poderes apropiados;

·Lugar y fecha de celebración del contrato de trabajo.

Como regla general, esta información se incluye en el preámbulo del contrato de trabajo, o parte de la información permanece en el preámbulo y otra se transfiere a la última página del contrato de trabajo.

Ejemplo: “Sociedad de responsabilidad limitada “Interés” (SRL 99999999999), en adelante denominado “Empleador”, representado por el Director General Adjunto Sandro N., actuando sobre la base de un contrato de trabajo de fecha 17/02/2020 No. 18-td- 2020 y orden de 05/08/2021 No. 12, por un lado, y ciudadano del Perú (pasaporte serie 0567, No. 123456, emitido por Migraciónes para el Distrito Administrativo Lima el 20/08/2020), en adelante denominado “Empleado”, por otro lado, de conformidad con la legislación laboral vigente en el territorio del Perú, hemos celebrado este contrato de trabajo de la siguiente manera…”

Recomendación 2. Recuerde los términos obligatorios del contrato de trabajo enumerados en lel Código del Trabajo del Perú. Tenga en cuenta: algunos son obligatorios sujetos a ciertas condiciones:

·la duración del contrato de trabajo y las circunstancias que sirvieron de base para celebrar un contrato de trabajo de duración determinada de conformidad con el Código del Trabajo del Peru  solo al celebrar un contrato de trabajo de duración determinada;

·garantías y compensación por trabajos con condiciones laborales nocivas o peligrosas en el lugar de trabajo, indicando sus características, solo si contrata a un empleado para trabajar en condiciones laborales nocivas o peligrosas;

·régimen de jornada laboral y tiempo de descanso, si el régimen difiere de las normas generales vigentes en el empleador;

·Condiciones que determinan la naturaleza del trabajo: itinerante, móvil, en carretera.

Recomendación 3. Tenga en cuenta los artículos del Código del Trabajo que regulan las relaciones laborales con determinadas categorías de trabajadores, o las normas de las leyes federales que regulan su tipo de actividad. Al elaborar un borrador de contrato de trabajo, no utilice fuentes de dudoso origen de Internet.

Mirar diferentes fuentes y, pasándolas por el prisma del Arte. desarrolle su propio formulario.

Recomendación 4. Al auditar un contrato de trabajo, prestar especial atención a la cláusula sobre el lugar de trabajo.

Empleo de personas discapacitadas

Ejemplo: si un empleado es contratado por la organización matriz, escriba “Lugar de trabajo: XYZ  ” (indique el nombre de la localidad donde está registrado el empleador). Si un empleado está empleado en una sucursal, una unidad estructural separada en otra ubicación, indique lo siguiente: “Lugar de trabajo: una unidad estructural separada de XYZ”.

Un error típico: los empleadores confunden y sustituyen los conceptos de “lugar de trabajo” y “lugar de trabajo”.

Recomendación 5. Si en el contrato de trabajo se hace referencia a una descripción del puesto, comprobar que dicha descripción del puesto esté disponible y que el empleado la haya leído y firmado.

Recomendación 6. Las condiciones adicionales mencionadas en la Parte 4  del Código del Trabajo  y otras condiciones. Pero el empleador no será responsable de su ausencia.

Si las actividades de los empleados están relacionadas con el mantenimiento de activos materiales, le recomendamos que desarrolle y prepare inmediatamente un modelo para un acuerdo sobre responsabilidad financiera total. Luego podrás firmarlo al mismo tiempo que el documento laboral.    

En una organización en la que está restaurando registros de recursos humanos desde cero, asegúrese de verificar la existencia de contratos de trabajo y acuerdos adicionales con todos los empleados, y también que las firmas del empleado en la copia del contrato de trabajo del empleador indiquen que han recibido un segundo Copiar.

Paso 8. Prepare documentos para mantener registros laborales de nuevos empleados.

Asignar una persona a cargo

Para empezar, prepare una orden en la que designe a una persona autorizada responsable de mantener, almacenar, registrar y emitir libros de trabajo.

Recuerde que el trabajo forzoso está prohibido. Si estas responsabilidades no estuvieran especificadas en el contrato de trabajo o en la descripción del puesto del responsable, es necesario complementar el contrato de trabajo con ellos mediante acuerdo o realizar cambios en la descripción del puesto.

Si dicha responsabilidad se asigna a un empleado cuyas funciones no incluyen registros de personal, por ejemplo, el jefe de contabilidad, le recomendamos que primero redacte un acuerdo combinado, es decir. sobre la asignación de trabajo adicional a un empleado con su consentimiento por escrito con pago adicional en virtud del Código del Trabajo.

Consultar los libros de trabajo y el procedimiento para registrarlos.

En esta etapa, verifique también que los formularios del libro de trabajo y los encartes que contiene hayan sido comprados y contabilizados en un libro especial de ingresos y gastos. El empleador está obligado a tener constantemente en stock la cantidad requerida de formularios del libro de trabajo y encartes (eso creo).

Mantenga los formularios y encartes del libro de trabajo en el departamento de contabilidad como formularios de informes estrictos. El departamento de contabilidad también lleva el libro de recibos y gastos .En esta etapa, también prepare un libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en ellos. Está gestionado por el departamento de RRHH. Ambos libros deben estar numerados, entrelazados, certificados con la firma del titular de la organización, empresario individual y el sello de la organización (si lo hubiera).

·Asegúrese de verificar la disponibilidad de todos los registros laborales de aquellos empleados para quienes el empleador está obligado a continuar manteniendo registros laborales.

El empleador está obligado a seguir llevando libros de trabajo de aquellos empleados que hayan elegido esta forma. Son aquellos que al solicitar un empleo presentaron un libro de trabajo con aviso de despido.

El empleador no mantiene registros de trabajo para:

·quienes ingresan por primera vez a trabajar con contrato de trabajo después del 30 de diciembre de 2020; por ejemplo.

·trabajadores que presentaron una solicitud para proporcionarles información sobre sus actividades laborales de conformidad con el Código del Trabajo;

·trabajadores a tiempo parcial;

·trabajadores remotos, si no han expresado su deseo de llevar libros de trabajo.

No te olvides de los nuevos informes al Fondo de Pensiones.

Los empleadores están obligados a presentar al Fondo de Pensiones información sobre su actividad laboral en el formulario ¿?? nbsp;si un empleado fue contratado, transferido permanentemente, despedido o si el empleado solicitó continuar llevando un registro de trabajo en papel. libro, o que opte por la forma electrónica.nbsp;

Paso 9. Prepare documentos para el trabajo de RR.HH.

La elaboración de procedimientos de personal comienza con el registro de los empleados para el trabajo. Se requerirán documentos separados para realizar cambios en el contrato de trabajo, solicitar licencia básica anual o de estudio, etc.

Paso 10. Anota todos los modos de funcionamiento.

Consulte la disponibilidad de todos los horarios laborales en los que trabajan sus empleados. Al consultar la descripción de cada modalidad, tener en cuenta el Código del Trabajo pero tenga en cuenta que el horario de trabajo puede diferir de las reglas generalmente establecidas y luego debe establecerse en el contrato de trabajo. Esto podría sucederle, por ejemplo, a un trabajador a tiempo parcial, a una persona discapacitada del grupo I o II, a un trabajador a tiempo parcial, a un menor, etc.

Recomendaciones finales para organizar la gestión de registros de personal.

1.Estudiar los documentos constitutivos y los documentos sobre transferencia de autoridad para realizar trámites de personal.

2.Desarrollar una plantilla, determinar las necesidades del empleador en cuanto a funciones laborales, hacer una lista de empleados por nombre por categoría: personas discapacitadas, menores, conductores, trabajadores a tiempo parcial, extranjeros, trabajadores con condiciones de trabajo peligrosas, con un trabajo itinerante, etc.

3.Compruebe cómo se preparan los documentos para el gerente.

4.Prepare un conjunto de regulaciones locales necesarias y verifique si los empleados están familiarizados con ellas.

5.Desarrollar modelos de contratos de trabajo para diferentes categorías de trabajadores.

6.Preparar los documentos necesarios para solicitar un trabajo.

7.Elaborar borradores de documentos para registrar el movimiento de personal: vacaciones, viajes de negocios, participación en el trabajo los fines de semana, etc.

Autor Donal Sandro Noblejas Huamán

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